當遠距辦公成為新常態工作模式,雇主該考量哪些重點?
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遠距辦公導入時需考量哪些重點?
1.團隊溝通協作是否順暢
採取遠距辦公模式能為企業節省大筆的辦公室租用及水電開銷,但也因此犧牲了團隊之面對面互動的機會。因此企業需評估的是團隊在溝通協作上的即時性,是否能有效的進行討論,也可定期舉辦團隊活動,提升彼此的互動時間,凝聚團隊向心力。
2.資訊安全管理是否做足
遠距辦公需透過即時通訊軟體及 E-mail 等渠道進行大量溝通,因此很容易成為勒索軟體、惡意網址、郵件詐騙等常見資安攻擊的目標,再加上家用網路及帳號授權存取無法安全控管,導致企業資料庫檔案容易遭到竊取。建議企業必須在採取遠距辦公模式時,確保資訊安全管理有做足,將機密資料做好權限控管,並定期對員工進行相關教育訓練,才能有效避免資安風險。
3.是否建立工作流程及資料數位化
根據 2020 中小企業白皮書中所提到,觀察中小企業營運數位化概況,2016 年台灣中小企業使用電腦或網路設備用於管理與決策作業僅 2.67%,且僅有 2.38% 導入 ERP 等系統,根據以上數據顯示,台灣中小企業在數位優化上明顯不足。建議企業可根據自身產業性質,考量是否可將工作資料轉為數位化執行,或導入合適的數位工具將簽核文件線上化,也有利於遠距辦公時隨時查閱及處理。
4.生產力是否會被影響
因為遠距辦公的因素,企業聘用的人才不會再被限制於公司的所在地,需要同時管理分佈在全台,甚至全球不同所在地的員工。因此工作績效必須有一套審核的標準,並使用工作日誌、專案管理系統等數位工具,以利管理者隨時追蹤團隊的生產力,是否因遠距辦公受到影響。
5.創新能力是否會降低
微軟在《Nature Human Behavior》期刊發表的研究指出,經過他們調查6萬名員工後可發現,遠距辦公能夠幫助達成短期的目標,但拉到長期來看,卻影響到了企業的創新能力和員工的合作關係。如果員工是需要做大量創意發想,和其他團隊成員密切溝通的工作,遠距辦公反而會因為溝通不夠順暢而降低創新性。因此會建議企業在遠距辦公時,可多採取視訊會議讓團隊成員有更親密的互動,並藉由線上的協作工具,幫助刺激大腦發想創意。
透過 Lale 辦公應用工具幫助企業隨時導入遠距辦公模式
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1.即時通訊
為維持遠距辦公時的溝通順暢,團隊可透過 Lale 辦公的通訊錄輕鬆建立聊天群組,並因應企業的組織變化,一有新成員加入,不必另外詢問聯絡方式,馬上就能將成員邀進團隊群組,傳送圖片或檔案時,相較於一般的即時通訊軟體也會更有安全性。
若團隊採用辦公專用的即時通訊軟體,將公事和私事徹底切開,也讓員工在遠距辦公時,還能夠保有正常的上下班作息。
2.流程管理
當遠距辦公時,只需透過 Lale 辦公的流程管理,就可不受到時間和地點的限制,隨時處理請假、出差申請、報公帳等簽核工作。若有流程需要處理,Lale 辦公將透過即時通訊系統,於聊天室傳送訊息通知,更可整合外部 ERP 系統,幫助解決簽核能力不足的問題。
3.專案管理
團隊成員因遠距辦公分散在於各地,為有效管理生產力,管理者可透過 Lale 辦公的專案管理功能,掌握工作目標的執行過程,不論是個人工作、部門工作或是專案工作都可清楚盤點及劃分,管理者也可評估各工作項目所需時間記錄於系統上,讓團隊成員更清楚知道工作排程,幫助做好時程管理。
4.會議管理
為確保遠距辦公時團隊成員能夠維持良好的創新能力,可透過 Lale 辦公會議管理功能快速發起會議,隨時和團隊成員在線上一起腦力激盪。藉由會議管理系統可自動比對所有人員是否有時間衝突,建立成功後將透過即時通訊系統通知所有與會人員,可直接省去詢問和通知的時間,也可結合 Lale Meet 線上會議系統進行視訊或分享螢幕畫面,幫助成員有更緊密的互動。
瞭解Lale辦公-專為團隊協作打造的平台:https://lalework.flowring.com/LaleWork/
原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結。
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