用心智圖思考，橫向溝通更順暢

【正文開始】本文作者 360d才庫事業群資深顧問 李忠峯

近日，許多夥伴們紛紛提出相同問題，詢問橫向溝通的難處！什麼是「橫向溝通」（Lateral Communication）？根據牛津大學的定義，指的是組織內相同位階的員工或部門，進行訊息傳遞的行為。公司裡橫向溝通為什麼重要？原因在於當決策者下達指令後，若平行部門無法好好傳遞原意，形成共識進行協作分工，再好的策略怕也難以順利推動。尤其近年新創公司林立、許多企業朝扁平化組織發展，橫向溝通顯得更為重要。

以邏輯思維的概念基礎出發，在企業內常見的橫向溝通案例有兩個：產品開發會議與檢討會議（如下圖），在圖示的思考架構範圍裡，可以發現其實溝通主要著重於「觀念與技巧」；對上要重倫常、知進退，並且要據理力爭！對下要重關切、知提攜，然後引導相互合作、發揮潛能！而各部門相同位階的橫向溝通，則著重於和諧、尊重彼此專業以及迅速達成合作共識。

以下分享幾個學員時常向我諮詢的溝通問題與解答：

一、橫向溝通：在跨部門溝通時，時常會有資訊或認知的落差，又無法直接用開會處理，我們該怎麼做有效溝通？
A：首先必須迅速找出此次溝通的核心問題～ 倘若是因為專業不同而溝通不良，那麼請雙方都用最簡單的方式來進行溝通，針對核心問題來尋求解決！通常這類問題發生的原因都是因為雙方（或某方）無法將核心問題簡單的表明，讓雙方浪費時間做無謂溝通。

二、針對思考比較僵化，無法站在對方角度想事情的對象，該用什麼方式軟化對方？
A：轉移注意力是一件很有趣的事！通常在嚴肅的溝通之前，我會使用一些旁敲側擊的方式來了解對方想法，然後再依據對方反應來做溝通。水平與垂直思考的練習隨時都可做！做多了、做久了，腦神經細胞便會活絡（就像肌肉一般），腦筋一旦靈活、很多溝通的問題都將迎刃而解！

三、工作上的溝通，常常是為了達成一個目的或共識，有沒有一套方法或邏輯，能讓溝通比較順暢？
A：很抱歉！溝通沒有公式。就像是隱藏在我們身體裡的DNA，即便非常類似、但絕不可能完全相同！溝通很講究環境氣氛、當時的心情，也講究個人的習慣、思維等等。心理測評雖然可以幫助我們對自己、對他人有初步的認知，但要真正的彼此瞭解，是有賴於工作上的交流與溝通。閒聊的目的是使用我們最基本的表達能力來做交流，但基本上閒聊不會有目的，卻能增進彼此的理解。

四、如果是工作分工不清或職責分配不清，但不是制度上的問題，反而是在溝通上導致的，該怎麼做呢？
A：要把團隊共識拿出來談！主要是因為表達不良造成的有障礙溝通、隨時都會波及雙方、造成工作量增加，導致失去該有的效率！這時候調停者必須盡快提出此次工作上的共識，舉例來說：為了早點下班就要加把勁找到問題核心，或者是為了讓這次競賽能有好成績，就得使出壓箱寶……等等。 把共同利益拿出來是最快最有效率的方式，但不見得能夠彰顯同仁彼此之間的情誼。建立情誼必須仰賴公司文化的相襯，以及相處時間的累積。

五、現在經常需要遠端工作，在無法和本人實際接觸的情況下，該怎麼溝通會更好？
A：千萬別小看文字的力量！利用適當的軟體、使用工作規範來要求開鏡頭面對面溝通，接下來就是好好說話、好好打字。良善的文字溝通也能使雙方或團隊有很好的交流機會～ 。

六、如何清楚且具體的傳達自己的想法？（不論對上、對下、對面試者都好）
A：我想我會建議大家「刻意練習」。許多國內外大企業都會委請專業講師到企業做表達的訓練；這個做法立竿見影，讓專業的人為團隊設計合適的溝通技巧、做有效地溝通練習，也藉機會更了解彼此，這是很好的方式！

七、溝通需要兩方或以上一起才能做到，但如果兩方都沒有主動要求進行溝通，又該怎麼辦？
A：找出嫌隙的關鍵。「動之以情、誘之以利」，無交集的兩端必須要產生連結！很多時候這個連結其實就在我們身邊卻不自知！身為HR最有機會成為雙方溝通的調停者，同時也是建立連結的關鍵～心理測評也許可以使用的工具，透過人格特質的評估，能幫助彼此更加瞭解，達到有效的溝通！但最重要的一點，大家都是在同一個公司服務，就應該擁有同樣的使命與目標，很多人卻都忽略了這一點有著為公司效力的態度，相信必有溝通的動力，進而凝聚共識，正向的組織發展指日可待！

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