當部屬遇到問題總是不回報
先換位思考,當主管交辦了一項任務希望兩週內完成。但處理了2-3天後,發現有可能無法如期完成,此時妳/你會:
- 立刻跟主管反應
- 再努力看看,如果一周後進度還是落後的話再回報
- 努力到最後一刻
從專案管理的角度,(1) 是最佳選擇,因為越早發現問題,就越容易進行調整。然而筆者的經驗,選擇 (2)、(3) 的人卻佔了絕大多數。
如果再加上一個條件,如果這是我們在這間公司的第一個專案:
- 更傾向選擇 (1),畢竟只是新人,本來就還在學習中
- 更傾向選擇 (2) 或 (3),不想第一個專案就讓主管跟同事留下壞印象
同樣的,雖然 (1) 是比較合理的選擇,然而筆者經驗,選擇 (2) 的人仍舊佔多數。
從部屬的立場
要如何克服壓力,培養及早回報的習慣呢?
每個人心中,多少都會想避免承認自己做不到。因此重點是如何區分「及早回報」還是「能力不足」。
多數人之所以猶豫不想回報,很大原因就是不希望被主管或同事認為能力不足,無法準時完成交辦任務,另外,一但說了做不完,此時不是讓其他同事承擔更多工作,就是造成整個專案的 delay。在這樣的壓力下,自然很難開口。
然而,所謂的「及早回報」,重要的是提供足夠資訊,讓主管能夠理解為何無法如期完成,並進一步判斷如何調整。如果只說無法如期完成,久而久之,難免讓人產生能力不足的印象。
反之,若能清楚說明原因,甚至提供建議的替代方案。不僅可以讓主管及早調整作法,也能在下一次安排任務時,規劃更合理的時程。
從主管的角度
若「及時回報」是期望看到的結果,要如何溝通並建立這樣的氛圍呢?
1. 讓員工願意說
明確溝通及時回報的原因與重要性,讓員工理解及時回報是對整個團隊與專案最好的選擇。
另外,犯錯是最好的學習機會。因此當員工沒有及時回報,導致專案受到影響時,與其選擇責備,不如利用機會好好溝通。
2. 給員工機會說
最好的方式,就是主動詢問並問對問題。避免用「有沒有遇到困難」這類的問法,而改用更明確的問題,像是「目前已經完成了那些部分」,藉此來確認員工的實際狀況。
另外,也可以安排定期會議,來確認進度與員工的工作狀態。軟體開發中常用的 scrum,就會透過每天的站立會議,讓每個成員輪流說明昨天完成的項目、今天預計處理的項目,以及是否有遇到阻礙。藉此讓團隊成員每天都能進行溝通。
而主管定期與部屬進行1對1會議,也是一個常見做法。
原問題出自此 Podcast,本文則是筆者個人的看法。若是不排斥聽英文 Podcast 的讀者,不妨也聽聽兩位主持人給出的建議。
One of my teammates seems to be having a hard time communicating in a timely manner when they are stuck on something or when their task will be late. I’ve spoken to that person a few times individually on the importance of communicating early and often, but it seems like that person is happy to just muddle on until the time runs out.
…
How do I get this person to communicate more, share blockers or confusion so we can finish our work on time and learn on the way?
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