對於辦餐會之思考(下)

接續上一篇文章，當然，也不能排除這是對方的行銷技巧，先排入候補，有種不確定的感覺。要等到前面有人取消訂位，才能空出場地來。無論如何，在積極爭取下，終於是拿到了場地使用權。而接下來要做的就是安排桌位等細項，看是誰要跟誰坐，素食的同仁需要素食套餐，價位又是多少等等。另外還有現場設備的設定，例如場地的格局如何？光線是否充足？會不會太昏暗？需要準備音樂和展示圖片嗎？再來還有場地裝飾的問題，需要去購買裝飾品和到現場佈置。而佈置也要符合場地的規定才行，不能任意佈置而破壞場地，可能會有賠償的問題產生。

再來，還有停車的問題。既然是要移動到用餐場地，可能會有同仁需要開車前往。那麼，有沒有提供免費停車的服務？或是另外要收取停車費？而這些停車費是否要由公司來買單？都是需要開會討論後才能決定的。舉辦活動並不容易，因為我方的需求，對方未必能全數滿足，例如場地設備有一些限制，導致影響到聚餐活動的舉辦。而且還要注意執行狀態，萬一對方窗口沒有即時回應，還要追蹤最新的狀況是如何。再者，主辦活動，也會受到我方人員的提出各種建議。這些建議有些是很值得去採納的，例如上菜時間的調整。何時要開始上菜？中間要休息多久以讓各部門主管上台發表談話，或是發放各種好康。有些則聽起來像是抱怨，例如餐點太少或不夠美味等等，按照月光的標準，只要能準時上菜，然後餐點新鮮擺盤正常就可以了，還要求美味和份量多，那麼預算也要跟著增加才是吧！

但正是因為自己是負責這一塊，我方人員就只能透過自己來反應給對方知道。對方的窗口也是只能透過自己，這就是一種溝通橋樑。到底能不能做到？反應的人員想說什麼就說什麼，自己可以負責傳遞消息，或是積極的爭取看看。有的事情沒去提，也不知道結果會如何。或許對方會答應也說不定？因為自己是站在代表公司的立場，而不是個人，說話當然可以大聲些，要為公司同仁多多爭取才是，因為對方也知道，做好這一次，就可能有下一次的機會。

相對的，因為是窗口，所以對方的主管也對自己很客氣，雖然他們明知並非由月光買單餐費，但還是想要留下個好印象。這種狀況就跟民代有些類似，真正的權力是來自於後方的群體，而非個人本身。所以不要忘記，對方的主管對自己恭敬，是來自於想要給整家公司都帶來好印象。月光覺得，辦餐會的經驗讓自己有了不少體悟，身為代表也知道自己的責任所在，要到餐會結束並完成場復後，才能卸下重擔。要溝通的事項固然不少，但只要能從中確認清楚，那就是一次愉快的合作，達到雙贏的結果！