子謙
子謙

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職場漫談|流程檢核 找出「不拉馬的兵」

「流程」是企業運作非常重要的骨幹,執行是否順暢、有價值,影響著企業獲利。前中國惠普總裁程天縱先生,曾發表過幾篇文章談到「不拉馬的兵」的故事,本文提出一個方式,讓組織從流程面,試著讓不拉馬的兵,轉變成驍勇善戰,即戰力的兵。

我曾被指派去帶一組團隊,在我孰悉新的職務與業務過程中,常聽到同仁告訴我:「這件事情以前就是這樣處理的…」、「那項作業一直以來都是按照這流程執行的…」,但當我進一步詢問:「那麼現在這種狀況,與之前處理時的背景是否一樣?」、「一定得透過某單位轉達,還是我們直接可以聯繫,以縮短溝通流程?」同事被我問得不知如何回答。

這令我想起前中國惠普總裁程天縱先生曾說過「不拉馬的兵」的故事。

有一個野戰砲兵團駐紮在英國某鄉村,指揮官為了敦親睦鄰,舉辦一場實彈射擊演練,並邀請附近的民眾來參觀。過程中果然表現出平日訓練精實的成果,彈無虛發,搏得所有觀眾的一致掌聲。

但民眾裡有一位企業家,發現了在陣地後方有名小兵,至始至終都站在同一個地方,一動也不動,便好奇的問指揮官原因。沒想到把指揮官考倒了,從他在學校受訓時,就已經這樣操演,從來沒人質疑過。

經過一番研究,才得知在19世紀是靠馬拖砲車,為了避免馬受到砲聲的驚嚇,需要一位負責拉著馬的兵。如今,已經靠機動車輛來移動,早已不需要那位拉馬的兵了。

現有作業方式與流程已被制度化,同仁也習慣如此運作,其實可以蕭規曹隨,但沒人去探究,這裡面是不是有「不拉馬的兵」(無效的作業),就失去流程精實化的機會了。

流程是組織與企業運作的骨幹,若能在一系列精實的作業下運作,我相信產生的綜效,一定能提升競爭力。但我們要如何精實流程,提升效率?

組織運作一定有其存在的價值,首先確立企業與組織的目標,設定衡量的指標,再將指標透過流程的三個基本模式:輸入-處理-輸出(IPO,Input-Process-Output),進行評估與判斷有效性,然後確實執行;倘若無法滿足目標的需求,則進行整併或捨棄。

而所謂的IPO是──

輸入:可以衡量的投入。例如:客戶要求、產品規格、可用資源,數據報表,或是由上一個流程所產出的成果物。

處理:增加附加價值的活動。依據輸入的內容,透過一連串的作業,提供附加價值給需要被滿足的對象。例如:產品設計與開發、數據分析報告。

輸出:可以被衡量的成果物。將預計接收成果物的對象視為客戶,衡量成果物是否與目標一致。例如:開發並驗證完成的產品、可以做為決策的分析報告。

為達成某個特定的目標,必須將一系列相關的作業活動串聯起來,妥善運用組織的資源,將可以被衡量的輸入,經過處理而增加附加價值,輸出可被衡量的成果物,最終達成預期的結果。


本文亦刊登於經濟日報:https://udn.com/news/story/7241/6048771

CC BY-NC-ND 2.0

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