簡報規劃｜上司突然要我明天去做簡報！沒有時間了怎樣去預備？

時、地、人

第一件要做的事情，是趁各人仍在辦公室的時候，先確認他們能否出席簡報的會議。上司指派這項簡報的時候，會議的時間和出席者可能都未確定，雖然你要再花一場功夫去規劃會議，但是如果當中有關鍵人物明天沒有空檔或是告假中，甚至公司的會議室通通都被徵用了，會議就避免不了延期。這種情況下，先做確認有可能為你爭取到多一天半天的時間去預備呢。

要是出席者及場地都沒有問題，或是上司早已把會議都安排好了，我們就唯有繼續簡報的準備，這時候先再次抑制打開簡報軟體的衝動。

外殼與內涵

我們要跟上司確認，簡報的性質是甚麼？牽涉客戶或是跨部門的會議，投映片的預備是重要的；部門內的會議，投映片可能只是外殻，即是只需要封面、封底和目錄頁，內文只需要嵌入文書文件或是試算表，到簡報時打開就可以；工作層面的簡報和討論，有時甚至可以極簡到用電郵做外殻，把文件都通通放進附件就可以。不同簡報的性質，就決定了你在今天黃昏要有多少出產，並不是每次都需要預備用心經營的投映片。

確認的過程當中，你也應該先草擬好一個表列式的內容大綱，讓上司給予意見。能夠快速地預備好大綱的草稿，可以顯示你對簡報題目和內容的掌握、壓力下的工作效率，這樣可以加強上司對你的信任。反過來說，要是大綱草稿的內容或是方向有錯，愈早知道問題來進行修正，就不用浪費了你的努力，也不會在簡報前才出現「這不是我所想要的」這種場面。

材料不是隨手可得

就像烹飪一樣，明白到今天要煮甚麼，在開火煮食之前，備料也是重要的過程。商務簡報大部分時候都牽涉文件，而文件來源多數來自你的電郵收件箱，或是公司的共享資料夾和內聯網。這個時候，上班族切記要在大夥兒下班前先把所有材料找出和下載，我不止一次晚上在公司加班時，電郵伺服器當機了，或是共享資料夾未能連上，又未能聯繫電腦支援的同事，結果影響到工作的進行。所以不要假設你所需要的文件或內容一定可以隨手找到，材料要齊備才開始製作簡報。

要下載的除了相關的文件以外，上一次會議的簡報或是會議紀錄也同樣重要。如果會議是一整個系列的，例如是專案的跟進或是部門的月會，簡報格式重用便可以，不用花時間由頭設想。修改內容以前，封面是十分重要的，會議開始的時候，有時候要等待其他同事到達，大家就會很自然地盯著簡報的封面看，大小的錯誤都會更礙眼。簡報封面的日期記住不要重用上一次會議的，要是用英語做簡報，更加不能犯上根本性的缺失，例如把十二日寫成12nd。若是會議並非是屬於系列式的，就找出自己上一份製作的簡報，來作為參考的基線之用。時間所限，不要由頭做起，而且在基線以上製作投映片，很快便能完成數頁，這樣對建立信心和安撫情緒有所幫助。

優先處理內容

找來了簡報的參考基線，做好了基本的封面和目錄頁，下一步是專攻內容。在有限的時間下，簡報的完成度比一切重要，所以先不要花時間於找尋圖片或圖示之上，待內容穩定後再美化也可。如果想參考上一次會議的簡報內容，就不要立刻把那些內頁投映片都刪掉，把它們設定為「隱藏」，這樣在左邊的工具列上，隱藏了的投映片是往右錯開了的，不單視覺上可以清晰地分開這一次和上一次的投映片，而且萬一在最後忘記了刪除它們，因為隱藏了的關係，它們在你簡報的時候不會顯示在螢幕上，就像是預先給自己建立起一道安全網。

談起安全網，無論多趕急也好，要有效又有趣地溝通，簡報的內容也很難全是純文字。然而在需要快速製作投映片的時候，可以考慮先利用全文字走一趟，令簡報的內容部分至少有最基本的保障，預定要有圖表、表格、流程圖等視覺化的地方，在講者筆記欄留下駐腳。這樣做可以避免進度因爲太專注於某一頁的視覺化處理而受到耽誤，而且把這些事項先放在腦海的黑盒子，待完成內容部分初稿，再回頭製作的時候，可能會有更好的想法。

視覺化設計的部分，要是時間晚了，同事走了，肚子餓了，沒有好的想法怎麼辦？來借用同事的腦袋吧！平日在會議或是電郵中，如果發現簡報中有好的視覺化元素或是設計，可以把簡報的原始檔案保留下來。遇上臨時要製作簡報，但又腦閉塞的時候，把合用的圖表、表格都借來用一下，再把數據來源都轉換便可。雖然可以快速搞定好看的數據圖，下次見到同事記得美言幾句表達謝意吧，人家也許花了不少時間來做好視覺化設計的啊。

突然獲派的緊急工作，的確會令我們失去預算。待心情冷靜下來後，最重要的是訂好工序的優先次序，在辦公時間內先搞定時、地、人、大綱草稿和收集文件材料。做好了預備工夫，心理可以放鬆一點，在有限的時間下，要製作出一定水平的簡報，並不是太困難的事情。

只是普通上班族，想做好知識的傳承，也希望能帶動更多人能分享自己的專業，令社會更加美好。

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