如何讓自己工作更高效?Esor職場筆記術課後心得分享
在筆記管理上,我遇到哪些挑戰?
本篇我要與你分享我上完【電腦玩物 Esor 高效能職場筆記】課程心得,這堂課很適合:
- 待辦事項寫很多,實際執行卻一團混亂的人
- 會議或提案總是沒有共識,覺得團隊經常沒有效率地開會、浪費時間的人
- 整天忙得焦頭爛額,下班卻發現沒有完成任何一件事的人
- 明明主管交代的事項都有記下來,老闆卻時常對結案成果不滿意的人
曾經還是學生的我,除了課業以外,還需要做學校工讀、處理系所上的事務,當時負責的任務與現在相比,根本是小巫見大巫,不過好在之前就有在看電腦玩物的習慣,Esor 老師的時間管理、專案管理、筆記術等部落格內容,幫助我在學生時期能夠有效率地完成與團隊開會、帶領學弟妹、舉辦活動等任務。
在我還沒有看過電腦玩物時,我收到任務經常會一股腦兒地先列起來,將其安排到每一天,再逐一完成它;或者是準備上課、閱讀時,我會開啟像是 Notion 的數位筆記,並且邊學邊做紀錄。然而,用這樣的方式做筆記,卻遇到「事情做不完,或是記了資訊後,過幾天卻看不懂,對生活或工作沒有實質上的幫助」等問題。
「待辦清單之所以變成壓力清單,是因為你的筆記缺少了『轉化』」Esor 老師說道。為了解決上述問題,他設計出「以任務為導向」的筆記模板,幫助我們創造出一套最直覺且符合人性的系統方法,不但可以藉此來擺脫低效率的工作模式,也讓我們能夠做出一份老闆都讚賞的完美提案。
因此,接下來我將要分享讓我受益良多的五個課程重點,希望可以勉勵大家逐步建立起適合自己的工作流程,擺脫拖延的人生。
Esor職場高效筆記課程的重點
職場筆記的基本思考結構
若是以流水帳的方式記錄,習慣把所有任務、通知、筆記快速記下,會產生以下問題:
- 每天的筆記,是照著時間寫的,促使同個專案的任務,卻錯雜的被紀錄在不同頁面中
- 當某天要執行某個任務時,卻要一直翻閱過去的筆記,只為了找相關的資訊,甚至到最後還有機會找不到
Esor 老師說:「筆記真正的用意是要『重整思緒』」,為了讓筆記可以有效地幫助我們,只需要將「雜亂的紀錄統整成可以行動的結構」就可以了。雖然現在很多人都在推薦功能強大的 Notion 數位筆記,但不論你是使用哪個工具,重點不是它有多少功能,而是筆記的實際內容該怎麼寫。
那麼,到底該如何寫出有效的筆記內容呢?以下,我將與你分享 Esor 老師在職場上應用多年的實務經驗,不但可以有效解決上述問題,也可以幫助我們在職場上,成為高效率的工作者。
- 所有職場筆記,應該都是「任務導向」的筆記,因此要讓不同的任務紀錄於「獨立頁面」,並且在其中「拆解」被交代的任務,思考下一步還需要做哪些行動,而非單純紀錄內容,如此便能更有效地推進任務。
- 利用「三層筆記法」,在獨立頁面中分成「資料層」、「構思層」以及「行動層」。首先,在資料層速記待辦事項,並於構思層思考任務流程、和交辦方確認,最後則在行動層拆解出有效且立即可行的下一步行動。
用「6個問題」快速反思任務
Esor 老師在課程中談到,面對「總會立即一口答應對方交辦的任務,最後的成果往往會不如預期」的人,不禁會讓我們感到好奇:「他是否清楚任務最關鍵的細節呢?」,或者是「他知道每個階段的成果需在什麼時候完成嗎?」
的確,曾經的我只是想著要接收任務,並且努力達成它,因為我不善於動腦,所以很少去思考其中的流程、問題、資訊,但自從我跟著 Esor 老師,開始利用筆記去做紀錄,並且將「三層筆記法」應用到筆記系統後,一切都變得不一樣了,我才領悟到:「原來我不是不善於思考,而是缺乏紀錄工具,並讓想法視覺化」。
不過,到底該如何在「構思層」有效地思考?依照下方 Esor 老師提出的六個問題進行反思,不但能夠幫助你事先確認任務的細節,也有助於接下來的行動拆解。
- 我在意的結果為何?
- 有沒有可以量化的指標?
- 有沒有截止日?
- 準備期的必要任務?
- 執行期的必要任務?
- 結案階段的必要結果?
用「下一步行動清單」立即推進任務
你可以參照 Esor 老師提供的三個方法,規劃出更細緻的行動清單。
- 回推法:任何事情或結果,一定會有 「前一步行動」 ,當我們無法再往前推時,通常就是「立即可行」的行動。
- 切割法:把困難的成果進行切割,讓我們可以分段輕鬆處理它
- 替代法:卡關時,可以用替換法,將行動設計成更簡單且立即可行的行動,如此依然可以交付出可行的成果。比如,想不出來簡報大綱,就用便利貼將零散的想法收集起來,再去歸納、排序。
刺激靈感與組織專案的技巧
如果你正好遇到專案上的難題,不妨可以參考 Esor 老師提供的三個方法,讓你能夠有效地利用工具將腦海中的靈感捕捉下來,之後就能慢慢地將其變得有邏輯、有架構。
- 便利貼法:將模糊的想法寫在便利貼中,一個關鍵字寫在一張紙,不要管任何結構、順序,只需倒出所有零散的想法,最後再進行分類,並且思考每個類別是否有遺漏的行動。
- 大綱拆解法:先列出大方向的需求,再逐步往下拆解任務,最後可以用流程圖將行動完整設計出來。
- 用說的寫下來:使用語音轉文字工具,比如雅婷逐字稿或Google 文件,想像有人在跟你聊天的樣子,利用工具將話語轉成逐字稿,最後再把其變成樹狀目錄的大綱。
專案頁
該如何利用職場筆記,幫助我們聚焦目標,並且達成任務呢?我將與你分享 Esor 老師在課堂中提及「專案頁」需包含哪些內容。
- 專案名稱
- 關鍵成果 ( 團隊共同討論達成的成果 )
- 階段性成果 ( 自己在任務中設立的成果 )
- 優先任務 ( 與關鍵成果正相關 )
- 輔助任務 ( 與關鍵成果沒有直接的關係 )
- 專案規則 ( 專案重要的規格、原則 )
- 頁碼 ( 任務對應的筆記頁數 )
- 任務完成時間
結論
我非常感謝 Esor 老師能夠那麼用心且毫無保留的分享他在職場上的實務經驗,不但幫助我從原本雜七雜八的筆記,到現在能夠更有條理的管理專案,更讓我明白,「不論做任何行動,都要先回歸到目標本身」。
- 筆記的目的不是紀錄,而是幫助我思考、規劃下一步行動
- 比起完成任務,更重要的是要思考我想要獲得什麼具體成果與目標
也許我們曾都以為,只要拼命的紀錄、行動,就可以獲得更好的成就,受到更多人的肯定,然而,「比起努力,更重要的是選擇」,倘若沒有用對方式工作,不但只會讓我們對工作的熱忱消失殆盡,也會進而讓生活充斥著壓力。
這堂課給予我很多對於工作與人生管理的啟發,如果你對 Esor 的職場高效筆記課程有興趣,可以查看【Esor高效職場筆記課程心得,提升工作效率的5個重點】文章。我相信,不論未來遇到哪些挑戰,那些飄在腦中的靈感將有機會轉化成行動的養分,幫助我們將問題迎刃而解。
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