如何做好團隊管理?先瞭解團隊建立4階段

團隊建立4階段-塔克曼模型

根據美國心理學教授布魯斯．塔克曼（Bruce W. Tuckman）於1965年所提出團隊發展階段理論，指出團隊發展會經過形成期（Forming）、磨合期（Storming）、規範期（Norming) 、執行期（Performing）這4個階段，在歷經彼此試探、磨合、適應和協調後，可從中獲得成長。而團隊管理者在這過程中，必須清楚掌握團隊目前處於何種階段，並判斷要用何種方式領導成員，提供哪些協助。

團隊建立階段1：形成期（Forming）

在第一個團隊建立階段，是從個人轉換成為團隊成員的階段，目標是找到「對的人」，能夠認同團隊的願景。通常在此階段，成員們會互相摸索協作模式，以及試著界定任務範圍及目標性質，一起討論如何完成。心態上對於下一步要如何執行沒那麼明確，可能會感到質疑或緊張，此時團隊管理者就必須挺身而出，協助培養成員彼此間的信任感，並作為溝通與傾聽的主要角色。

團隊建立階段2：風暴期（Storming）

在第二個階段進入風暴期，也可稱作磨合期。團隊為達成共同的目標需要不斷進行討論，若兩方意見不同可能就會產生激烈碰撞，甚至分裂成不同的派系紛爭或搞小團體，導致團隊內部衝突不斷。因此，為降低摩擦機會，建議團隊建立後，團隊管理者能帶領著成員們在工作之餘多互相交流，瞭解彼此的個性及地雷，並學會換位思考，以及如何共同為團隊創造更大的利益。

團隊建立階段3：規範期（Norming）

當團隊磨合結束後進入規範期，成員們能接受團隊的基本規範以及彼此在團隊中所扮演的角色，彼此關係較為密切，能達成共識並產生信任。在制定工作規範及目標時，可更加發揮團隊的效能，成員也會主動提供過往經驗給大家參考，共同承擔起責任，減少衝突發生，為團隊目標而努力。

團隊建立階段4：執行期（Performing）

進入最後一個階段，代表團隊已經有了明確的樣貌，不僅找到對的人、彼此經歷了磨合，也訂定出合作的模式和默契。只要建立出良好的關係，扮演好各自的角色，並找出彼此的優點，即使遇到問題也夠找出解決的方式，發揮出團隊真正的力量，。

透過 Lale 辦公工具，4階段打造強大團隊！

1.形成期：會議管理快速敲定討論時間

在團隊建立初期，成員需要透過大量的討論來熟悉彼此，以及確認目標要如何達成。Lale 辦公的會議管理系統可幫助團隊快速比對行程，敲定會議時間，並串聯機器人自動發送通知訊息給所有成員。當會議結束後，可透過系統新增會議紀錄，或直接建立工作清單，將工作指派給對應人員，確保開會的結論有確實被執行。

2.風暴期：群組聊天培養默契促進溝通效率

當團隊進入磨合期，為了達成目標可能會在溝通的過程中造成許多摩擦。團隊管理者可鼓勵成員多多使用 Lale 辦公的即時通訊功能，根據不同的目標分別建立各自的討論群組，除了透過傳送文字及語音訊息溝通，更可適時地運用貼圖來緩和聊天室氣氛，避免發生衝突。另外也支援傳送檔案、影片、圖片等內容，幫助促進彼此溝通的效率。

3.規範期：文件管理保存 SOP 文件、知識保存

成員在此階段已達成基本共識，能共同制定工作的規範。當產出制式的 SOP 或其他知識文件時，可將檔案上傳至 Lale 辦公的文件管理系統。若想妥善控管機密文件，可於系統設定自動稽核異常通知，例如員工每週點閱機密等級高於一般以上的文件，超過20次者之前10名排行，系統每週將固定傳送訊息通知管理者稽核結果報表。

4.執行期：專案管理控管工作時間與成本

不論執行任何工作項目，都需要有明確的管控確保能如期完成，團隊管理者可透過 Lale 辦公的專案管理，根據不同的工作內容建立項目，並從甘特圖檢視成員的工作進度狀態是否有延遲、將到期的任務，確保角色分工明確、用人資源最大化。

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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。