讓我們一起搞定！《搞定【青少年入門圖解版】》

繼上篇建議同學們在暑期能做的事之後，接著我們就來聊聊開學後，同學們最該優先培養的能力──時間管理。

在 Google 搜尋「時間管理」，你會發現數量可觀的書籍資料以及各方達人論述，其中也不乏有許多為商務人士設計的課程。也就是說，時間管理是一項連貫個人生活與職場的通用能力，一路用到大學、出社會。

一般而言，在升上高中以後，家長與師長在教養上會給予較高的自由度，學生能掌控的時間較國中時期多。同時也增加了許多，像是報告、小論文等等，需要較長時程規劃的作業類型，以及學習歷程與社團等等的外務活動，一再考驗同學的時間管理能力。

若一直處於被死線追逐的狀態，不僅對於各項作業的品質可能欠佳，也可能容易錯失各種難得的機會。最重要的是，在生活上缺乏餘裕去探索、培養自己的興趣嗜好，這是最為可惜的。

工作效率大師——大衛．艾倫（David Allen）為此專門針對青少年撰寫了《搞定【青少年入門圖解版】》一書。書中分為三大部份探討 GTD 時間管理系統，具體的操作流程可分為五大步驟。

Step 1 捕捉：清空大腦，把雜事存在大腦以外的地方。

準備一個「桶子」，一個實體的容器或數位工具。針對實體、數位、心理三個空間進行「雜事捕捉」，把你認為與自己相關的事物都收入桶子中。為了確保不要有雜事遺漏，桶子可以在學校、家裡、自己身上各設置一個。

Step 2 理清：對捕捉階段出現的雜事給予精確的定義。

個人認為這是最重要的一步。我們開始對桶子中的事物進行分類，並思考是否需要行動？

若不需要行動，沒有參考價值的我們便丟棄，其餘保留。

可行動事項又分為兩類：下一步行動與專案。

下一步行動：為了推動某事邁向完成而做的下一步具體可見的活動，也就是實際執行的内容。「具體」的意思是必須實際做出特定行為，「可見」則是指做這件事的時候能夠被其他人看見，不是無形的活動。

專案：需要不只一個行動，或是需要分段才能完成的結果。

整個分類完成後，對於專案，我們需要給出至少一個下一步行動。

例如：

完成讀書心得報告（專案）

-先到圖書館借某書（下一步行動）

Step 3 整理：利用行事曆、下一步行動清單、專案清單等追蹤預計完成的事情和決定。

將我們的行動規劃到三種行動清單中。

一、行事曆

上面只有3種資訊：

1. 特定時間的行動（足球比賽、音樂會、電影開演時間、牙醫預約時間等）。

2. 特定日期的行動（作業繳交日期、音樂會售票日期等）。

3. 特定日子的參考事項（生日、假日等）。

二、下一步行動清單

完整列出了不必在特定時間或特定地點進行的行動，這份清單上全都是單一的下一步行動，用來推動你判定為應該要注意的事情。

要怎麼判斷這個行動該放進行事曆還是下一步行動清單呢？很簡單，看這個行動是不是有特定的時間或日期。

三、專案清單

集中所有你想要執行的專案，每個專案底下至少都要有一個下一步行動。

Step 4 回顧：進行每日檢視和每週檢視，確實推進每件事。

每日檢視

每天至少要看兩次；早上起床一次，晚上睡前一次。

每週檢視

相當於重新走過前面幾個步驟。

上週有沒有未完成的事項？有沒有新增事項？下週有沒有什麼行程我們應該開始準備了？

各個專案我們是不是都在進行？都有至少一個下一步行動？

Step 5 執行：採取有效行動，去做真正重要的事。

在將事情排入或者執行之前，我們應該要考慮的四件事。

• 優先順序：現在最重要的是什麼？今天最重要的是什麼？

• 地點：我在哪裡？在這個地點我能做什麼？

• 時間：我手頭上的時間可以做什麼？ 在下一個排定的活動到來之前，你有多少空檔？5分鐘？10分鐘？30分鐘？ 這段空檔拿來做什麼最有效？

• 精力：我現在的精力狀況適合專心做什麼？ 你在什麼時段會處於最佳狀態？一大早？中午？深夜？ 你在什麼時段感覺最清醒、最精神抖擻、最有毅力去應付困難的挑戰？

以上便是 GTD 系統的粗略介紹，想了解更細節的歡迎找書來讀。這裡給個個人實踐的小建議，雖然說是五個步驟，但其實它們是可以分別獨立操作的。例如使用數位工具的的話，隨時隨地都可以進行捕捉，午餐時在來理清跟整理。主要還是要配合你的生活型態做調整。

關於時間管理當然還有許多內容可以討論，GTD 只是一套我認為對於高中生較為簡易好上手的系統，並且有書籍可以參考。

鼓勵各位學習時間管理並不是為了要成為效率機器，無止盡的去完成更多的事。而是在過程中理解，我們的時間有限，只能先完成最重要的事。一方面也是在探索自我，明白自己的極限，自己對什麼樣的事充滿熱情？什麼時候精神最好？什麼類型的工作較為擅長？這都會在反覆實踐中一一顯現。