國際簡報|商業簡報如何說故事?拆解蘋果闡釋產品功能的技巧

上班族簡報日常
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這幾年很多人都會說:「好簡報就要說故事」。跟校園簡報、演說比賽、激勵說辭不同的是,在商業簡報中,你總不能老是跟上司、客戶述說自己的經歷。將說故事的技巧,融入你簡報中的結構及推進手法,才是在辦公室的生存之道。從入門的三幕劇架構,到進階的二拍子式解說方法,透過蘋果的衛星求救短訊功能介紹,以實例為你一一拆解。

教材來源:蘋果官方Youtube “Apple Event - September 7”: 

https://www.youtube.com/watch?v=ux6zXguiqxM

說故事入門:三幕劇

簡報就如寫作、電影、戲劇,以基本的三幕劇作為結構所在。看上去是簡單的做法,然而缺乏適度鋪陳,或是收尾草草完結的簡報,在辦公室也不是少有的事。

無論你是負責整個簡報或是其中一節,也可以如此佈局:

開始:

  • 吸引注意
  • 帶出衝突
  • 提供背景

中段:

  • 詳細解說
  • 解決衝突
  • 資源時序

結尾:

  • 總結方案
  • 傳遞訊息
  • 祈求行動

當然你不一定要在投影片作出完整的分拆,例如只是負責長五分鐘的部分,背景部分單用言語表達也可,重要的是觀眾接收到你是有層次、有架構的述說。

在這次的實例中,蘋果先用了一段富有電影感的短片作為開場,相比言語或文字更能牽動觀眾的情緒及吸引注意。短片中的登山遇險、利用短訊求救、安全脫險,不單示範了短訊功能的實際用途,美好的結局也容易令觀眾放開心懷繼續聆聽,甚至潛意識上對功能先有了「實用」的正面印象。




說故事進階:二拍子

到了做詳細解說的簡報中段,其中一個經典的內容說明技巧,就是來回地在before與after中作出比較,特別適合解釋轉變,例如是政策、收費等。舉例說,企業內部或是監管機構的政策轉變,你的進路可以是:

  • 現時可以這麼做;
  • 轉變後需要誰批核才可以;
  • 現時多大金額才需要上報;
  • 轉變後根據金額大小要上報給不同的部門

要是只集中闡述新的政策,觀眾在腦海中還是會默默地嘗試比較新舊的分別,要是如此,倒不如把新舊的對照拆細,逐項地前後比較,對比更清晰之餘,細項的分別也會令觀眾心理上不會誇大了轉變的影響,因而一開始就對轉變有所抗拒。


然而,在闡述軟件或是產品功能的時候,我們可以嘗試以上方法的變奏,就是在「困難」和「解難」的循環作為簡報的推進,遇難解難,就好像電影或小說的主角一樣。這種變奏適合於詳細功能說明,讓觀眾好像參與解難的過程,一方面逐步明白功能設計或提案背後的考量,另一方面共同參與感也能加強對功能或提案的正面印象。

與其在簡報單單列出產品的四大功能、五大好處,顯得冷漠和硬銷,倒不如利用說故事的技巧,帶領觀眾一起走過以下的旅程:

現在回看一下,如果你在簡報中只述說了右邊的內容,會不會令人有自說自話的硬銷感覺呢?

說故事結尾:策略性

收尾的做法可以因著簡報的目的和內容來調節,例如是做好總結並希望預算或是提案得到批准,或是預視觀眾對內容的疑問而主動作出反應。就好像是蘋果總結衛星短訊求救功能的時候,在論及啓用的地區和時間之前,先以提高關聯性的手法,來應對觀眾預視了會有的反應。

觀眾看了上述的詳細解說,或許會欣賞短訊求救功能的用處,或是背後的設計心思,但仍可能會有「我不去高山」,或是「哪有這麼巧有事」的疑惑,因而增加了對產品的距離和抗拒感。

蘋果以介紹短訊功能的日常用途作為收尾,用戶可以手動透過衛星更新個人位置,例如在健行遠足的時候也可以讓親友安心。這種做法預視應對了觀眾的疑惑,一下子把整個功能的關聯性,從只限部分用戶,拉回到普羅大眾的身上,令功能不至於曲高和寡;同時回歸大眾的層面,也好像是重設焦點一樣,方便推進去下一個功能介紹。

你或許有驚人的數據、吸睛的特效,但如果闡述內容時是一板一眼的,也就很難把訊息傳遞到觀眾的腦海裡。觀看產品公佈的時候,除了留意功能、價錢是否吸引,品牌如何推進內容的技巧也是免費的教材呢。


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上班族簡報日常來自香港的上班族,十八年跨國外商工作經驗,三成職涯外派於各大金融中心。現時為私人銀行商務顧問,屬極少數定期分享雙語簡報心得,並同時仍在國際職場一線打拼中的商業簡報專家;著有「全圖解!避開99%簡報地雷:職場商業簡報實戰懶人包」一書。 FB/ IG: salaryman.presentations
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