團隊管理必學！如何戰勝壓力以維持工作效率?
美國專案管理軟體公司 Wrike，也曾經做了一份和上班族工作壓力相關的報告，內容指出經過調查1400名員工認為的工作主要壓力來源前5名原因分別為：資訊背景不完整、工作的優先序、不切實際的目標、不斷變動的截止日期以及不明確的領導指示。若想有效進行團隊管理，幫助成員紓緩工作壓力，不妨參考以下幾個實用的方式。
紓緩團隊壓力的5種方式
紓緩壓力技巧#1：建立開放的溝通渠道
團隊管理者平時應隨時觀察成員的身心狀況，並根據團隊規模或是組成選擇合適的溝通渠道，除了一對一的面談，也可採取匿名問卷、E-mail、即時通訊軟體等方式，鼓勵團隊成員適時反應自己真實的想法及感受，讓成員認為他們的聲音是被受到重視的。
紓緩壓力技巧#2：提供適當的培訓或資源
團隊管理者可製作一份文件，當遇到問題時，提供團隊成員瞭解面對壓力或困難時可採取哪些措施，以及遇到問題時可以找哪些對應的人或資源協助等。另外也可為成員安排培訓課程或工作坊，增強工作技能以提升解決問題的能力，降低因遇到困難手足無措而產生的焦慮或壓力。
紓緩壓力技巧#3：設定合理的目標和期望
在工作目標設定及任務分配的過程中，需確保這些要求是合理的，並符合團隊現況的能力及規模，不會帶給成員無法承受的壓力。團隊管理者可根據「SMART 原則」，和成員共同擬定出明確且可達成的工作目標，讓這些工作能在有限的時間內順利完成。
延伸閱讀：如何利用 SMART 原則設定目標?提升團隊管理效能最佳化
紓緩壓力技巧#4：鼓勵自我時間管理
許多人一旦進入工作狀態就會忘記休息，時間一拉長，身心也會特別容易感到疲憊。而身為團隊管理者可提醒成員適時的稍作休息、起來走動，幫助緩解壓力，進而維持高效率。若團隊成員不擅時間管理，或是過於投入工作導致休息不足，可嘗試使用「番茄鐘工作法」，明確分割工作時間及休息時間，逐漸培養自律的好習慣。
紓緩壓力技巧#5：定期追蹤和調整策略
定期追蹤團隊成員的工作進度，能夠幫助管理者更瞭解所有人是否負擔過大的壓力，若發現某些人的工作量過多已無法負荷，就能更即時調整策略，並提供需要的資源。根據每次討論的紀錄，也能有助於後續檢討及作為工作安排的參考。
結合辦公工具紓緩團隊壓力5大招
1.企業專用即時通訊建立溝通渠道
Lale 辦公內建即時通訊系統，可滿足團隊日常的訊息、語音及視訊等溝通需求。根據不同的目的，團隊可自行創建多個不同聊天室，將溝通管道系統化，集中討論相同議題，避免資訊過於分散。若遇到任何困難也能透過即時通訊向團隊請求支援，避免當問題發生時求助無門，下班後也能和私人通訊軟體切開，讓身心都能好好休息。
2.透過文件管理中心提供內部資源
當團隊需建立 SOP 或保存機密文件時，可將檔案上傳至文件管理中心，有別於調閱紙本文件或存放在公司 NAS 系統，只要輸入關鍵字，即可快速查找文件檔名或內容。有利於人員調閱過去文件作為工作參考，並系統化管理版號，避免拿到舊版文件，將企業知識妥善保存。
3.專案管理掌控目標達成進度
為確保團隊訂下的目標能夠如期達成，團隊管理者可藉由 Lale 辦公專案管理建立專案，並指派工作任務給所有人員，透過系統可隨時掌握人力與時間成本，若發現某些人員工作分配不均，或是進度落後需要協助，可即時介入調整，減少人員因工作負擔過重所造成的壓力。
4.藉由行事曆培養員工自律
依據人員的工作內容，可自行建立行事曆安排工作進度，若能確切掌握自己的產出狀況，妥善分配每天的工作量，就可順利於期限內完成工作。或是主管在分配工作時覺得時程過於緊湊，也能於第一時間反應並討論是否有調整空間。
5.週期性會議持續追蹤
每當團隊開始一項新的任務，會需要開許多次會議來進行討論細節，假設每個禮拜五都需要集合整個團隊回報進度，那麼即可於會議管理中設定週期性會議，選擇區間和頻率後自動產生多個會議，就不需要手動逐一建立。透過每次會議後所討論出的結論，可將會議記錄儲存於系統中，也有利於團隊管理者持續追蹤。
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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。