【專注力協定6:對付電子郵件或訊息,把它駭回去!】
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你有一種焦慮,是當一想到Gmail或Line,就會有衝動想打開它確認是不是有人傳新的訊息給你嗎?
書中提到一份研究數據:坐辦公室的人,一天平均會收到100個訊息。
如果每封信回覆的時間是2分鐘,那你很可能工作中半天都在回訊息。《哈佛商業評論》提到,甚至這些郵件與訊息,有一半對工作者是無義義或不該由他回覆的。
電子郵件或訊息,是習慣性產品之母,會讓我們不定時一直想查看,以平息預期心理的不適感。
要減少這些無意義浪費時間的事,提升工作專注力,書中提到四個概念:
1. 設定辦公時間:如果你有上述問題的話,你可以設定一個專門回覆訊息的時間,並告訴你平常會聯絡人你有這個規定。比如說,早上半小時加下午半小時。
在這些時間外,你要與自己約定,絕不打開這些軟體,只專注在你的工作上。這很有效,你就可以清楚把這些時間區別開來,避免每次一想到訊息就會焦慮、降低專注力。
2. 推遲發送時間:要減少收到的信,就要減少寄出的信。你可以透過Gmail的Mixmax,設定要發信的時間。
選擇你預設好這封信寄出的時間,你可以讓事情多一些緩衝時間。有時候寄信者會自己想出辦法解決,不須你額外回信。
3. 把你訂閱一堆沒用的電子報通通取消,刪掉你不要的垃圾訊息,把分心的誘因減到最少。
4. 貼標籤:善用郵件的標籤功能。我們常常會看完郵件忘記回覆,等到真的想起來的時候就才發現出事了。因為如此,常常需要耗費大量腦力一直提醒我們該寄的信。
透過信箱的標籤,你可以標示那些重要、哪些不重要、什麼時候該回。安排好你的郵件與訊息行事曆,減少這些訊息額外造成的分心。
【總結】
「查看訊息不是太大的問題;而習慣性地反覆查看才是真正的困擾」。
對付電子郵件或訊息,把它駭回去!
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