當部屬遇到問題總是不回報

先換位思考，當主管交辦了一項任務希望兩週內完成。但處理了2-3天後，發現有可能無法如期完成，此時妳/你會：

1. 立刻跟主管反應
2. 再努力看看，如果一周後進度還是落後的話再回報
3. 努力到最後一刻

從專案管理的角度，(1) 是最佳選擇，因為越早發現問題，就越容易進行調整。然而筆者的經驗，選擇 (2)、(3) 的人卻佔了絕大多數。

如果再加上一個條件，如果這是我們在這間公司的第一個專案：

1. 更傾向選擇 (1)，畢竟只是新人，本來就還在學習中
2. 更傾向選擇 (2) 或 (3)，不想第一個專案就讓主管跟同事留下壞印象

同樣的，雖然 (1) 是比較合理的選擇，然而筆者經驗，選擇 (2) 的人仍舊佔多數。

從部屬的立場

要如何克服壓力，培養及早回報的習慣呢？

每個人心中，多少都會想避免承認自己做不到。因此重點是如何區分「及早回報」還是「能力不足」。

多數人之所以猶豫不想回報，很大原因就是不希望被主管或同事認為能力不足，無法準時完成交辦任務，另外，一但說了做不完，此時不是讓其他同事承擔更多工作，就是造成整個專案的 delay。在這樣的壓力下，自然很難開口。

然而，所謂的「及早回報」，重要的是提供足夠資訊，讓主管能夠理解為何無法如期完成，並進一步判斷如何調整。如果只說無法如期完成，久而久之，難免讓人產生能力不足的印象。

反之，若能清楚說明原因，甚至提供建議的替代方案。不僅可以讓主管及早調整作法，也能在下一次安排任務時，規劃更合理的時程。

從主管的角度

若「及時回報」是期望看到的結果，要如何溝通並建立這樣的氛圍呢？

1. 讓員工願意說

明確溝通及時回報的原因與重要性，讓員工理解及時回報是對整個團隊與專案最好的選擇。

另外，犯錯是最好的學習機會。因此當員工沒有及時回報，導致專案受到影響時，與其選擇責備，不如利用機會好好溝通。

2. 給員工機會說

最好的方式，就是主動詢問並問對問題。避免用「有沒有遇到困難」這類的問法，而改用更明確的問題，像是「目前已經完成了那些部分」，藉此來確認員工的實際狀況。

另外，也可以安排定期會議，來確認進度與員工的工作狀態。軟體開發中常用的 scrum，就會透過每天的站立會議，讓每個成員輪流說明昨天完成的項目、今天預計處理的項目，以及是否有遇到阻礙。藉此讓團隊成員每天都能進行溝通。

而主管定期與部屬進行1對1會議，也是一個常見做法。

原問題出自此 Podcast，本文則是筆者個人的看法。若是不排斥聽英文 Podcast 的讀者，不妨也聽聽兩位主持人給出的建議。

https://softskills.audio/2022/06/06/episode-307-side-hustle-or-new-job-and-tell-me-when-you're-stuck/

One of my teammates seems to be having a hard time communicating in a timely manner when they are stuck on something or when their task will be late. I’ve spoken to that person a few times individually on the importance of communicating early and often, but it seems like that person is happy to just muddle on until the time runs out.
…
How do I get this person to communicate more, share blockers or confusion so we can finish our work on time and learn on the way?