專案管理丨從職場到生活專案管理十絕－籌備一場百人研討會要注意的20個細節🎯

趙逸祥 Frank

6 月 24 日

IPFS

【專案管理丨從職場到生活專案管理十絕】
系列之二、籌備一場百人研討會，要注意的20個細節 🎯

從無到有籌備一場百人級別的研討會，若是零經驗可能會懼怕？籌備期拉甘特圖焦躁不安？其實只要照著節奏把前中後籌備重點走一遍，相信人人都是專案管理高手！以一場學術研討會來看，辦理過程中需要注意哪20個細節呢？

會議主題：必須先擬定出會議大標、副標、系列、擬定各場次及講題大方向
會議時間：初步敲定平日或假日、上午或下午、預留場佈場撤時間、避開重要大節日（例如總質詢）
會議地點：詳細確認預算及報價、場地器材、佈置規劃、交通停車資訊、音響及網路、投影及資訊講桌、燈光及空調、攝影角度、報到處及入場動線、上下台動線...等場勘事項
活動補助：依照補助函文確認補助項目、金額、內容、時程、統編...等資訊
活動單位：確認指導、主辦、協辦、贊助、合作...等單位照順序
會議議程：確認開幕致詞、貴賓致詞、大合照、各講次、綜合座談、休息、午餐等時間安排，包含講題、講者、時長、順暢度
會議講者：聯繫洽邀司儀、主辦、貴賓、主持人、主講人、與談人...等
餐飲資訊：先確認預算，再依序安排午餐、茶敘、晚宴、餐具等資訊；留意場地飲水機、垃圾回收區及會議廳飲食規範等
住宿接待：先確認預算以及須協助安排的對象，接著考量交通便利性、房型、隔日早餐、入住及退房時間等
交通接駁：分別預備給一般參與者的交通指引、貴賓的接駁指引、通用型停車指引（留意是否有免費額度）
宣傳預備：研討會資訊逐步確認同時，開始著手預備宣傳DM、邀請函、文案、報名表及資料庫等宣傳素材（報名表可以找同事試填❗）
宣傳啟動：確認可正式開放報名後，基本的宣傳管道包含官網、FB、IG、Accupass、LINE、電子報、下廣告、發公文、發動關係網邀請…等各式管道
器材預備：個人習慣將器材種類分為媒體器材、其他器材及工作人員用品三大類，到底詳細需要哪些器材？下一篇專文揭曉 🤩🤩
團隊分配：可以分為總召副召、主持前台組、貴賓接待組、行政報到組、總務組、餐飲組、媒體控台組、平攝動攝組、文字新聞組、機動組...等，可以依照實際需求做彈性調整或重組，各組安排一主責方便對接
行前通知：內容可包含時間地點、議程資訊、交通接駁、相關連結、注意事項、聯絡窗口；寄送對象包含各級單位、受邀貴賓、主持人、講者、報名者...等
場佈走流：現場要有Leader出來掌控節奏！
當天執行：事前規劃好，當天很輕鬆！
當天結束：場地復原、檢討鼓勵、發新聞稿、社群發文、失物招領
會後整理：器材歸位、文字紀錄、照片影音、車票領據、文件歸檔
會後結案：留意時程、成果報告、支出憑證、經費報表