如何運用科技幫助自己更高效?雲端工作術課後心得分享

Dr. Dean
·
·
IPFS
·
雖然現在的數位工具都非常方便,但當時的我,完全不知道該如何正確地使用,因此總會犧牲健康與生活,而投入更多時間工作,只為了達到某個工作目標。為了擺脫這個窘境,我便開始尋找許多關於專案管理、雲端工作術等課程,希望可以透過學習,讓我了解該如何「聰明工作」,以維持生活與工作的平衡。所以,本篇我想與你分享我上完【超效率雲端工作術】這堂課的心得與真實評價。

在雲端工作上,我遇到哪些挑戰?

在學生時期,執行過不少學校計畫的我,時常需利用許多工具管理專案、與團隊協作。

雖然現在的數位工具都非常方便,但當時的我,完全不知道該如何正確地使用,因此總會犧牲健康與生活,而投入更多時間工作,只為了達到某個工作目標。

為了擺脫這個窘境,我便開始尋找許多關於專案管理、雲端工作術等課程,希望可以透過學習,讓我了解該如何「聰明工作」,以維持生活與工作的平衡。

所以,本篇我想與你分享我上完【超效率雲端工作術】這堂課的心得與真實評價,你可以得到:

  • 提升團隊協作能力,降低溝通成本的方法
  • 將工作流程自動化,快速達到目標的方法
  • 有效管理數位資料,降低時間成本的方法


數位工具如何解決我的問題?

Gmail 信箱管理

我也有經歷過信箱變得很爆炸,那些重要、需緊急回復的訊息淹沒於幾千封的信件中,最終,開始變得不想再開信箱,因為一看到那些五花八門的郵件就感到很煩亂。

但透過這堂課,我將信箱做巢狀式的結構整理,並且根據自己的情境設定關於工作、服務軟體等「標籤」,再建立客製化的「篩選器」。之後,只要有人寄信給我,信件就會依據我事先設定好的條件「自動分類」,省去每天總需要花大把時間整理郵件。

具體來說:

  • 設定名為「工作」標籤,並且建立「關於合作邀約信件」的篩選器
  • 那麼,如果有人寄信給我,想要與我談合作,Gmail 系統就會自動幫我加上工作標籤、設為星號等指令
  • 有空開啟信箱時,我只需要專注查看星號郵件匣,就可以馬上知道是否有重要郵件遺漏掉
  • 實際操作後,這個章節是我收穫最多的其中一個環節,原本我以為 Gmail 管理是一件不難的事,然而沒想到,它的進階功能居然可以讓我的信箱變得更加自動化。


時間管理

在這繁忙的時代中,為了可以快速地完成各種任務,列出一長串的待辦清單,並且逐步一一消除它,我想,這是許多人經常面臨的場景吧。

因此,在每個人的時間都只有 24 小時的狀況下,到底該如何妥善規劃每日行程,並將精力投入於重要的事務上,此便成為現代人非常重要的課題。

侯智薰老師說:「不要接到任務就馬上處理,讓子彈飛一會吧」。

我反思了一下,確實我為了想要維持生活與工作的平衡,不想要把時間都花在工作上,所以當我接收到任務時,總會希望在短時間內立即完成它,以便我後續有更多時間可以工作。

體悟到自己的問題後,我便開始將 GTD 時間管理心法應用在生活與工作中:

  • 將所有想到的待辦任務全部清空在 Google Task 的收集箱上
  • 將任務一個個釐清、分類,並排好優先順序
  • 每日安排最多三件重要的事,並用番茄鐘執行任務、專注當下
  • 利用零碎時間,每日最多處理五件雜事
  • 每日回顧 Google Task 收集箱,最終目標是將待辦任務一一完成


Google Drive 雲端管理

自從有了像是 Google Drive 等數位雲端後,不但讓我們不再擔心硬碟壞掉,導致資料遺失,更能透過搜尋功能,快速地找到需要的檔案。

但正因為它很方便,所以最終很容易變成建立許多雜亂的資料夾、上傳很多檔案,使得雲端變得很凌亂。

為了解決這個問題,鐘于誠講師將透過這個章節與我們分享:

  • 如何利用專案、部門思維,導入 Google Drive
  • 如何有系統地建立資料夾、管理檔案
  • Google Drive 有哪些進階功能

自從上完這堂課後,我開始利用專案思維建立資料夾,並且使用不同的顏色標記不同狀態的檔案,幫助正在接案的我,可以更有條理的管理客戶檔案,也能夠讓客戶更一目了然地看懂文件在哪、該如何透過 Google Drive 進行協作。


結論

這堂課沒有艱深的專業知識,而是從個人的時間管理,衍伸到團隊的專案協作、知識管理。

至於課程究竟適合什麼樣的人來上呢?以下幫你做個簡單的整理,如果你有這樣的狀況:

  • 任務都要很趕才能順利完成
  • 專案一直不如預期
  • 和別人溝通、時間排程一直碰壁
  • 資料不知道放在哪,總是要花很多時間尋找


我們只需要跟著老師一步步操作,並且多加練習、篩選出適合自己的工具,進而將其優化成屬於自己的工作方式即可,不用一定要會專案管理等專業知識,練習才是最重要的。

如果你對雲端工作術課程有興趣,可以查看【雲端工作術課程評價,教你打造高效的工作與生活】文章,了解更多關於課程的優缺分析與心得。

CC BY-NC-ND 2.0 授权

喜欢我的作品吗?别忘了给予支持与赞赏,让我知道在创作的路上有你陪伴,一起延续这份热忱!

Dr. DeanDr. Dean 是一個專注於以簡單方式【輸入學習】及【輸出創作】的品牌。 更多內容請見:https://deanlife.blog
  • 来自作者
  • 相关推荐

如何利用 PDCA 讓團隊更高效?課後心得分享

Notion好難懂?一堂課幫你打造數位管理系統

如何讓自己工作更高效?Esor職場筆記術課後心得分享