如何做好團隊管理?先瞭解團隊建立4階段
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團隊建立4階段-塔克曼模型
根據美國心理學教授布魯斯.塔克曼(Bruce W. Tuckman)於1965年所提出團隊發展階段理論,指出團隊發展會經過形成期(Forming)、磨合期(Storming)、規範期(Norming) 、執行期(Performing)這4個階段,在歷經彼此試探、磨合、適應和協調後,可從中獲得成長。而團隊管理者在這過程中,必須清楚掌握團隊目前處於何種階段,並判斷要用何種方式領導成員,提供哪些協助。
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團隊建立階段1:形成期(Forming)
在第一個團隊建立階段,是從個人轉換成為團隊成員的階段,目標是找到「對的人」,能夠認同團隊的願景。通常在此階段,成員們會互相摸索協作模式,以及試著界定任務範圍及目標性質,一起討論如何完成。心態上對於下一步要如何執行沒那麼明確,可能會感到質疑或緊張,此時團隊管理者就必須挺身而出,協助培養成員彼此間的信任感,並作為溝通與傾聽的主要角色。
團隊建立階段2:風暴期(Storming)
在第二個階段進入風暴期,也可稱作磨合期。團隊為達成共同的目標需要不斷進行討論,若兩方意見不同可能就會產生激烈碰撞,甚至分裂成不同的派系紛爭或搞小團體,導致團隊內部衝突不斷。因此,為降低摩擦機會,建議團隊建立後,團隊管理者能帶領著成員們在工作之餘多互相交流,瞭解彼此的個性及地雷,並學會換位思考,以及如何共同為團隊創造更大的利益。
團隊建立階段3:規範期(Norming)
當團隊磨合結束後進入規範期,成員們能接受團隊的基本規範以及彼此在團隊中所扮演的角色,彼此關係較為密切,能達成共識並產生信任。在制定工作規範及目標時,可更加發揮團隊的效能,成員也會主動提供過往經驗給大家參考,共同承擔起責任,減少衝突發生,為團隊目標而努力。
團隊建立階段4:執行期(Performing)
進入最後一個階段,代表團隊已經有了明確的樣貌,不僅找到對的人、彼此經歷了磨合,也訂定出合作的模式和默契。只要建立出良好的關係,扮演好各自的角色,並找出彼此的優點,即使遇到問題也夠找出解決的方式,發揮出團隊真正的力量,。
透過 Lale 辦公工具,4階段打造強大團隊!
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1.形成期:會議管理快速敲定討論時間
在團隊建立初期,成員需要透過大量的討論來熟悉彼此,以及確認目標要如何達成。Lale 辦公的會議管理系統可幫助團隊快速比對行程,敲定會議時間,並串聯機器人自動發送通知訊息給所有成員。當會議結束後,可透過系統新增會議紀錄,或直接建立工作清單,將工作指派給對應人員,確保開會的結論有確實被執行。
2.風暴期:群組聊天培養默契促進溝通效率
當團隊進入磨合期,為了達成目標可能會在溝通的過程中造成許多摩擦。團隊管理者可鼓勵成員多多使用 Lale 辦公的即時通訊功能,根據不同的目標分別建立各自的討論群組,除了透過傳送文字及語音訊息溝通,更可適時地運用貼圖來緩和聊天室氣氛,避免發生衝突。另外也支援傳送檔案、影片、圖片等內容,幫助促進彼此溝通的效率。
3.規範期:文件管理保存 SOP 文件、知識保存
成員在此階段已達成基本共識,能共同制定工作的規範。當產出制式的 SOP 或其他知識文件時,可將檔案上傳至 Lale 辦公的文件管理系統。若想妥善控管機密文件,可於系統設定自動稽核異常通知,例如員工每週點閱機密等級高於一般以上的文件,超過20次者之前10名排行,系統每週將固定傳送訊息通知管理者稽核結果報表。
4.執行期:專案管理控管工作時間與成本
不論執行任何工作項目,都需要有明確的管控確保能如期完成,團隊管理者可透過 Lale 辦公的專案管理,根據不同的工作內容建立項目,並從甘特圖檢視成員的工作進度狀態是否有延遲、將到期的任務,確保角色分工明確、用人資源最大化。
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原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結。
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