突破时间管理障碍三大秘诀,助你成为人生真正的负责人(附时间管理行动清单下载)

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你会不会好奇时间管理的第一步是什么

或你是否曾经遇过以下两种情况或问题:

  • 明明事先规划好每天必做的重要事项,到最后检核时,却发现:「为什么想得跟做得总是有差距?」
  • 一个大型的任务,总是习惯性拖延,等快到截止日,才再临时抱佛脚吗像这种无法几天内就完成的事情,到底该如何安排进度、落实执行


今天想跟你分享这个对你我都非常重要的「时间管理」主题。

文章将集结自我曾经在网路或影片等所看到的内容,提供给你三个最受用的观念或方法


目录:

一、前言

二、时间管理三大秘诀

1.时间矩阵(四象限)

2.固定排程

3.进攻型行事历

三、练习改变

四、结论


一、前言:

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你知道吗?

你跟我都有一个银行,每天早上会自动存入86,400元。

但是,帐户余额无法移转到明天,只限当天使用。

试问你猜到是一家什么样的银行了吗?

答案就是—「时间银行。」


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彼得·杜拉克说:「时间是最匮乏的资源,若无法管理时间,就绝对无法管理其它任何事。」

接着,将和你分享时间管理三大秘诀。

希望能帮助你有所突破,言行一致,成为你人生真正的负责人



二、时间管理三大秘诀:

1.时间矩阵(四象限):

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时间管理第一步是什么

可以先将所有的事情区分成四大象限,以下举例提供你参考:(参考文章于文末附连结)

  • A:重要且紧急:危机、突发状况、有期限的任务等
  • B:重要不紧急:运动、阅读、个人成长的规划等(要提前安排,平常就得做)
  • C:不重要不紧急:上网、看电视、打电动等
  • D:不重要紧急:不速之客、不重要的信件等

记得,在这环节,很重要的一点,是你必须—分清楚事情的轻重缓急,摆对位置



2.固定排程:

刚刚藉由时间矩阵(四象限)分类完后,若你有碰过下面的问题:

明明事先规划好每天必做的重要事项,到最后检核时,却发现:「为什么想得跟做得总是有差距?」

这时候你需要的是「固定排程」,也就是在固定的时间做固定重要的事情

一旦变成习惯,自然会成为你生活中的一部份。


有相关的7分钟左右影片,可以抽空观看(内尚有其它延伸观点及技巧):



3.进攻型行事历:

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一个大型的任务,总是习惯性拖延,等快到截止日,才再临时抱佛脚吗像这种无法几天内就完成的事情,到底该如何安排进度、落实执行

「进攻型行事历」协助你化被动为主动(参考文章于文末附连结),用自己的步调,设定出周密的进度规划表,有以下七个步骤

  • 列出那项大型的任务,排定好截止日
  • 将大型任务拆解成一项又一项的小型任务
  • 思考每个小型任务所需时间
  • 按照任务先后顺序及每项所需时间,填入行事历
  • 检查并确保计划是否能在截止日前一个星期完成,以事先预留好缓冲时间,避免受到突发状况影响
  • 照规划执行,每天检讨,且如实记录进度或状况,适时修正行事历
  • 大型任务如期完成后,回顾过程看有没有哪里可以再更好或改进的地方


三大秘诀,你学会了吗?

再来,到了你练习改变的时候啰!



三、练习改变:

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别忘了,理论要搭配行动你才会成为时间的主人

请你拿出纸笔或你方便思考记录的工具:

  • 列出所有你的待办事项
  • 将事项分好轻重缓急,分别填入四象限中
  • 重要的事项,请写下你「固定排程」的时间,如:每天早上7点到9点,固定写作
  • 若你有额外大型的任务请参照上述七步骤
  • 确实执行,每天检讨回顾,养成好习惯


为了方便你执行上述前三项步骤,我制作了「时间管理行动清单(PDF档) 」。

欲免费领取,欢迎私讯至粉专「 Smile Tseng 文字烹饪屋」留言,并提供个人信箱,将于2-3天内寄达,请记得查收信件。

若超过时间,仍未领取到,别忘了去垃圾信件看看或再次与我联系!



四、结论:

只要拥有正确的观念找到自己适合的方法,就不用再担心总被时间追着跑

你写完你练习改变的清单了吗?

欢迎在文章下方跟我分享你的清单或感想哦。


阅读完文章后,如果对你有帮助,可以帮我在下方拍手五下给予鼓励,让我有机会得到一些回馈,支持我继续产出更多优质的好文章!


欢迎留言与我分享心得,我都会一一回覆。

若转载与引用,请注明文章出处,谢谢您们。


参考文章→关于时间管理,我的五大诀窍

参考文章→不是把事情填进去就好! 「进攻型」行事历,才能让你不再被deadline追着跑

参考文章→实作进攻型行事历:学会留时间给自己的进度排程心法


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