簡報現場｜提問應對技巧（1）

工作中多數在以下幾種情況下做簡報：向潛在客戶介紹軟件功能、向客戶解釋計算邏輯或闡述解決方案、向銀行員工簡介監管機構新政策帶來的影響等；換言之，簡報生涯中絕大部份也是在一個非友善（hostile）的環境下進行，質疑、反對、批評、挑戰，隨時都可能發生。

在這種非友善的環境下，應對提問的時候，除了測試你對題材的熟悉程度外，也是對臨場反應和情緒處理的考驗。

談及應對技巧前，有兩個容易誤會的地方可以先跟大家分享一下。

有些人會覺得沒有人提問，是好的現象。

那可未必。

最好的情況是，觀眾對你的簡報內容完全清楚明白，沒有提問跟進的需要；最壞的情況呢？觀眾可能悶到巴不得你趕快離開、可能你的簡報內容不是他們想要的故此放棄了你、可能他們不喜歡你的風格而想轉用電郵跟進算數⋯⋯這些通通都不是你簡報想達到的結果。

適量的提問，可以幫助你快速確認三件事：

• 有觀眾留意你說的內容；
• 有觀眾覺得你說的內容與他們有關；
• 有觀眾未至於討厭到想你立刻離開。

所以看到觀眾有提問，其實我反而會鬆一口氣呢。

完成簡報的時候，有些人會喜歡用一張空白投影片，正中央寫著「Questions?」或是「Q&A」，個人不覺得這一類的設計，可以實質地提昇觀眾提問的動力或意願。潛意識來看，這種設計好像會給予人一種「東西都說完了，有沒有提問？沒有你們就可以走了」的感覺。

可以考慮的做法是，停留在總結頁，或是回到目錄頁。尤其是一小時或以上的簡報，到後期的時候，究竟頭幾部分你說了些甚麼，其實觀眾的印象或許已經被最後幾部分覆蓋了。總結頁或是目錄頁，可以將整個簡報的脈絡再次呈現在觀眾眼前，給他們一點時間，透過這一頁重整一下自己對這次簡報的短期記憶，有一些針對簡報頭幾部分的提問，這時候就有機會回到觀眾的腦海中。

現實一點來說，這樣做也會對講者你自己有幫助。有時候來自觀眾的問題你未必記得是來自簡報的哪一部分，匆忙之下也許會在投影片中按上按下、來來回回、尷尷尬尬地找。有了目錄頁或是總結頁，觀眾提問時可能就會連帶地說：「我想問剛才第三部分有關預算的地方⋯⋯」問題中就帶有了是屬於那部分的提示給你了。

言歸正傳，觀眾的問題來了，第一個重點是答？這樣問大概是聽吧？都不是。

表情管理

你沒有辦法去推測觀眾所有的問題，可能是你的專屬領域（我懂我懂！），但也可能問及你最不熟的部分，或是故意挑剔的引戰問題，或是沒有留心簡報內容而問的問題。不同的問題會引來你不同的情緒，自信的、擔憂的、怒憤的、反眼的，是很正常的事，但也要小心做好表情管理。完結了簡報離開，怎樣罵、怎樣笑也可以，但不要輕易在觀眾面前流露出來。在非友善的環境做簡報，有時候某些觀眾提問是為了看戲的，從你的表情反應容易地看穿的話，後續或許會引來另一波的攻擊。

身體語言

除了表情外，在應對提問中身體語言也是很重要的。不要交疊雙手、不要手放褲袋等，固然是最基本的地方；聽著問題時，拿著簡報筆／遙控的手注意要垂下，你可能很想立刻跳到某一頁投影片去解釋，但是拿著簡報筆／遙控在胸口的位置，躍躍欲按的預備動作，會流露出一種催迫的緊張感；把手垂下，就好像是先放下武器去開展談判一樣，身體語言是「慢慢來，我在聽」。

如果手並不是在寫筆記，會建議身體微微向前傾，表示出你在專注聽問題；要是手在抄筆記，要注意多抬頭作眼神接觸，垂頭的時候多點頭示意明白，這些小動作，除了在問問題的那位以外，各個觀眾都看在眼內。

要是你覺得需要翻查資料作回應，不要邊聽邊翻。除了觀感不佳之外，分了心也會令你有機會聽漏了甚至聽錯了問題，反而得不償失。你可能會說，現在不翻，那麼要開始回答的時候怎麼辦？不要擔心，下文將會探討應付的方法。

聽了問題，就讓我們開始作答吧！噢，還有一步嗎？

分流應對

有些時候，簡報不是你一個人在做，而是幾位同事或同學共同的努力。而你在主持提問環節的原因，可能是因為你是負責串連簡報中各部分的人，或是純粹只是因為你負責了簡報最後的部分，所以順理成章地負責了收尾的提問環節。

在這些情況之下，就會考驗到團隊之間的默契。在聆聽問題的時候，你要立刻分析是屬於哪位同事或是同學的部分，餘光看一下那人有沒有在聽，或是有沒有在準備，否則可能要開始打一下眼色，免得你介紹他來回答的時候，他或她一臉地茫然，場面十足的尷尬。

另一些情況是上司，尤其是直屬的上司同時在場，又要用餘光看一看上司是否想把問題接下。無論他或她是衝出來為你擋一下也好，或是爭取表現自己也好，姑勿論背後的原因是如何，要是看到上司有準備的駕勢，或是開始向你的打眼色，你便要做好介紹上司來回應的準備。

要做好以上的分流，開始提問環節之前，先快速留意一下有關同事或是同學，與上司是坐在台下或是會議室中的哪幾個位置。

前期的預備功夫都做好了，下回我們再一起探討，如何展開提問的應對吧！

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