麦诚之工作效率回顾周记—第13 期:我使用Notion 的经验及我放弃Notion 的原因

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信任问题。当一个笔记软件无法令我信任时,我无法相信我的笔记不会突然有数据损失。当然,这问题本身有点庸人自扰,因为如果不信任任何软件,那么我只能回到纯文字格式,及失去现今网络科技带来的优势。但的确,我过去十年来的数码笔记术,是朝着将来二三十年仍能打开的前提而使用,亦即是,我的确越来越倾向使用纯文字格式作为笔记术。

Notion笔记软件,其强大之处已经有很多篇幅介绍。例如以下的好文章介绍:

我是从2015 年起使用,在2016 年的电邮也有连结介绍过Notion。我经过这几多年的使用,我从忠实用户至付费用户到现在完全离开Notion。以下是我的心路历程。

Notion 首先作为一个协作写作工具,慢慢发展成为个人知识库工具。

我亦从起初只是写作用,慢慢构建自己的不同数据库,我将课程的教材放上Notion、每日网站记书签记录、教学文写作、不同的笔记撰写等。

Notion 第一强大之处:动态关系数据库

Notion 的强大之处无容置疑。此工具的最大特点是动态数据库。

每一笔记录既是一篇篇笔记,亦可以按资讯类别及需要自定义不同的属性。

Notion 中每笔记录内容。

属性分为不同的类型,常用的如数字、下拉选单、多选Tags、日期、档案、勾选框等。

属性的不同类型

另外,亦会有关连数据的进阶选项,例如按其他属性而计算的公式、多对多的关连等。

关连数据的进阶选项

有以上不同属性,配合文本内容后,就像是一个个动态生成的关系数据库。这让以往需要结构化语言知识及介面编程技术的深奥技术,简单化成所有人都能按自身需要设定及使用。这是Notion 的第一强大之处。

例如我在撰写教学文时就定义了Publish Status 写作状态:

其中一个动态资料表的下拉选单自定义状态。

不要少看这些属性好像好基本般,只是下拉选单一个属性,已经可以变化多端。例如我的每日日记,有一个属性记录我对当天的表情评分。配合不同的显示类型、分组、筛选、关系条件,可以按选单内容组成不同的显示方式。

我的日记列表

而这个列表,我可以设定不同的显示方式,例如,按表情分组的列表等:

按表情分组的列表

Notion 第二强大之处:文字随时变身页面扩展

作为笔记撰写工具,可以无忧无虑地先写再整理,一直是我的其中一个笔记撰写软件需求。而Notion 对文字的转变的门槛甚低。例如当我有一列表后,假如我想对这些列表项目扩展内容,我可以将右键将项目内容转为子页面。

将文字转为子页面

如是者,我就可以在不影响主文结构的情形下,对某个字眼或某个资讯进行详情备注,甚至因而构建起有从属关系的说明文档、教学材料,或构建起互连的个人资讯库等。

而当我在整理资讯过程中发现,某类资讯可以按甚不同的属性再细分时,我就可以进一步将子页面变成表格般的数据库,甚至关连数据库。

建立「表格」动态数据表


将子页面变成动态数据库的一项记录。

Notion 还有不少好用功能,例如Bookmark 网址书签,会自动揭取网站内容、或者同步内容块功能、又或者因应不同数据类型的不同显示方式等。

我的Notion 首页,红色框为同步内容块。

上下两个红色框为同步内容块,此处的内容可以同时出现在不同页面上,且保持内容一致。有点像网站制作的页头页尾范本般。

是很强大,但用了五年后的我放弃了使用Notion

由上述得知,Notion 的确强大,但我在使用五年后放弃了使用Notion。离开,有三大原因。但说明原因之前,先强调Notion 的确在特定场合下非常好用,只是我以下的个别情况,致使我无法信任All-in Notion。而知识库只要不是All-in,就难以维持。所以我放弃Notion 了。

首先,Notion 需然能将复杂的关系数据库简单化,但能力越大,责任越大。能够容易又随时构建数据库的后果,就是乱开有可能会越来越乱。这不是Notion 的本身问题,每个笔记软件用久了都会有混乱情况,例如资料夹如果不管理,资料夹一样有乱开然后档案不知放哪的情况。但Notion 由于属性可以动态增减,数据亦可以随时搬动,所以若整理不善,更容易出现结构不分明或数据不知放在哪的情况。当然,有搜寻功能下,这情况还是可以受控的。

第二个原因,也是主因。我的帐号的所有公开页面,突然全部失灵。即过往我所分享的教材Notion 页面,全部失灵。而且,我新建立的页面,也无法再公开分享。我找客服支援,也没有得到解决,上升到N 层也没有得到解决。经我的实验,新开的工作空间是没有此问题的,只有原本那个就是分享不了。而无论是客服与开发者有鸿沟而上呈不了真技术问题,还是真被我误中Bug 而只有我的帐号不能分享,总之,这揭示一个问题,就是我要认真思考我All-in 笔记的这个系统,有多令我信任。

第三个原因,信任问题。当一个笔记软件无法令我信任时,我无法相信我的笔记不会突然有数据损失。当然,这问题本身有点庸人自扰,因为如果不信任任何软件,那么我只能回到纯文字格式,及失去现今网络科技带来的优势。但的确,我过去十年来的数码笔记术,是朝着将来二三十年仍能打开的前提而使用,亦即是,我的确越来越倾向使用纯文字格式作为笔记术。

可能只是我自己有此过份忧虑,但当ObsidianLogseqNotePlan 3等2021 新贵都打着纯文字储存的旗号,又或者老一派的nvALT老早十年前就以纯文字储存作为卖点可见,未必只有我个人倾向优先本地储存及优先开放格式储存。

我的选择条件:优先考虑是否能输出

所以,我现在选择笔记软件时,会优先了解其批量输出功能,例如是否能输出纯文字格式、或HTML 格式、或JSON 格式,输出后有没有保持原有的结构或metadata,及后续继续使用这些输出档的难度。例如Obsidian 及Logseq 的档案本身就是纯文字档案,所以档案可以随时在其他软件开启及修改。而Craft 笔记软件,虽有类似Notion 般为编辑器,但可以整个工作空间所有文件连档案批量输出。

所以,我没有再使用Notion 了,但无可否认,Notion 的动态数据库控制得好,是几乎可以将整个人生都用Notion 来记录及管理的,对于未试用的朋友,我仍然会推荐,亲身试验是否适自己使用。

上述,就是我由初用Notion、成为付费用户、离开Notion的心路历程。

— 麦诚Makzan,2022-01-03。


我是麦诚轩(Makzan) ,除了正职外,平常我要么办本地赛与办世界赛,要么任教编程与网站开发的在职培训。现正转型将面授培训内容写成电子书、网上教材等,至今撰写了7 本书, 2 个视频教学课程。

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麦诚Makzan


CC BY-NC-ND 2.0 授权

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