如何利用 PDCA 讓團隊更高效？課後心得分享

在專案管理上，我遇到哪些挑戰？

本篇我要與你分享我上完【巧用PDCA，優化團隊效率】課程的心得，如果你的團隊正在面臨以下困擾，那麼這堂課會很適合你：

• 內部目標優先順序不一致
• 專案一直發生重複的錯誤
• 團隊始終無法達到理想的效率

談到自我成長，PDCA 幫助我很多。自從兩年前接觸到這個法則後，我一直將其應用在生活與工作中，透過定時紀錄個人的每日計劃與行動，接著複盤自己的行為獲得哪些成果，最後再去思考如何讓下一次的行動變得更好。

不過，我始終停留在個人的檢視，卻不知道該如何利用 PDCA 幫助團隊改善根本問題，凝聚內部的共識與目標，進而提升整體效率。

因此，以下我將與你分享讓我深受啟發的四個課程重點，勉勵我們可以有效地透過 PDCA 優化工作流程，並讓專案推進的更加順利。

PDCA課程的重點

用 5/25 法則找出最重要的目標

不論是個人或是團隊，我們都有太多想做的事了，那麼「到底該如何從中找到最重要的目標，並且設對指標呢？」

首先，你可以參考巴菲特的建議，利用 5/25 法則，篩選出五大主要目標，接著在將目標根據 SMART 法則，設定具體且可以達成的指標。

• 全體各別寫下你認為最重要的 25 個目標，再圈出其中最重要的 5 個目標。
• 觀察彼此的差異為何、理由是什麼、如何降低差異，最後再從中挑選出達到共識的 5 個目標。
• 將 5/25 挑選出來的五大目標，分解成目標網路，並遵循 SMART 設定合宜的目標。
• 專注在 5/25 所淬鍊出來的高價值目標上，思考如何讓團隊的優勢發揮到極致。
• 不要什麼都想做，範疇不要一直擴張，不要讓特色四處蔓延。

用 WBS 拆解任務結構

使用 WBS 管理專案有許多好處，比如它可以減少工作細項的漏失，或是幫助我們提前盤點並讓夥伴了解專案的需求，避免其來不及而影響到自身的進度，由此可見，WBS 能夠便於團隊的內外溝通，提升整體工作效率。

而【PDCA 課程】所提到的 WBS，包含了兩個核心觀念，也就是「產品分解表」與「工作分解表」，至於該如何設計出完善的 WBS 工作分解結構，可以參照以下步驟。

• 以產品為核心逐層展開分解，製作「產品分解表」，細部項目必須都「名詞」，切記不要將其與工作分解表混淆了 ( 意味著不要出現動詞 )。
• 產品分解完後，接著思考「為了完成各個子產品，需採許哪些行動」，並且把它逐層展開，製作「工作分解表」。

用甘特圖排程訣竅

雖然很多人都會製作甘特圖，但仔細一看，你會發現「原來它已經兩個月沒更新了」，如此不但失去了甘特圖的意義，對於專案的管理也沒有太多的幫助。

它應該要像是一個儀表板，公開透明的表達現況為何，好讓團隊有個明確的指引，進而互相扶持，也能讓主管及時了解困難在哪，並偕同團隊排除障礙，確保專案繼續推進。

因此，我將與你分享課程中提及的四個要點：

• 先排定「最主要執行者」的工作順序，包含他的前置作業，均排為最高優先順序，接下來再將其他人員的行動安排於甘特圖中。
• WBS 分解完畢，且審核通過後，接著先輸入各個任務的名稱為何，並依據工作彼此之間的「相依性」，在甘特圖中排定相關順序。不過需特別注意的是，此步驟尚不需要輸入天數，倘若設定時程，甘特圖就會變得冗長，不便於排相依性。
• 甘特圖是一種圖表式的試算，填上試算日期後，不但可以用來檢視人力資源是否有超量使用，也能夠幫助我們及時調整資源分配，好讓計畫繼續推進。
• 甘特圖需每週更新，必須要可以即時反應專案現況，這樣的好處在於，能讓團隊保持方向感，並且幫助主管可以立即比對現況與目標，進而解決問題、降低風險，以追平落後的進度。

AAR 任務後檢視法

AAR 能幫助我們在會議中營造出一個聚焦、開放、安全、客觀的對話環境，提升組織的執行力，它同時也是一種領導力的核心工具。透過有目的的對談，不但可以讓我們打破層級的藩籬，也能幫助我們將學習的成果記錄下來，並且快速地運用在下一次的行動中。

不過，該如何將 AAR 運用於會議中？誰該出席？開會的長度為何？如果你對此感興趣，不妨可以參考蔡瀚德老師在課堂中所分享的內容。

AAR 設定層面：

• 誰：包含所有與這個行動相關且不分層級的人員，以從中獲得各種學習及行動所需的觀點。
• 討論什麼：選擇可從中得到最大學習或最有價值的部分。
• 何時：趁著記憶猶新，盡可能行動之後馬上進行。
• 何地：：任何有助於學習與開放的地方，但別因為選擇地點而耽誤時間，選擇離行動較近的時間與地點最好。
• 多久：不能過長，15 分鐘至 1 小時是適當的。但應提供足夠的時間進行完整的討論，讓群體能夠到下一步行動。

結論

在上【PDCA 課程】之前，我熱衷於學習新知，並期望無時無刻能將其應用在我的工作與生活中，然而，當我學了很多，卻變得什麼都想做，陷入了心有餘而力不足的窘境，對自己越來越沒有信心。

「當你什麼都想要，最終什麼都要不到」，這句話點醒了我。的確，人的慾望會隨著時間擴大，但在時間與精力有限的情況下，我們能做的，就是將所有資源投入在最重要且最有價值的事物上。

因此，上完這堂課後，我不再徬徨了，因為：

• 我利用 5/25 法則，順利地找到了我這一生中想專注達成的五大目標。
• 我利用 XMind 心智圖，將現有的想法拆解並製作成 WBS 圖表。
• 我利用 Google Sheet 製作出甘特圖，其中展現了各個專案的相依性為何。
• 我利用 AAR 任務後檢討法，將每一次的經驗記錄下來，並且思考著下一次的行動該如何優化，讓自己變得更好。

那你呢？你的五大目標是什麼？

本篇的分享，不僅可以應用在團隊中，也能用來提升自我。因此，如果你對 PDCA 課程有興趣，可以查看【PDCA是什麼？建立高效團隊的四個重點】文章。

重新盤點自己或整體的核心目標為何，逐一拆解成實際行動後，再專注於實踐它，捨棄想要執行其他目標的雜念，而是要盡可能地發揮優勢，並且思考如何讓流程變得更好。