如何利用 PDCA 讓團隊更高效?課後心得分享

Dr. Dean
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自從兩年前接觸到PDCA後,我一直將其應用在生活與工作中,透過定時紀錄個人的每日計劃與行動,接著複盤自己的行為獲得哪些成果,最後再去思考如何讓下一次的行動變得更好。不過,我始終停留在個人的檢視,卻不知道該如何利用PDCA幫助團隊改善根本問題,凝聚內部的共識與目標,進而提升整體效率。因此以下我將與你分享讓我深受啟發的四個課程重點,勉勵我們可以有效地透過PDCA優化工作流程,並讓專案推進的更加順利。

在專案管理上,我遇到哪些挑戰?

本篇我要與你分享我上完【巧用PDCA,優化團隊效率】課程的心得,如果你的團隊正在面臨以下困擾,那麼這堂課會很適合你:

  • 內部目標優先順序不一致
  • 專案一直發生重複的錯誤
  • 團隊始終無法達到理想的效率

談到自我成長,PDCA 幫助我很多。自從兩年前接觸到這個法則後,我一直將其應用在生活與工作中,透過定時紀錄個人的每日計劃與行動,接著複盤自己的行為獲得哪些成果,最後再去思考如何讓下一次的行動變得更好。

不過,我始終停留在個人的檢視,卻不知道該如何利用 PDCA 幫助團隊改善根本問題,凝聚內部的共識與目標,進而提升整體效率。

因此,以下我將與你分享讓我深受啟發的四個課程重點,勉勵我們可以有效地透過 PDCA 優化工作流程,並讓專案推進的更加順利。


PDCA課程的重點


用 5/25 法則找出最重要的目標

不論是個人或是團隊,我們都有太多想做的事了,那麼「到底該如何從中找到最重要的目標,並且設對指標呢?」

首先,你可以參考巴菲特的建議,利用 5/25 法則,篩選出五大主要目標,接著在將目標根據 SMART 法則,設定具體且可以達成的指標。

  • 全體各別寫下你認為最重要的 25 個目標,再圈出其中最重要的 5 個目標。
  • 觀察彼此的差異為何、理由是什麼、如何降低差異,最後再從中挑選出達到共識的 5 個目標。
  • 將 5/25 挑選出來的五大目標,分解成目標網路,並遵循 SMART 設定合宜的目標。
  • 專注在 5/25 所淬鍊出來的高價值目標上,思考如何讓團隊的優勢發揮到極致。
  • 不要什麼都想做,範疇不要一直擴張,不要讓特色四處蔓延。


用 WBS 拆解任務結構

使用 WBS 管理專案有許多好處,比如它可以減少工作細項的漏失,或是幫助我們提前盤點並讓夥伴了解專案的需求,避免其來不及而影響到自身的進度,由此可見,WBS 能夠便於團隊的內外溝通,提升整體工作效率。

而【PDCA 課程】所提到的 WBS,包含了兩個核心觀念,也就是「產品分解表」與「工作分解表」,至於該如何設計出完善的 WBS 工作分解結構,可以參照以下步驟。

  • 以產品為核心逐層展開分解,製作「產品分解表」,細部項目必須都「名詞」,切記不要將其與工作分解表混淆了 ( 意味著不要出現動詞 )。
  • 產品分解完後,接著思考「為了完成各個子產品,需採許哪些行動」,並且把它逐層展開,製作「工作分解表」。


用甘特圖排程訣竅

雖然很多人都會製作甘特圖,但仔細一看,你會發現「原來它已經兩個月沒更新了」,如此不但失去了甘特圖的意義,對於專案的管理也沒有太多的幫助。

它應該要像是一個儀表板,公開透明的表達現況為何,好讓團隊有個明確的指引,進而互相扶持,也能讓主管及時了解困難在哪,並偕同團隊排除障礙,確保專案繼續推進。

因此,我將與你分享課程中提及的四個要點:

  • 先排定「最主要執行者」的工作順序,包含他的前置作業,均排為最高優先順序,接下來再將其他人員的行動安排於甘特圖中。
  • WBS 分解完畢,且審核通過後,接著先輸入各個任務的名稱為何,並依據工作彼此之間的「相依性」,在甘特圖中排定相關順序。不過需特別注意的是,此步驟尚不需要輸入天數,倘若設定時程,甘特圖就會變得冗長,不便於排相依性。
  • 甘特圖是一種圖表式的試算,填上試算日期後,不但可以用來檢視人力資源是否有超量使用,也能夠幫助我們及時調整資源分配,好讓計畫繼續推進。
  • 甘特圖需每週更新,必須要可以即時反應專案現況,這樣的好處在於,能讓團隊保持方向感,並且幫助主管可以立即比對現況與目標,進而解決問題、降低風險,以追平落後的進度。


AAR 任務後檢視法

AAR 能幫助我們在會議中營造出一個聚焦、開放、安全、客觀的對話環境,提升組織的執行力,它同時也是一種領導力的核心工具。透過有目的的對談,不但可以讓我們打破層級的藩籬,也能幫助我們將學習的成果記錄下來,並且快速地運用在下一次的行動中。

不過,該如何將 AAR 運用於會議中?誰該出席?開會的長度為何?如果你對此感興趣,不妨可以參考蔡瀚德老師在課堂中所分享的內容。


AAR 設定層面:

  • 誰:包含所有與這個行動相關且不分層級的人員,以從中獲得各種學習及行動所需的觀點。
  • 討論什麼:選擇可從中得到最大學習或最有價值的部分。
  • 何時:趁著記憶猶新,盡可能行動之後馬上進行。
  • 何地::任何有助於學習與開放的地方,但別因為選擇地點而耽誤時間,選擇離行動較近的時間與地點最好。
  • 多久:不能過長,15 分鐘至 1 小時是適當的。但應提供足夠的時間進行完整的討論,讓群體能夠到下一步行動。


結論

在上【PDCA 課程】之前,我熱衷於學習新知,並期望無時無刻能將其應用在我的工作與生活中,然而,當我學了很多,卻變得什麼都想做,陷入了心有餘而力不足的窘境,對自己越來越沒有信心。

「當你什麼都想要,最終什麼都要不到」,這句話點醒了我。的確,人的慾望會隨著時間擴大,但在時間與精力有限的情況下,我們能做的,就是將所有資源投入在最重要且最有價值的事物上。

因此,上完這堂課後,我不再徬徨了,因為:

  • 我利用 5/25 法則,順利地找到了我這一生中想專注達成的五大目標。
  • 我利用 XMind 心智圖,將現有的想法拆解並製作成 WBS 圖表。
  • 我利用 Google Sheet 製作出甘特圖,其中展現了各個專案的相依性為何。
  • 我利用 AAR 任務後檢討法,將每一次的經驗記錄下來,並且思考著下一次的行動該如何優化,讓自己變得更好。


那你呢?你的五大目標是什麼?

本篇的分享,不僅可以應用在團隊中,也能用來提升自我。因此,如果你對 PDCA 課程有興趣,可以查看【PDCA是什麼?建立高效團隊的四個重點】文章。

重新盤點自己或整體的核心目標為何,逐一拆解成實際行動後,再專注於實踐它,捨棄想要執行其他目標的雜念,而是要盡可能地發揮優勢,並且思考如何讓流程變得更好。

CC BY-NC-ND 2.0

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