對於辦餐會之思考(上)

要舉辦任何餐會都是這樣，都要先推舉出窗口之後，然後負責跟餐廳或會場聯繫。窗口再把聯繫的結果，告知公司內部，大家再開會討論，反覆確認細節。的確，如果要窗口從頭自己負責到尾，那應該沒人肯接吧！

而且如果全由窗口來決定，那也無法滿足全公司的需求吧！光想壓力就來了，哪會知道誰要參加，誰不參加？誰吃素呢？這時首先就要收集參加人員有幾位，才能決定要訂幾桌。而且同時也要準備如果人數增減的話，是不是要多預留桌數這些問題。例如本來統計是十桌，結果主管臨時想要邀請其他來賓一起用餐，是不是就要多準備一桌？而且在桌數未確定之前，要找適合的場地也會有問題。不知道有幾人用餐，就不知道要找多大的場地。如果過大的場地，可能還會有低消的問題，如此一來就會增加用餐預算。

所以首先要先尋找合適的用餐場地，雖然菜單和場地設備等很重要，但最重要的還是到底有沒有空檔。就算場地再好，菜色再豐富，訂不到位也是沒輒。所以先確認用餐日還有沒有空的場地，逐一詢問之後，再挑選出幾家當天有空位的場地來討論。這時就要收集這些場地的資料，做成簡報在會議中呈現，讓大家討論後，決定要選擇哪一間。一定要做出結論，自己沒辦法決定哪一家菜色好吃，又不只有自己要去吃而已，萬一有人認為還好而已呢？這責任當然是要大家決定後共同承擔之。

先有共識後，再來就是跟領導人報告了。因為大家會選擇某一間場地，一定是有理由的，這也是領導人想要知道的。他或她想要直接知道大家的選擇是什麼？理由可否接受？或許他或她另有其他喜歡的場地？都要在提供簡報內容後才能知悉。等到確認領導人的意見也OK後，接下來要煩惱的是，由於此次聚餐的時間是熱門時段，所以被排在候補的位置。想來也很正常，大型的聚會場地也不是很多家，如果每家公司都要挑同樣時間點辦聚餐，那是不是就會很搶手？所以對方姿態高一點，這也是可以理解的。

但因為已經決定就是這個場地了，所以還是要試著與對方溝通看看。而且，之前詢問時，對方也不知道自己公司是不是真的需要這個場地，還是只是路過隨便問問看而已。就像去參觀旅展的時候，每一家都問一下去歐洲的行程是多少錢，並索取廣告單。而旅行社也不確定來詢價的是否會購買，也就是碰碰運氣而已。因此，既然就確定是這一家，那就要明確告訴對方，自己鐵定會下訂，而且馬上就能付款，讓對方窗口知道只要選擇自家公司，就能穩穩拿下業績。以這樣的姿態去談，才能引起對方的興趣，不然一堆都是候補的，何時才輪得到自己呢？