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Damon Zahariades《一流工作者都在用的待辦清單》讀後感

2023 年 5 月 29 日

今天要介紹的這本書，我真的覺得相見恨晚。如果早一點看到，應該能對我的工作與執行效率大幅的提升，對想前進的方向也會更有把握。

【前言】

我自己是非商管出身的文組生，最近在工作上多方觀察後，深深地覺得自己或身邊看到的文組人，在知識養成歷程中似乎比較缺乏這些時間管理或組織管理知識。有時就會造成「明明能做到的事情，因為時間或執行的管理不善（個人或組織都是）造成沒辦法妥善完成」的遺憾。

當然，有些人可能已經在學習過程中摸索出含糊的概念，可是他沒辦法傳授給別人。或有些人有類似的概念但遇到問題，卻完全沒想過要去尋求這方面的知識與技巧，故也無從精進，持續鬼打牆。管理技巧其實百花爭鳴且累積多年，你有的困難，別人也有，不能充分應用他山之石幫助自己，說起來滿可惜的，也凸顯了（有目標的）跨域學習還是滿重要的。算是我個人一點小感觸。

不過沒關係，不知道的事情去知道就好了！人生不就是持續學習與收穫嗎？

好的，總之今天要介紹的這本書，我真的覺得相見恨晚。

如果早一點看到，應該能對我的工作與執行效率大幅的提升，對想前進的方向也會更有把握。

OK，不藏私趕快來分享一下！

【待辦清單這回事】

大家應該都有寫待辦事項的經驗吧？

首先，作者Zahariades反問大家一個問題：待辦事項是用來做什麼的？

一般人，或者我這種菜逼巴都會說：不就完成待辦事項，把事情做完啊？

錯！

Zahariades：是用來「讓你專注在值得專注的事情上！」

這句話真是一語戳中我的痛處！

OK，怎麼做才能讓待辦清單幫助我專注在值得投入時間的事情上呢？

進入主題前，作者列出常見的十種待辦清單：

通通寫進去的全包式清單
任務+開始與截止日期：在每個任務上加入開始與截止日期。
總工作清單+每日工作：總工作清單用以清空腦袋的待辦，再從總清單中選出每日任務。
「3+2」策略：三個需一到兩小時完成的大型任務，加上兩個30分以內可完成的小型任務。類似番茄鐘（Pomodoro Technique）跟時間箱（timeboxing）。
「1–3–5法則」：3+2的延伸版。分成一項大任務、三項中任務、五項小任務。
專案型系統：為每一個想達成的任務設立一個專案，底下系統性建立一系列清單。
「3-MIT方法」：每天選擇三項最重要的任務，專心完成這三件事後，才能做其他事。
看板方法：準備一塊板子，由左到右區分「待辦事項」、「執行」、「完成」，將任務可視化。
矩陣系統/ 艾森豪魔術方塊：類似看板方法，區分四個象限：「重要且緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要且不緊急」。
搞定事情（GTD）*：列出總清單，2分鐘內判定要歸入「丟棄」、「某天/也許」、「歸入系統」哪一清單。判斷是否能立刻完成，又分成「馬上做」、「專案系統管理」兩類。書中說得太簡略，更仔細的說明可參考以下介紹：

*什麼是 GTD (Get things Done)？

【執行要點】

掌握大原則

上述常見的待辦清單各有優缺，作者書中有一一詳述，這邊就不贅述。

整理書中內容，Zahariades認為一個有效的待辦清單需遵守以下重要的四大原則：

清單不能太長（會選擇疲勞）
需加上開始與截止日期（沒截止日期你會乖乖完成？別開玩笑了）
過大的複雜任務獨立成專案，並拆解成數個相關任務。（避免你一看就傻，無限拖延）
記得每個任務與目標與情境連結，樹立確定性與方向感。（為什麼要去做？該做什麼？什麼時間地點要做？）

怎麼寫？

Zahariades的做法其實是前述十種待辦清單的去蕪存菁：

區分15分鐘以上才可完成的「每日清單/當前清單」、「未來清單/專案」，跟10分內可完成的「微型任務清單」。
每日清單的任務控制在七項內，且設立截止日期，依需求彈性調整，確保期限可實現，但要少於你認為需要的時間（因為人都會習慣拖延）。
每個任務都跟你執行的理由連結。換言之，要具體說明目標，例如：「財富自由」 →「兩年後，手邊可用儲蓄達50萬」。
用主動式動詞引導每個任務可以讓你更有動力。含糊的動詞，像是「探索」、「計畫」、「聯繫」，產生的動力就不如更精確的「研究」、「草擬」、「打電話」等。
無法一個動作完成的就是專案。留意偽裝成任務的專案，把專案拆成個別的小任務會讓你更容易推進。
推估每個任務需完成的時間、工具、資料、其他需投入的資源。如果需要等待他人完成，就附上簡單的說明：資訊類型、內容，預期交付時間。

如何執行？

把生活當成一連串30分鐘。將你的時間表拿出來，排開已經預定好無法自由運用的時間，利用剩下時間去安排你的待辦事項。
每週與每月都要進行回顧。每週回顧時刪去不必要或與目標不符的任務，盡可能讓任務保持簡潔。並且更新條整體的目標。每月回顧則是檢視與調整你的目標始終是你想要的。
依據專案、類型或地點來管理任務，不同情境可以用顏色區分。
最重要的是：別讓方法論支配你。還有**留意挫敗感！**一切的方法都是為了幫助你的生活更好，你不需要為了不符合這些方法而產生壓力。挫敗感是一切管理方法的致命點，倘若出現力不從心的挫敗感，就要重新檢視你的任務安排是否太難達成，試著調整成讓你更能維持動力的方式。

Zahariades強調：他並不是要大家把常見的待辦清單丟掉，只用他這套。這本書的工作是協助讀者找到最適合自己的待辦清單。所以，雖然他也建議大家立一個「完成清單」，每天可以看一下，給自己持續執行下去的動力。但他也說：「我自己就沒在用」（蛤？）因為這對他並不是特別有效。（笑死）你也可以執行一陣子再決定是否採用這些方法。

【個人的應用與感想】

我有寫子彈筆記的習慣，也就是書中所謂的實體派。

因為電子筆記載入滿花時間的，且我喜歡玩各種文具，手寫過印象也比較深，所以算是一舉數得。（缺點就是寫好的手帳也是滿佔空間的……）

但我最近覺得：大任務跟小任務全部放在一起感覺好煩吶！！！

有沒有更好的整理方式？可以不要看起來那麼亂嗎？

於是，就找到這本書了！（HYREAD線上圖書館可借）

我覺得原理上可以搭配《原子習慣》這本書去操作。Zahariades強調的目標導向的任務，其實原理跟原子習慣是一致的。簡單來說，就是持續注意自己所有的任務都朝向目標前進，靠著微小但有方向的積累，幫助你達成更大的目標。

以下是本書讓我覺得很受用的點：

1. 清點可用時間

我之前從來沒這樣做過，反正就是有空就去做。但實際上清點了一下我一天可用的時間，嗯，時間真的很可貴啊。（笑出來）但我覺得滿好的，這種生命可貴感也會激發你好好執行任務的動力。

2.用具體的動詞描述任務

這小技巧感覺好像很樸素，但我實際用了之後，覺得滿受用的。因為你用更具體的動詞去描述它，你腦袋裡也比較容易想像執行的方式。進而比較不會對執行產生抗拒。

3.給每個任務加上（預估的）截止日期

作者本來也建議加上開始日期。我目前只有專案會加啟動日期，這樣比較好知道整件事花了多少時間達成。未來其他專案也可以參考。但每日任務加上截止日期真的是神來一筆。這種緊迫感就會逼你從放懶中爬起來，想在時間前做好它。

我本來除非是本來早就敲好時間的任務，不然沒有在每個任務加上期限習慣的人。所以一開始要敲定時間也是怕怕的，擔心自己無法如期達成。但習慣之後，我反而覺得更了解自己做事的節奏，且發現自己可以在期限內做好任務，其實滿有成就感的。（所謂的自我掌控感）

當然，過程中也有遇到實際執行時間晚了，必須延後的情況。 Zahariades建議我們不要為此感到壓力，畢竟那只是推估，你至少知道這件事是需要更多時間或拆解成更多步驟才能完成。所以，我通常會用紅筆劃掉本來的日期，重新推估可能需要的時間，或重寫上實際完成的時間，作為之後的參考。

4. 這本書給我最大的啟發是「立專案」的這個點子

這技巧其實跟論文寫作很像，通常一個題目出來，論文新手一想到要寫三、五萬字就會直接傻掉，然後七拖八拖覺得痛苦萬分。但其實你只要把題目拆解成各章標題，每章應達成的字數就會減少，壓力也會減輕許多。甚至在每章裡可以再以提問拆成小節，不只可以更深入討論問題，每一個段落的字數也會再下降，痛苦度就會再減輕一點。心情輕鬆起來，也能寫得更多。（對，不要擔心你寫不滿那些字，要擔心焦慮害你不能專心）

我自己雖然知道論文寫作有這個技巧，但沒想過原來也可以應用在生活上。（拍自己額頭）我按照書中的做法，重新整理我想做的事情，讓它們寫成專案之後，瞬間感覺方向變得清楚很多！覺得一切都變得更具體更踏實、實現的可能性變高了！也產生更多動力去執行它們了！超神奇！這就是我強推這本書的理由，請感到提不起勁的朋友們一定要試試看！

5. 「小心你的挫折感！」這句話超重要！

我也是會幻想自己能完成很多事情的那種人。但面對列得太長的清單也經常會產生很深的挫折感，嗚嗚嗚。

（題外：自從聽說握手是靈長類遺留的習慣後，我不禁常懷疑身為靈長類到底還有多少祖先的影子，熱愛超出自己搞不好也是靈長類的特性？）

每日任務的額度，不同於Zahariades，我個人根據執行後的情況，調整成：大任務3個以內，中任務3個以內，微型任務4個以內。

大任務就是超過1個小時以上者，微型任務就是15分鐘內能搞定。中任務就是介於之間，不需費上一小時，但也沒有15分鐘這麼easy。整體以一天內可以通通打勾為佳。（不然總是做不完會很挫折）

雖然書中建議微型任務一律集中起來在特定時段做。但實際上我認為很難執行。因為有些任務有時地限制，比方店還沒開門、要在有日光的時候進行等等。勢必就會分散執行時間。所以，我通常是夾在中型或大型任務之間，分散開來做。

大小不同的任務用不同的顏色區分（耶！我的擦擦章派上用場了！←都藉口）。通常三項大任務你一天可以勾完就很不錯了，嚴禁追加。中任務跟微型任務很容易在日常中出現臨時追加，在頁面上就多空兩三行。

6. 「預備一個想到什麼就寫上去的總清單」

這是個減壓好點子。因為如果通通寫在每日清單內，你每天就會發現每天都有一堆事情做不完留到隔天。看清單一天比一天長，挫敗感也會與日俱增。

這種時候複合的TN式手帳就派上用場啦！（藉口一堆）

把它跟你的每日手帳分開，眼不見為淨（誒不是！）。

我的做法是通常做不做都沒差的任務會被丟進總清單裡。有些專案型的、更要緊的任務就不放總清單，會立刻歸檔。然後，把總任務清單寫在手帳背面（反向寫），平常看不到，但也離不遠，有空可以拿出來看一下有什麼事還沒做。