當遠距辦公成為新常態工作模式，雇主該考量哪些重點?

遠距辦公導入時需考量哪些重點?

1.團隊溝通協作是否順暢

採取遠距辦公模式能為企業節省大筆的辦公室租用及水電開銷，但也因此犧牲了團隊之面對面互動的機會。因此企業需評估的是團隊在溝通協作上的即時性，是否能有效的進行討論，也可定期舉辦團隊活動，提升彼此的互動時間，凝聚團隊向心力。

2.資訊安全管理是否做足

遠距辦公需透過即時通訊軟體及 E-mail 等渠道進行大量溝通，因此很容易成為勒索軟體、惡意網址、郵件詐騙等常見資安攻擊的目標，再加上家用網路及帳號授權存取無法安全控管，導致企業資料庫檔案容易遭到竊取。建議企業必須在採取遠距辦公模式時，確保資訊安全管理有做足，將機密資料做好權限控管，並定期對員工進行相關教育訓練，才能有效避免資安風險。

3.是否建立工作流程及資料數位化

根據 2020 中小企業白皮書中所提到，觀察中小企業營運數位化概況，2016 年台灣中小企業使用電腦或網路設備用於管理與決策作業僅 2.67%，且僅有 2.38% 導入 ERP 等系統，根據以上數據顯示，台灣中小企業在數位優化上明顯不足。建議企業可根據自身產業性質，考量是否可將工作資料轉為數位化執行，或導入合適的數位工具將簽核文件線上化，也有利於遠距辦公時隨時查閱及處理。

4.生產力是否會被影響

因為遠距辦公的因素，企業聘用的人才不會再被限制於公司的所在地，需要同時管理分佈在全台，甚至全球不同所在地的員工。因此工作績效必須有一套審核的標準，並使用工作日誌、專案管理系統等數位工具，以利管理者隨時追蹤團隊的生產力，是否因遠距辦公受到影響。

5.創新能力是否會降低

微軟在《Nature Human Behavior》期刊發表的研究指出，經過他們調查6萬名員工後可發現，遠距辦公能夠幫助達成短期的目標，但拉到長期來看，卻影響到了企業的創新能力和員工的合作關係。如果員工是需要做大量創意發想，和其他團隊成員密切溝通的工作，遠距辦公反而會因為溝通不夠順暢而降低創新性。因此會建議企業在遠距辦公時，可多採取視訊會議讓團隊成員有更親密的互動，並藉由線上的協作工具，幫助刺激大腦發想創意。

透過 Lale 辦公應用工具幫助企業隨時導入遠距辦公模式

1.即時通訊

為維持遠距辦公時的溝通順暢，團隊可透過 Lale 辦公的通訊錄輕鬆建立聊天群組，並因應企業的組織變化，一有新成員加入，不必另外詢問聯絡方式，馬上就能將成員邀進團隊群組，傳送圖片或檔案時，相較於一般的即時通訊軟體也會更有安全性。

若團隊採用辦公專用的即時通訊軟體，將公事和私事徹底切開，也讓員工在遠距辦公時，還能夠保有正常的上下班作息。

2.流程管理

當遠距辦公時，只需透過 Lale 辦公的流程管理，就可不受到時間和地點的限制，隨時處理請假、出差申請、報公帳等簽核工作。若有流程需要處理，Lale 辦公將透過即時通訊系統，於聊天室傳送訊息通知，更可整合外部 ERP 系統，幫助解決簽核能力不足的問題。

3.專案管理

團隊成員因遠距辦公分散在於各地，為有效管理生產力，管理者可透過 Lale 辦公的專案管理功能，掌握工作目標的執行過程，不論是個人工作、部門工作或是專案工作都可清楚盤點及劃分，管理者也可評估各工作項目所需時間記錄於系統上，讓團隊成員更清楚知道工作排程，幫助做好時程管理。

4.會議管理

為確保遠距辦公時團隊成員能夠維持良好的創新能力，可透過 Lale 辦公會議管理功能快速發起會議，隨時和團隊成員在線上一起腦力激盪。藉由會議管理系統可自動比對所有人員是否有時間衝突，建立成功後將透過即時通訊系統通知所有與會人員，可直接省去詢問和通知的時間，也可結合 Lale Meet 線上會議系統進行視訊或分享螢幕畫面，幫助成員有更緊密的互動。

瞭解Lale辦公-專為團隊協作打造的平台：https://lalework.flowring.com/LaleWork/

原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。