對於辦餐會之思考(上)

深邃月光
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IPFS
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因此,既然就確定是這一家,那就要明確告訴對方,自己鐵定會下訂,而且馬上就能付款,讓對方窗口知道只要選擇自家公司,就能穩穩拿下業績。以這樣的姿態去談,才能引起對方的興趣,不然一堆都是候補的,何時才輪得到自己呢?

要舉辦任何餐會都是這樣,都要先推舉出窗口之後,然後負責跟餐廳或會場聯繫。窗口再把聯繫的結果,告知公司內部,大家再開會討論,反覆確認細節。的確,如果要窗口從頭自己負責到尾,那應該沒人肯接吧!

而且如果全由窗口來決定,那也無法滿足全公司的需求吧!光想壓力就來了,哪會知道誰要參加,誰不參加?誰吃素呢?這時首先就要收集參加人員有幾位,才能決定要訂幾桌。而且同時也要準備如果人數增減的話,是不是要多預留桌數這些問題。例如本來統計是十桌,結果主管臨時想要邀請其他來賓一起用餐,是不是就要多準備一桌?而且在桌數未確定之前,要找適合的場地也會有問題。不知道有幾人用餐,就不知道要找多大的場地。如果過大的場地,可能還會有低消的問題,如此一來就會增加用餐預算。

所以首先要先尋找合適的用餐場地,雖然菜單和場地設備等很重要,但最重要的還是到底有沒有空檔。就算場地再好,菜色再豐富,訂不到位也是沒輒。所以先確認用餐日還有沒有空的場地,逐一詢問之後,再挑選出幾家當天有空位的場地來討論。這時就要收集這些場地的資料,做成簡報在會議中呈現,讓大家討論後,決定要選擇哪一間。一定要做出結論,自己沒辦法決定哪一家菜色好吃,又不只有自己要去吃而已,萬一有人認為還好而已呢?這責任當然是要大家決定後共同承擔之。

先有共識後,再來就是跟領導人報告了。因為大家會選擇某一間場地,一定是有理由的,這也是領導人想要知道的。他或她想要直接知道大家的選擇是什麼?理由可否接受?或許他或她另有其他喜歡的場地?都要在提供簡報內容後才能知悉。等到確認領導人的意見也OK後,接下來要煩惱的是,由於此次聚餐的時間是熱門時段,所以被排在候補的位置。想來也很正常,大型的聚會場地也不是很多家,如果每家公司都要挑同樣時間點辦聚餐,那是不是就會很搶手?所以對方姿態高一點,這也是可以理解的。

但因為已經決定就是這個場地了,所以還是要試著與對方溝通看看。而且,之前詢問時,對方也不知道自己公司是不是真的需要這個場地,還是只是路過隨便問問看而已。就像去參觀旅展的時候,每一家都問一下去歐洲的行程是多少錢,並索取廣告單。而旅行社也不確定來詢價的是否會購買,也就是碰碰運氣而已。因此,既然就確定是這一家,那就要明確告訴對方,自己鐵定會下訂,而且馬上就能付款,讓對方窗口知道只要選擇自家公司,就能穩穩拿下業績。以這樣的姿態去談,才能引起對方的興趣,不然一堆都是候補的,何時才輪得到自己呢?

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