專案管理隨筆（2）致新手PM

前言

前面提到，PM需要具備的核心特質有（1）邏輯思考力強 （2）橫向整合的能力（3）數字化的能力。

對於一個新手PM要成長，就是要把握機會利用以上的技能，把工作的內容內化成自己的經驗，這個機會，就從服務開始。

就一個組織而言，如果所有的組員都在做雜事，這個組織的效能通常不高，因為沒有專注。

那如果是一個所有的組員都在專注專業呢？效能也是有限，因為缺乏橫向整合。

所以效能會最佳化的組織是小部分組員打雜，大部分組員專注專業。

PM就是做這種打雜，橫向連結，服務組員的工作。

什麼是服務的機會呢？通常就是（1）人家不想做的事（2）人家不會做的事

工程師通常最痛恨被雜事干擾，如寫請購單，承認書，開會等等。 討厭寫文件是常態，會用心下去寫的，筆者很少沒有看到不會升到主管的。

這個時候，幫組員寫文件是最有效的投資，一者是讓組員心無旁騖的衝刺，二者則是藉此熟悉組員的工作內容。如果服務更多的組員，PM也可從其中了解到底什麼型態的工作可以作為該PM未來要發展的核心技能。

另外，橫向的工作做久了，慢慢就會衍生出別人不會做的技能。

後面會提到如何把這個工作變成對自己的投資。

那麼如果是那種打雜買咖啡，便當的工作，這又是另外一種歷練，PM可以從這類的服務，觀察到不同人的特性，在專案拿捏上，可因人個性不同行事。

但個人還是建議把握寫文件的機會，尤其是Word類。

多抓住寫Word類的工作

這個觀點，比較適合生物科技或醫療器材產業，其他的領域，個人不大敢打包票。但如果讀者的工作是講究品質文件的製作，這會是很好的機會。

生物科技或醫療器材產業因為需要追蹤紀錄，或是交付技資以供取證，所以有不小的工作比例需要寫文件.

有些公司財力好一點，會有專人撰寫，但大多數都是要求工程師或是其他技術人員處理，有點人寫程式或作實驗都很累了，再要其寫報告，老實說都是負擔。

如果一個PM，把自己當作是棒球隊的游擊手，隨時支援所有人的工作，其他組員會如何評價這位PM？可想而知！這就是做人家不想做的工作。

在生物科技，或醫療器材產業，會用到Word的寫作，其實是價值最高的工作。因為用Word產出的報告，其型態多為用於品質系統稽核，或是政府主管機關的審核，也就是影響了產品能否上市的關鍵。

寫PPT只是用來報告成果，不會有機會呈給政府主管機關或是認證單位。小PM若是大部分的時間寫PPT，你的成長空間有限。

但如果是寫Word,筆者可以說，這會是利己利人的重大投資！

對技術人員而言，寫Word是很耗心力，當然筆者也看過用心的技術人員仔細寫文件，所以這類人通常出類拔萃。

但如果一個PM願意主動分擔技術人員撰寫文件的工作，筆者可以說，這是組員最容易接受你，而且會學到最多的工作。

Word的工作的含金量

就筆者推薦，能協助技術人員撰寫技資，這個含金量大，如果寫跨部門的技資（如法規文件）則·價值更高。

寫技資不是要變成某個專業，而是去了解：

技資有兩種，品質系統要求的文件，以及法規取證用的技術文件，其實兩者都有關聯性的。

筆者建議協助撰寫技資，不是說幫電子工程師寫技資就得變成電子工程師，而幫機構工程師寫文件，就是變成機構工程師，這是錯誤的觀念！

這些文件通常有個模板，這是就要發揮邏輯思考來分析模板，才知道模板的重點在那。揣摩好了寫個大概請教技術人員，對方指點後，再用邏輯判斷重點，通常89不離10。

這個工作是協助了解組員的工作性質。

所以為何邏輯思考力對PM很重要，在遇到未知，不熟的領域時，邏輯思考力可以帶著自己熟悉情況。

這類工作最大的困難是害怕，不敢做。

寫技資除了是分擔組員的工作外，更是PM了解組員工作性質的最好機會。

如個人前文所提，筆者不大鼓勵剛畢業的同仁作PM的工作，反而建議先選定某些專業的工作，建立一個垂直方向的核心能力,再去接觸橫向的PM工作。

但如果沒有足夠的工作經驗，用這種方式服務組員，是成長最快的方式！甚至還可從中找出自己擅長的領域。

【重點，請注意】

如果讀者不畏懼，踏出了第一步。這時會是當事人善用自己的邏輯思考力，吸收一個自己不熟悉的知識，最後內化成自己專業的一部分。

也就是當事人升級了。如果不斷的進行，筆者可以說，當事人會練就出類似吸星大法的武功，廣納各種知識。本來開始是升級到有專業的能力，後來進化到通才的能力。

這個投資比去外面上課報酬更大。

一點經驗分享

曾有一個工作報到後2周，就被派去最近被收購的美國公司協助復原，公司人資問本人要打算做法規還是工程的工作，個人告知，因為本人是工程師出身，可以接工程的工作，但不排斥法規的工作。

當時該公司百廢待舉，只剩下一個老員工，他需要處理製造設備復原，而品質法規人員還沒進來，所以前6個月，個人同時處理工程與法規的工作。

因為法規對個人是全新的事物，所以個人花了時間把該公司的品質文件及技資文件讀完，總共約400個文件。

因為美國的公司的品質系統通常是很認真紮實的去做。所以個人第一次體會到ISO要求文件的威力，也就是好的文件製作，可以讓一家關閉的公司復原。

此外，西方人做事是有一套邏輯，所以文件的架構，前因後果很清楚，知道品質系統做了什麼。技術檔案講了什麼，都有很清楚的輪廓。

這也打下未來個人後來擔任其他公司品保法規部門主管的基礎。

題外話

要知道在台灣，研發做到一個年紀，有些公司可能會設法找更年輕，工作能力只有資深員工70%的人員來取代。

或是公司產品進步不大，利潤越來越不行，就算專業夠，難保那天被公司兔死狗烹都是常有的事。

年紀大找研發，或是PM，很多產業不喜歡不新鮮的肝，更不願付更多的薪水。

此外，有些技術平心而論，真的會隨時間被淘汰！但只有幾種技能在這個產業或隨時間增值，如機構工程師或類比電路工程師，因為這類一直累積專業經驗的工作，另一則是法規，因為法規沒搞定就不用上市了，而且法規經驗越多，如同一個經驗律師帶公司處理疑難雜症。

筆者真的奉勸讀者有機會能好好掌握寫文件的機會。

一點延伸

筆者後來做PM時，也常常替組員寫文件，其實這些文件也不是一次就會上手。個人作法是找之前的模板(template)，看看如何能在這個專案套進去，效率很高，個人同時也了解該報告的精髓在那裡。助己也利人。

這類人家不願做的工作久了，最後居然養成一個技能，就是會發展出人家不會做的東西。

結語

如果資歷不足，非得擔任PM的工作，最好的投資自己方式，就是從服務組員開始。

不要害怕錯誤，是投資的第一大步。

寫文件例子：

1.測試報告：

一般測試報告，都會有固定格式，如測試的手法，程序，根據的法規，允收條件等等，通常前面會是一長串的“故事”，但是，如果是一系列的產品，前面的測試手法等描述都是千篇一律，會改變的都是測試內容，所以協助方式可以請技術人員提供Raw data,套在模板即可。

這時會學到的則是如何看data，以及測試手法，由此回推了解產品的基本規格為何？做了就會有感

如果公司的測試報告都是excel的模板，這表示通常是內部參考資料，不需製作技術文件（Technical Files), 平心而論，這時也不易幫上忙，但要學會看得懂報告倒是真的。

2.技術設計報告：

同上，同一系列的產品，前面的描述也是都是千篇一律，重點在於開發的技資，如電路圖或是機構設計圖，不懂者可以copy and paste,有興趣者，可以觀察這些設計與產品規格書要求的是否相同。

如果有軟韌體開發，又對這個工作有興趣的，服務組員做好的作法是畫流程圖，畫久了，可能很快具備軟體產品經理的功力，這件事，只有做了才能體會個人的說明。

如果技術設計是敏感文件如電路圖，機構設計圖，有層級限制，那就一定不能碰觸，只能 看測試報告。

3.承認書：

只要是生產產品的公司，一定會有承認書的作業。承認書通常是針對下游供應商所提供的物料或產品的認可依據，例如接受這些物料或產品的規格及品質要求，在這些物料或產品進工廠前以承認書的規格來檢驗之。

有的公司是QE（品質工程）在製作，沒有QE的，則是工程師處理，這是所有工程師最討厭的工作之一，但沒有承認書，買料則無依據，所以不做不行。

寫過承認書，就會了解整個產品部件的要求的程度，這對以後有志於產品經理工作的讀者是最好的投資，因為你會知道以後如何開細部規格，甚至鋪好了往產品管理部門主管的路。

4.風險管理報告：

以前訓練一群組員，紮實地從ISO14971走了一遍，組員後來恍然大悟，認為這類文件最好是由產品管理人員或是整合專案的人員來統籌。

有很多公司的風險管理（RM, Risk Management)報告很少由產品管理負責人來寫，所以常有橫向連結資訊怪怪的情況。這時候，不管那種PM，如果肯接手這個工作，會對產品有一個橫向的了解。

甚至筆者可以說，醫材的審核基礎都是以風險為基礎，熟悉風險管理報告，不但是資深產品管理者的要項，甚至未來有志走法規職涯，這是基本功。

筆者敢寫這些，是因為這些文件本人通通寫過，只要寫過，就會看到不同的世界。

不過，這裡提醒，因為筆者算是內向類型人員，是很習慣在坐火車，飛機，在旅館都可以很enjoy這類工作。若真的覺得很痛苦，不需勉強。這是純個人經驗。

另外，讀者可能問到，除了寫文件外，有無其他合適提升自己的工作？有，不管是協助跑流程，做測試,甚至跑工廠都是很好的機會。

如果認為打雜像助理一樣，可以想想，至少幾年後做了主管，知道怎麼善用，培養助理。