掌握3個法則!提升職場中的橫向溝通效率

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在職場中不僅需要擁有出色的工作能力及專業知識,更需要搭配良好的溝通技巧,不斷學習如何團隊溝通、合作,共同完成目標,才能夠提升團隊的工作效率。作為管理者更需要做到縱向和橫向溝通,適時的向上級反映,提供建議和修正方向,以及向下清楚的傳達指令,避免出現認知上的落差。以下提供3個在職場中的橫向溝通法則,幫助團隊在溝通時能夠更有效率。
圖片來源:Freepik

什麼是橫向溝通

橫向溝通(Lateral Communication)指的是在組織內部中,同樣位階的員工或是部門所採取的溝通行為。當管理者下達工作指示時,若需要進行跨部門的協作,有時就會因為無法達到良好的橫向溝通,導致目標難以達成。

團隊協作、交換意見以及解決痛點等,都算是在橫向溝通的範疇內,但橫向溝通其實也未必都會有其目的性,透過抒發或交換資訊來建立和同事之間的關係,也可以算是橫向溝通的一種。

 

橫向溝通的3個法則

橫向溝通法則 1:先定義出溝通系統

當企業內部需要進行橫向溝通時,管理者必須先定義出一套溝通系統,後續在執行工作時,才能夠讓團隊成員之間,維持有效率的溝通。

簡單來說,管理者可以明確定義出在什麼情況之下,要用什麼系統進行溝通,例如團隊在平時討論工作,可以使用企業即時通訊軟體做到即時的溝通,而在需要做到對外溝通,或是需要發送較正式的公文、不緊急的通知時,再採用 E-mail 進行溝通等等。

若企業採取即時通訊軟體進行溝通,建議要讓團隊成員集中只使用一個軟體,避免訊息分散,並留意該軟體的安全性,盡量別在未受保護的環境下傳送機密文件,導致企業重大資訊外洩。

 

橫向溝通法則 2:瞭解現況後再提出建議

在提出建議或反饋時,建議先選擇傾聽,瞭解對方所站的立場以及事情的原委後,再針對問題提出自己的看法,若只是一昧的安慰或稱讚,反而無法幫助解決問題,對於橫向溝通沒有太大的幫助。

 

橫向溝通法則 3:管理者需要以身作則

若自己身為一位團隊的管理者,自己的言行舉止將會影響到整個團隊的橫向溝通方式及氛圍,因此團隊的領導者,更需要謹言慎行,並讓自己成為團隊成員們的標竿,不論是在跨部門或是自己團隊的協作,都能夠發揮更好的效果。

 

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原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結

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