魔鬼藏在細節裡！多希望在進職場前就知道的3件事––老鳥菜鳥都必備的職場守則 from《效率決定競爭力》(上)

不曉得大家有沒有工作後覆盤的習慣呢？就是在忙碌工作的一天過後，騰出時間檢視今天的時間分配以及工作產出，並找出關鍵點優化的行為。

在我開始覆盤後，注意到「如何做好時間管理」、「如何高效率產出」、「如何和長官同事溝通」是我最常卡關的三大面向，以下我會以這三大面向為主軸，融合我踩過的地雷(淚)，整理《效率決定競爭力》書中提到的檢視表和建議，把那些我希望有人提早告訴我的事情整理出來，大家一起當個職場小機靈！

Part 1: 時間管理

為什麼時間管理很重要？

大家心中都有對工作品質要求的一把尺。以我自己為例，過去常在追求高品質的過程中，疏忽了工作完成量的多寡。

作者強調「工作品質」和「工作完成量」缺一不可，任何一部份有缺漏、都會造成不同的困境。例如常被大家稱做「完美主義」的慢工細活者，雖然交付的作業品質高、但工作完成量少。

不論現在的你處在哪個象限，都讓我們一起朝著右上角的高效率工作者努力吧！

如何做好時間管理？

彼得杜拉克曾說，效率是一種習慣。為了養成效率習慣，以下我會介紹書中提及的3種方法，協助我們檢視目前的時間運用方式、找出待優化的項目：

▪ Step 1-了解個人高/低效工作項目

你有沒有過忙了一天，卻不知道時間花到哪裡去的經驗呢？

本書提供效率檢視表，建議我們回想自己工作上高效率、低效率的事物分別有哪些，並進一步把會和工作產出、績效相關的項目圈起來。這樣分門別類的好處是：有助後續時間規劃、檢視重要工作指標的效率狀態，也可以快速找出效率待改進的項目。

舉例而言， 如果你大部分的工作項目都落在右手邊的高效工作區，那就太棒了！請繼續保持高效工作習慣；但若兩邊的工作項目數量差不多，請觀察和績效相關的項目主要落在哪區，盡量讓這些項目朝高效的欄位移動；而若大部分的項目都落在低效工作區？.…..這篇文章會對你很有幫助。

▪ Step 2-檢視工作的時間分配狀況

我在第一份工作時的盲點，就是常常覺得自己很忙、很認真工作，但工作貢獻卻總是不如預期。當時前輩提醒我「不要太完美主義，先有產出讓長官、客戶看看，再依照他們的建議或需求調整」。

現在回頭來看，「有產出」這件事情實在是太重要啦！！！

畢竟即使在前置找資料的過程中，個人能力在某專業領域變得很紮實，對組織或客戶都沒有直接幫助，自然也不會反應在工作績效上。為了避免這種狀況，作者在書中提供了工作產出分析的TT表，引導大家檢視自己在工作中「無產出/預產出/產出活動」的時間比重有多少。

「工作的最終目標是產出成果」我們可以透過TT表分析目前的時間運用狀況，而調整方向為拉高有實際產出的時間比重，以追求最大產出。

▪ Step 3-正確排序事件優先性

在我擔任產品經理時，每天除了處理例行性的庶務，還會有數百封的電子郵件、突發事件、臨時來電等事情需要處理。當時的我總以緊急、重要程度排序優先序，但心裡總覺得不踏實，憂心自己是否能帶來實質貢獻。

作者以重要-緊急象限圖為基礎，延伸一版以「貢獻度-難易程度」為基準的象限。延續「工作的最終目標是產出成果」的概念，作者建議以貢獻度高、簡單的事情為第一優先，隨後為貢獻度高但困難的事，後續才處理貢獻度低的事物。

回顧過去忙碌時，我曾以緊急但簡單的事物為第一優先處理，喜歡看著代辦事項一下子消失好幾項，但卻忽略了困難但重要度高的事。現在我了解自己過去不踏實的原因為何，也持續依照書中的建議調整中。

總結作者提供的時間管理技巧，除了個人管理外，更重要的是工作要以提供「最大產出」為目標。我認為可以透過了解工作KPI、佐以作者的方法，將心力投注在和績效最高度相關的事情上。這樣一看，職場的遊戲規則和以前讀書考試似乎滿類似的，老師會考的地方就特別認真複習，其他看過有印象就好XD

最後，如果你有其他時間管理的小撇步或職場心得，歡迎留言和我分享！

後續高效產出、以及和長官溝通/彙報的技巧，請繼續收看

👉魔鬼藏在細節裡！多希望在進職場前就知道的3件事––老鳥菜鳥都必備的職場守則 from《效率決定競爭力》(中)