用途相似、設計邏輯不同的資料整理工具：AnyType與Tana

本文原載於《F大叔的日常通信》電子報，歡迎訂閱。

AnyType：比較嚴謹的結構化資料庫

我使用資料整理工具AnyType已經有一段時間，相當喜歡，現在每天都用它紀錄各種事情、並且建立每日活動紀錄和通訊錄之類的連結，例如可以搜尋「上個月我跟誰見了幾次」或「上次見到某人是什麼時候」之類的資訊。

AnyType的特點，是它的資料庫走的比較是傳統的結構化風格（簡單說就是「看得到有表格的」），好處是定義清楚，但缺點也是定義太清楚。

有時候在紀錄「聯絡人」物件時（裡面的每筆資料都是一個物件，而物件有各自不同的獨特屬性定義），會因為沒指定清楚，而變成建立一個同名的「筆記頁面」物件，還得去刪除再重建。

而且每一個物件都有特定的樣版，雖然可以改，但不會追溯到先前建立的物件。

你可以把它想像成現在的電腦作業系統：每個檔案有不同的屬性、必須放在特定的檔案夾之中、檔案中的欄位如姓名電話等等都有固定的樣式。

總之，結構式的資料好處就是定義嚴謹、分類容易、運算簡單；但缺點就是必須遵循既定的規則（除非你去改它），否則就會跑出不是你要的結果。

Tana：自由型態的資料庫

剛剛拿到另外一個類似工具「Tana」的試用邀請。其實它和AnyType概念類似，但走了自由型態資料庫（free-form database）的路線；也就是資料沒有特定的結構和屬性，只用標籤來定義用途（例如「#聯絡人」）。

之後各個物件（在Tana中叫做node／節點）就只在需要時，才建立常用的預設搜尋組合（例如「常用聯絡人」），其他搜尋就視需要隨時建立即可。

我很久以前的一篇研究小論文談的就是這個：結構化和自由型態的資料庫的優缺點、以及在作業系統上的應用。

「自由型態的檔案管理系統」後者就是前面提到的概念：完全沒有檔案夾的的階層概念，而是在需要「Photoshop檔」、「X計畫用到的文件」、「昨天改過的文章」等隨需（ad hoc）檔案集合時，隨時視需要產生內含這些檔案的視窗（或是未來其他的UI設計）。

（不過系統檔案是例外，例如用永久性的關係連結來處理；因為我們看不到的系統檔可能有幾十萬個，每次都臨時集結的話太浪費運算能力。）

如果你是用Mac系統的話，其中有所謂「智慧型檔案夾」的概念，大概就是這個意思；就是在目前還是階層式的檔案結構之下，讓你還是可以用自己定義的條件，產生視狀況隨時變動內容檔案的檔案夾。

哪個比較好？

有趣的是，AnyType和Tana的標語都類似「你的資料作業系統」、光看網站上的簡介可能也會覺得它們很像，不過在我看來，這兩者背後的設計和操作哲學是蠻不一樣的。

結構化資料庫的優點在於簡單明瞭、定義嚴謹，而且因為有預設的索引、以及限定的範圍，所以搜尋、排序之類的運算速度較快；而且使用者（特別是定義這個資料庫的人）完全可以掌握資料的狀態和關係。

但從優點衍生出來的缺點，就是自由度受到定義規範的限制（例如「聯絡人」和「X計畫相關檔案」就不太容易快速建立關聯）、而且如果資料打錯欄位就可能找不到。

而自由型態資料庫的優缺點則剛好相反：定義靈活、資料彼此隨機連結容易、而且理論上比較耗費運算資源。

雖然今天難以定義的資料類型（例如筆記工具中的「日記」、「好文摘錄」、「該公司每月15日付款」之類的）、以及意想不到的資料關聯彈性（例如「通訊錄中有哪些人也認識王小明」）越來越多，但資料庫技術的進步、以及電腦運算能力的增強，讓自由定義資料庫在速度上的缺點幾乎已經可以忽略。

一生不羈放縱愛自由

如果功能和使用體驗設計良好的話（設計得不好就是「亂」），我個人當然是偏好彈性更高的自由形式資料庫，而且我也認為這會是未來資料管理的趨勢；特別是「手機速度比從前超級電腦快」的現在（更不用說未來）、再加上具備資料辨識和處理能力的AI，未來這類工具的發展應該很值得期待。

目前為止，AnyType可以說是結構化資料庫結合筆記軟體的典範（另一個也做得不錯的是Notion，但彈性比起AnyType略遜一籌）；如果你很習慣關聯式資料庫工具的操作，很快就可以用AnyType變出一堆東西來，相當好用。但因為目前還是測試版的關係，所以多少有些臭蟲，但我碰到就會回報。

Tana今天剛拿到邀請，只靠先前讀介紹和短暫摸了半小時，大概知道它的運作邏輯是怎麼回事。等之後用上手一點之後再來報告心得。

（補記一下：Tana裡面還是有格式化資料庫，但是是附屬在各個節點之下；一來主資料庫還是比較接近自由形式的、二來多少還是可以兼顧一些結構化資料庫的優點。雖然有點「不純」，但目前為至尚稱好用。）

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