Untit《職涯》職場新人必須知道的五件事(下)

Violet99
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上一篇 — 《職涯》職場新人必須知道的五件事(上),我們説了提問技巧和‘試錯’,今天來接下去説説另外三件職場新人必須知道的事吧!雖然這一篇文字會比較多,但滿滿的都是乾貨~希望能給你們帶來有價值的職場小技巧!

時刻注意自己到底學到了什麽

R說:在這家公司學到的東西,是屬于你的。

對於剛步入社會的新鮮人來説,‘工作’除了是爲了現實面的薪資之外,其實最關鍵的還是累積職場和生活經驗。這個時候,將日常工作數據化、統整以及總結是非常重要的。

爲什麽需要這樣做?

📌作爲工作的總結:將所累積的經驗視化,能讓我們清楚瞭解自己有什麽是可以改進的,以及這份工作到底爲自己帶來了什麽。

📌作爲經驗的回顧:經歷就是資本,而我們就是在工作中不斷累積。這些經驗是否能讓你有個漂亮的履歷?若是沒有,那還有什麽能力是你想增進的?

📌作爲能力的劃分:相信剛步入社會的新鮮人總會被指派去做一些比較繁雜的工作。這時候,統整工作内容就顯得非常重要了。從這些瑣碎的小事中,你學到了什麽?這些瑣事如何變成你的能力?

📌作爲履歷的參考:人的記憶是有限的,我們無法清晰的記得每項工作内容。工作結束后的當下其實就是最好的統整及總結時段,而這些記錄讓我們在攥寫履歷的時候不會無從下手。

總的來説,對工作内容的復盤就是讓自己保持清晰的思緒,知道自己在做什麽,想要什麽,同時也避免掉入‘覺得自己永遠在做同樣的事’的死循環裏。

如何統整?

即使沒有被要求,也為自己總結周報、月結報、半年報吧!

統整的内容因人、因工作而異,但其中應該包含:整理、歸類、總結。

📌整理:將重要的工作内容一一列出。

📌歸類:將每一項工作内容歸類於相應的工作能力範疇。

📌總結:出現了什麽問題?還有什麽可以改進的地方?給自己反饋。

這樣堅持下來,可以讓你更清晰的瞭解這一份工作帶給你什麽,并且可以在現實與預期的職涯發展不符時,及時修正。

統整工具

個人其實就只是使用最簡單的Excel來記錄自己的工作内容。

📄一年度為一個檔案,其中第一頁會記錄每周的工作内容和每月總結。

📄其他各分頁可自行設置,詳細請看下圖:

另外再告訴大家一個小技巧!在大型專案或是年度結束后,務必要重新整理自己的履歷~這樣可以更直觀的看到自己能力上的提升,同時也在記憶最清晰的時候記錄下來,避免遺漏~

向上管理

R說:上級不理解下級,來源於向上管理的不足。

很多時候,作爲新鮮人,我們會一直埋頭苦幹或是沒事裝忙,好像想對全部人說‘你看,我有在認真工作哦’。

但在剛開始工作的那段時間,R曾經告訴我:忙完你手頭上的東西就休息吧,看影片,滑手機都可以。

這著實讓我感到很困惑。‘這樣不會讓別人覺得我在摸魚嗎?’或是‘這樣會給別人留下不好的印象吧?’

但隨著觀察發現,工作其實更多時候是結果導向的。休息不需要有罪惡感,裝忙也并不會讓別人覺得你很認真。而向上管理,則是衡量認真和裝忙的方式

雖然R是個職場老鳥,但他的向上管理技巧讓我非常印象深刻。如何讓你的主管知道你有在做事,應該是每個新鮮人的必修課。

主動溝通

有人會覺得,我把事情做完然後回報,就是正確的向上管理方式了吧。這沒錯,但不是最好的方式。

試想想,作爲主管,你會想瞭解各工作進度還是不懂員工們都在忙什麽?

主動溝通分爲兩個部分:

  1. 我的狀況:我正在做什麽?多久可以完成?遇到什麽問題?讓主管掌握進度。
  2. 主管的狀況:主管對我的期望是什麽?想要我做什麽?瞭解主管的需求。

透過這樣的溝通,除了讓我們與主管/同事達成共識,也能在出現錯誤的時候及時導正,避免降低工作效率,或讓人覺得‘怎麽這點小事要做那麽久?’

當然,溝通要‘挑重點’而不是想到就説。下面説説其中兩種向上管理的方式:

📌同樣使用Excel表格,於每周一整理將所有上周已完成以及本周該處理的事項并且回報。

📌將規劃好的一周工作内容新增至Google 日曆,每個時間段的工作内容都被劃分清楚,在回報的同時,也能做好時間管理。詳細如下:


提供價值

📝記得剛進入公司那陣子,主管請我幫忙搜集春酒的廠商資料。

當我搜集完後,我請同事幫我看一眼。他説:把綜合權衡后,覺得帶來效益最高的廠商標起來,并且寫出你的分析。雖然主管不一定會選擇你所推薦的,但你的考量和用心會被看到。

那一次是我第一次被主管稱贊,也是我第一次領略到細節的重要性。

員工千千萬,不行他就換,那爲什麽公司會選擇你?當然是因爲你提供了別人無法給予的價值。

而這種從細節下手的工作方式,也是主動溝通的其中一種,同時也是在提高自己的價值。

表達能力

R說:提升溝通效率,可以降低溝通成本。

其實表達和提問能力很相似,都需要用對的方式,說對的話。

三大溝通雷區

📌含糊:感覺、覺得、應該、可能。

📌不完整或沒有條理:通常別人的反應會是‘然後呢?還有呢?’等。

📌低效:最常見的就是不知道、不清楚、不會。

這些用語通常是職場的禁忌!

三大溝通技巧

📌學會把你的感覺説出來,表達要有理有據有邏輯:我‘覺得’這樣可以,因爲xxxx。

📌將重點在腦中整理一遍:減少一來一往的溝通成本。

📌緩解危機:稍等我一下,等我查清楚、確認后再給你答案好嗎?

當然,溝通是雙向的,我們無法完全掌握職場所需的溝通技巧,但我們可以做的是,在不斷工作的期間提升自己。

總結

這兩篇與大家分享了新鮮人的五大職場技巧,希望對即將或剛入職的你有所幫助!❤️但作爲新鮮人,我還有非常多需要學習的地方,所以也歡迎大家與我分享你認爲新鮮人需要知道的事情吧!感謝你的耐心閲讀!喜歡的話再麻煩幫我按個讚吧~期待下一次與你的分享。

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