簡報現場｜提問應對技巧（2）

又是另一個週末的夜深，沒有在看書，沒有在看電影，繼續為了傳承，用自己本來休息的時間寫下另一篇冷門的文章。在馬特市的創作不是為了賺錢（反正冷門文是賺不了的），只是如果讀者看到文章的內容，會對自己或是身邊的人有幫助，那才是對我最大的回饋。或是你在工作上根本不需要做簡報，但你的公司、學校有一些年青人或是職場新鮮人在簡報上需要幫助，不妨把這裡也分享給他們吧。把知識和經驗傳揚開去，而不是每一個人也偷偷收藏，我相信才是社會應該發展的方向。另外，誰不想寫一些低付出高回報的題材，例如「哪裡有免費簡報資源」之類，花十分鐘放幾個網站連結就好，就會有很高回應和收藏率，但與其直接餵你吃飯，我不如在夜深用繼續用兩隻食指在鍵盤上慢慢授人以漁吧。

言歸正傳，既然是有關提問的應對，今天的文章就以八個問答的形式進行吧。

應該在簡報途中接受提問嗎？還是一開始就給觀眾說明提問請留待最後？

接受！多少都接受。有些人會擔心，在簡報途中如果開始了答問題，會影響了簡報的流程和節奏。然而，接受提問有幾種好處，最壞的情況是，你的簡報內容或是邏輯，存在了一些根本性的錯誤，觀眾或是客戶及時的提問，比起完成了簡報才發現，可能拯救了你的簡報，甚至是專案和合約。另外，在非友善的環境做簡報，別要給對方一個你想躲子彈的印像，歡迎他們提問題，是一種對自己有信心的表現（你自己有沒有做好功課預備就是另一回事了）。有些老闆行程緊湊，不會全程坐著聽你的簡報，他們或許是趕著離開，或是本身是想要即時有答案的個性； 嘗試把提問推到簡報後才進行，這些老闆是不會滿意的。

但是開始了應對問題，對話過長真的不會影響節奏，或是對其他觀眾不公平嗎？

問題的應對有幾種，快速的是非答案，固然不會影響到節奏；其他的應對，先提供答案（肯定、快速的回應也是令對方建立信任的方法），然後花約一至兩分鐘解釋。要是花了幾分鐘也解釋不完的複雜問題，有幾種處理方法，如果知道對方將會提早離開現場，就問對方拿電郵地址，在簡報後跟進；如果問題是很偏門，未必每一個觀眾也有興趣，可以相約對方在休息時間或是簡報後面談解釋；如果問題是觀眾會有共同的興趣，就跟大家說明因爲時間關係，會在簡報後的提問時間繼續解釋。這樣你會給予了觀眾三個層次的反應，首先有快速、肯定的答案，再以簡短的解釋去支持，最後就著觀眾或是問題的種類，提供了一種合情合理的跟進方式。

要是問題需要找尋資料才可以回答，上文你說不要立刻在觀眾面前翻，那該怎麼辦？

在觀眾面前翻，你未必肯定要翻多久，有機會影響到節奏，有些觀眾會理解成為你在拖延時間（簡報除了內容、設計，也是心理的攻防）。要是你肯定問題的答案，而只是需要時間把支持這個答案的數據、文件或是圖表找出來的話，就如以上所述，先把答案說明，然後禮貌地指出要時間把資料找出，著觀眾等待提問環節。然後在其他人在簡報的時候，或是長程簡報的休息時間，把握機會盡快把資料都找出來。

如果觀眾的問題與簡報內容有關，但我不知道答案，可以如實回應嗎？

可以，而且是必要。不要懷著僥倖的心理，以為耍個咀皮子就可以蒙渾過關。在非友善的環境做簡報，瞎吹被觀眾揭穿，相比不懂得問題的答案，後果可更加嚴重。有些不懷好意的觀眾會先等你的回應，確認你其實是不懂，然後再提出更深入的問題，務求令你在眾人面前被揭穿。所以不懂的話，就真誠的說不懂，說不好意思，並認真的在簡報後好好跟進。那怕你有超人的記憶力也好，說了要跟進，至少在觀眾面前把問題寫下，或是提醒身邊的同事寫進會議紀錄去。簡報可能只是一時三刻，但客戶、觀眾、上司的觀感可是會長久的。沒有人會懂得所有問題的答案，但事前的準備功夫做好了，把其他問題都好好應對了，間中一兩個問題你沒有立刻能回答，還是能夠全身而退。

每一個回應也需要一個開場白嗎？例如是，謝謝你的提問，或是這是一個好問題之類？

很多上班族在簡報時不自覺地也有一些口頭禪，例如嗯、接著、那麼、好⋯⋯之類，在回應提問的時候，基於壓力和習慣也自然地重複著以上的開場白。試想一下，如果我們面對每一個提問也說是一個好問題，那也未免太虛假矯情，到遇上真正好的問題時，你已經沒有其他讚賞的詞彙了。謝意不是只可以在回應的第一句出現，你可以在解說的途中提及「⋯⋯這也是一個好的角度⋯⋯」或是完結時說「⋯⋯謝謝提起這部分，也相信大家聽了以上的解釋會有更深刻的了解」，把不同的方式語句混合起來，觀眾聽起來也會覺得自然舒服。

回應問題的時候，我需要一開始便重覆每個觀眾的提問嗎？

有些人喜歡這樣做，因為可以肯定其他觀眾也明白問了甚麼，也顯示你有留心在聽觀眾的提問。然而，就如上題所述，應對不是只有一種方法，例如你可以考慮把重覆提問融合在回覆之中，「⋯⋯收集這些數據可以有幾種方法，其中好像就如XXX剛才提起的（把眼光或是手勢指向剛發問的觀眾）⋯⋯」或是「⋯⋯監管當局的文件並沒有一個很明顯的例子，但就XXX剛才提起的那一個情景，亦即是客戶剛剛超過六十歲的時候⋯⋯」。一開始便重覆問題這一招，我會留待當觀眾的問題很輕聲的時候才使用，因為在這情形下貿貿然開始回應，其他觀眾可能會不理解問題所在，因而沒有留心你的回答，甚至繼而再提出了重覆的問題呢。

要求聽到問題後我的思緒很混亂，未能一開始便回覆，可以叫觀眾給我一點時間嗎？

在非友善的環境下簡報，這樣做會有相當的危險性，說一句「嗯⋯⋯讓我先想一想」可能讓你成為有心人的目標。要拖延十幾秒或是半分鐘，以爭取時間整理自己的思緒，有幾種可行的辦法，最容易的就是跟那一位觀聚，先逐個問題確認，例如第一個問題是甚麼等，利用確認、抄寫的時間，爭取機會規劃你的應對，然後才開始面對群眾回答。所以就像剛剛所說的，重覆題問這一招不要經常用到，備而不用，到這個時候便大派用場了。要更加不著痕跡的，就是詢問對方的名字以及部門，很少人會拒絕這個問題，一方面令對方覺得重要（當然要在回答的時候記得提起對方的部門或是名字），另一方面也是偷了十幾秒的時間給了自己好好地在內心整理一下。

要是沒有觀眾提問題怎麼辦？要說「沒有問題是蠢問題」嗎？

你當然可以說「沒有問題是蠢問題」，但至少我沒有看過一個死寂的提問環節會被這一句話激起過。要營造提問環節的氣氛，撇步可以是簡報途中未完成的解釋（也就是這篇文章第一條問題的延續，在簡報中先解答了一些，然後在提問環節繼續解釋，一方面呼應之前的答案，另一方面也實現了自己會在提問環節再來解釋的承諾，也避免了提問時間完全沒有問題）。除了被動的等候問題外，在簡報途中你看見有觀眾有疑惑的表情，或是有兩三個人在邊指著投映片邊傾談的話，可以主動了解一下是否有不明白的地方，那怕是觀眾禮貌地拒絕了，也可以令他們感到你並不是只想單向地完成簡報便離開。

總結

面對簡報中的提問，除了以上的技巧外，也是心理質素的訓練，以及經驗的累積。十年前你叫我寫以上的文章，我大概只可以寫下一些「母親是女人」之類的人所共知的論點；所以學習是終身的，任何時候都不要滿足現況啊。

沒有粉專、沒有課程、不賣模版、不賣服務。

只是普通上班族，想做好知識的傳承，也希望能帶動更多人能分享自己的專業，令社會更加美好。

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