團隊管理必學!如何戰勝壓力以維持工作效率?
美國專案管理軟體公司 Wrike,也曾經做了一份和上班族工作壓力相關的報告,內容指出經過調查1400名員工認為的工作主要壓力來源前5名原因分別為:資訊背景不完整、工作的優先序、不切實際的目標、不斷變動的截止日期以及不明確的領導指示。若想有效進行團隊管理,幫助成員紓緩工作壓力,不妨參考以下幾個實用的方式。
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紓緩團隊壓力的5種方式
紓緩壓力技巧#1:建立開放的溝通渠道
團隊管理者平時應隨時觀察成員的身心狀況,並根據團隊規模或是組成選擇合適的溝通渠道,除了一對一的面談,也可採取匿名問卷、E-mail、即時通訊軟體等方式,鼓勵團隊成員適時反應自己真實的想法及感受,讓成員認為他們的聲音是被受到重視的。
紓緩壓力技巧#2:提供適當的培訓或資源
團隊管理者可製作一份文件,當遇到問題時,提供團隊成員瞭解面對壓力或困難時可採取哪些措施,以及遇到問題時可以找哪些對應的人或資源協助等。另外也可為成員安排培訓課程或工作坊,增強工作技能以提升解決問題的能力,降低因遇到困難手足無措而產生的焦慮或壓力。
紓緩壓力技巧#3:設定合理的目標和期望
在工作目標設定及任務分配的過程中,需確保這些要求是合理的,並符合團隊現況的能力及規模,不會帶給成員無法承受的壓力。團隊管理者可根據「SMART 原則」,和成員共同擬定出明確且可達成的工作目標,讓這些工作能在有限的時間內順利完成。
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延伸閱讀:如何利用 SMART 原則設定目標?提升團隊管理效能最佳化
紓緩壓力技巧#4:鼓勵自我時間管理
許多人一旦進入工作狀態就會忘記休息,時間一拉長,身心也會特別容易感到疲憊。而身為團隊管理者可提醒成員適時的稍作休息、起來走動,幫助緩解壓力,進而維持高效率。若團隊成員不擅時間管理,或是過於投入工作導致休息不足,可嘗試使用「番茄鐘工作法」,明確分割工作時間及休息時間,逐漸培養自律的好習慣。
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紓緩壓力技巧#5:定期追蹤和調整策略
定期追蹤團隊成員的工作進度,能夠幫助管理者更瞭解所有人是否負擔過大的壓力,若發現某些人的工作量過多已無法負荷,就能更即時調整策略,並提供需要的資源。根據每次討論的紀錄,也能有助於後續檢討及作為工作安排的參考。
結合辦公工具紓緩團隊壓力5大招
1.企業專用即時通訊建立溝通渠道
Lale 辦公內建即時通訊系統,可滿足團隊日常的訊息、語音及視訊等溝通需求。根據不同的目的,團隊可自行創建多個不同聊天室,將溝通管道系統化,集中討論相同議題,避免資訊過於分散。若遇到任何困難也能透過即時通訊向團隊請求支援,避免當問題發生時求助無門,下班後也能和私人通訊軟體切開,讓身心都能好好休息。
2.透過文件管理中心提供內部資源
當團隊需建立 SOP 或保存機密文件時,可將檔案上傳至文件管理中心,有別於調閱紙本文件或存放在公司 NAS 系統,只要輸入關鍵字,即可快速查找文件檔名或內容。有利於人員調閱過去文件作為工作參考,並系統化管理版號,避免拿到舊版文件,將企業知識妥善保存。
3.專案管理掌控目標達成進度
為確保團隊訂下的目標能夠如期達成,團隊管理者可藉由 Lale 辦公專案管理建立專案,並指派工作任務給所有人員,透過系統可隨時掌握人力與時間成本,若發現某些人員工作分配不均,或是進度落後需要協助,可即時介入調整,減少人員因工作負擔過重所造成的壓力。
4.藉由行事曆培養員工自律
依據人員的工作內容,可自行建立行事曆安排工作進度,若能確切掌握自己的產出狀況,妥善分配每天的工作量,就可順利於期限內完成工作。或是主管在分配工作時覺得時程過於緊湊,也能於第一時間反應並討論是否有調整空間。
5.週期性會議持續追蹤
每當團隊開始一項新的任務,會需要開許多次會議來進行討論細節,假設每個禮拜五都需要集合整個團隊回報進度,那麼即可於會議管理中設定週期性會議,選擇區間和頻率後自動產生多個會議,就不需要手動逐一建立。透過每次會議後所討論出的結論,可將會議記錄儲存於系統中,也有利於團隊管理者持續追蹤。
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瞭解Lale辦公-專為團隊協作打造的平台:https://lalework.flowring.com/LaleWork/
原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結。
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