如何提高職場競爭力?涵寶寶高效工作課後心得分享
在高效工作上,我遇到哪些挑戰?
自從畢業,開始在家自由工作後,雖然沒有來自主管的壓力,但我需要不斷地嘗試各種方法、尋找不同的管道,以穩定工作收入。面對的,是許多需要解決的課題,比如:
- 該如何設定好目標,並且管理好每一個專案?
- 該如何避免拖延、減少干擾源,進而有效率地在家工作?
- 該如何找出問題的本質,並且針對核心制定出有效益的策略?
雖然我自認時間管理不會太差,但因為在家工作的模式有別於過往既定的工作型態,所以有很多東西需要重新摸索,而且,為了達到我的理想目標,我需要一個人負責起專案的規劃、執行、檢視等,同時還需要維持工作與生活的平衡,因此「如何在家有效率的工作」便是我最重視的課題。
為了解決這個問題,我在《涵寶寶高效工作》這堂課中體會到一件事:「在家工作,也要為自己創造出工作的儀式感」。儘管是在家辦公,我們也是在工作,因此在每次工作時,不但需要著裝打扮,也要建立起良好的工作環境、降低干擾源、為自己制定出「出社會的時間表」。
因此,以下我將要分享四個讓我印象深刻的重點,希望可以將其內化,並導入到個人工作流程中,讓我能夠更有效率地在家辦公,並且將未來的問題與風險一一化解。
涵寶寶高效工作課的重點流程
利用工具提高效率
「如何利用現有的工具,將時間應用最大化」變得格外重要,畢竟現代生活壓力越來越大,事情也越來越多,在每個人都只有 24 小時的狀況下,若不清楚自己的時間到底花在哪裡,並且有效地管理它,那麼只會一直被各種壓力追著跑。
那麼到底該用哪些工具與自己對話、紀錄想法,或者是管理時間與專案呢?以下,我將與你分享涵寶寶在課堂中提及的四個實務方法:
- 利用手帳寫日記,學著與自己對話、發掘情緒敏感源、觀察自己專注的高峰時間。
- 利用心智圖,視覺化你的想法、不受框架限制的發散思考、統整你的靈感。
- 利用 Excel、番茄鐘、Forest 等時間管理工具,解決拖延、降低焦慮、更專注地完成任務。
- 利用 Notion、Trello 等線上工具,有效管理專案進度、蒐集想法,並且建立友善的協作環境。
專案管理
在執行的過程中,其實會遇到各種挑戰,像是需求的變更、目標設定不明確、團隊溝通有障礙等,雖然風險是必然會存在的,但若有明確的 SOP,不但可以將接踵而來的課題迎刃而解,更有機會提前避免問題的發生,讓專案可以更順利的執行。
那麼,執行專案前需做哪些事?該如何制定有意義的目標?該如何提前找出可能的問題?以下將與你分享涵寶寶在管理專案的三個心法:
- 執行專案前,需先進行評估作業,包括風險、顧客、產品定義等。
- 先利用 OKR、SMART 設定目標,建立團隊工作默契,再透過工具管理進度、溝通、流程等。
- 利用 PDCA 找出可能的問題,並且在利害關係人中找到關鍵人物,才能真正有效解決問題。
解決核心問題
不論是在生活或職場上,我們每天總要處理各大小問題。問題就像遊戲關卡,解決了,便能邁向下一關;解不開,則憂心如焚。可見「如何解決問題的本質」是很值得探討的議題。
因此,我參考了涵寶寶分享的以下四個方法,希望自己可以藉此優化解決問題的流程、更從容不迫地應對任何挑戰。
- 透過 4P 分析問題的核心與大小、利害關係人的立基點等,發現問題的真正本質,避免發生過度刪減、扭曲事實的狀況。
- 若想決定問題解決的先後順序,首先,需釐清問題被解決的目標與目的、確認解決方式的效益,最後再快速計算可能的成果與效益。
- 想要解決問題時,需先確認目標範圍、分析為什麼要解決這個問題,並列下需達成的指標,最後再思考執行方式,擬定更明確的專案。
不再拖延
之所以會有拖延的狀況發生,是因為我們有時候會下意識逃避費力氣的事,以及重要卻不好處理的工作,所以就會轉而先將簡單的瑣事解決掉,把困難的事情留在最後再說。
因此,我想與你分享涵寶寶在課堂中提及的四個重點,其中的內容不但讓我更清楚知道如何管理時間,也可以避免拖延的現象發生。
- 如果你很常不知道時間花在哪裡,可以利用工具記錄每件事花費的時間,從中提高時間敏感度、訂立目標更準確、降低焦慮,提高執行率。
- 開始執行任務前,可以先為其預估花費的時間,並且搭配 PDCA 法則,不但可以讓往後的規畫更精準,也能夠讓自己每天有明確的目標方向、降低拖延症。
- 想要專注度,就要先了解身邊有哪些干擾源,再從中制定策略、減少干擾源,並且事先規劃你的一天、不要同時做兩件以上的事情,更要適度地讓自己休息。
- 制定「出社會時間表」,不但可以將目標轉換成可行的行動計劃,也能夠讓時間最大化、提高對人生的掌握感。
結論
現代有太多事情可以忙了,我們總會列下許多待辦清單,再花很多時間去完成。然而,一直被壓力追逐的我們,是否有保留時間與自己對話?了解自己目標是什麼嗎?自己又是為了什麼而努力?
說真的,事情永遠處理不完,但人生只有一次。
這堂課給予我許多對工作的啟發,不論是在心態,或者是流程上,讓我對於初次在家工作的未知道路上有了更多的靈感,了解該用什麼樣的態度與方式去優化自己與工作。
如果你對涵寶寶的高效工作課程有興趣,可以查看【涵寶寶高效工作課程心得:提高職涯競爭力的4大重點】文章,了解更多關於課程的重點與心得。
希望可以透過本篇的分享,勉勵你也可以找到自己的人生節奏,打造出高效的工作,並且實踐出屬於自己的理想生活。
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