【時間管理】職場學做人學做事 獨少這1件事 (附Notion模版)

時間管理是什麼? 一天完成 100 個任務嗎?

嘟嘟嘟… 平均 10 分鐘就會響一次的電話，在我正在趕一份下午的報告時，毫無意外的又響起單調又有點熱悉的電話鈴聲。

在辦公室中，我可以用 81.2167% 的機率，猜中這鈴聲是由哪一只話筒發出，這是一個無用又無奈的技能。

「Hello, 你好，我是 Oscar 。」

電話那頭傳來 300 號的聲音；「來我辦公室一下」「是的，總經理。」

300 號是老總的內線電話，接完電話後，將工作做個簡單的收尾，拿起筆記本起身離開我可愛又迷人的椅子，真心想要跟我的椅子談一場 8 小時都不分離的戀愛。

但總是有人想拆散我們肌膚相親、前胸後背的美好時光。

以上是否是你我常見的情況，無法專心工作、工作常常被中斷，加上被瓜分的時間讓工作被延宕或是品質下滑，最後被分類到「一般人」的類別。

最近「Friends Talking」的抱怨中，常見前幾名就也有「工作做不完，老闆不滿意」的問題。

這類問題我都會歸類到「職癌」問題，而不是「職涯」問題；也就是說這是公司長期的文化及工作環境問題，長久遺留下來的「病灶」。

主管以及公司，長期使用這樣的方法在「生存」，這是它們的生存之道；我們並不是醫生，不需要拿起手術刀試圖為病人開刀。

而你的真正應該面對的是「職涯問題」。

老闆解決公司的問題，你解決老闆交辦的問題。

職涯和時間管理的關係

不知道大家有沒有玩過迷宮遊戲，過關的條件是什麼? 當然是「脫離」迷宮嘛，但如果你想這迷宮也太難走了，我決定要為未來的人都打一個洞，讓後面的人更容易通關。

立意良善，想法對但方法不對，最後可能你還沒完成這偉大的任務，就掛在迷宮之中；也許你早點到終點，途中記下每一個轉彎和陷阱，為後人留下一張過關地圖，才是最佳辦法。

說不定你還可以在市場上販賣它，成為人人稱羨的迷宮王。

職涯的時間管理就像是玩迷宮遊戲，我們常常有的 3 種迷失：

• 專注短期目標，乎略長期的職涯目標 ( 工作目的、工作優先順序 )
• 沒有及時記錄，不斷的走重復的路 ( 重工 )
• 花太多的時間在想，而不是做 ( 浪費時間 )

大叔的多數朋友以為時間的管理就是在最短的時間完成最多工作，然後出去玩? 然後告訴我 …「 Work Hard , Play Hard 」「公司請這麼多人幹嘛，我一個打十個。」

還好我都聽聽而已，如果要用一句話，來形容「時間管理」的話…

找到重要的事，做想做的事，當真正的自己。

曾看過一個故事，在西點軍校，他們會給學生 24 小時不睡覺都做不完的工作，為了要訓練他們「 怎麼安排人生的優先順序」，這是一件極為困難的事情。

特別是在高壓、高強度的生存環境中做決定，就像是戰場中的軍士官或是醫院急診室的醫生，每一秒鐘的遲疑都可能是一個生命的犧牲。

所以時間管理大師不是將每個任務都完成，而是在適當的時間點，做出最適當的決定；知名的羅姓時間管理大師也是晚上才會出門幹大事啊。

時間管理的第一條黃金法則 - 只把時間投資在最重要的事情，而不是每個都投資一點。

再說一個知名的故事 - 愛麗絲夢遊仙境；有一天愛麗絲和媽媽吵架，決定要和男友私奔。 在離家後的某個晚上，他們唱完歌後又到陽明山夜遊，在山上消耗太多體力，結果就在陽明山迷路了，當年還不像是現在有 Google Map 這麼方便。 沒想到男友怪她晚上還要亂跑，現在好了迷路了，都自找的，一氣之下就打電話給正宮長鵝，在原地等正宮從月亮下來接他回家。 愛麗絲只好自己離開，無法回家也不知道去哪的愛麗絲，走到一個十字交叉路口，在樹上看到一隻穿了長靴的貓，這是很稀奇的事情，於是決定過去問路，說不定這隻長靴貓會知道路。 「請問一下」「什麼事情啊!?」 「為什麼你沒有穿衣服?」「關你屁事!!!」 「沒有啦，我想現在在哪?」「你要去哪?」 「我不知道」「如果你不知道你要去哪裡，那麼現在你在哪裡一點都不重要。」

時間管理的第二條黃金法則 - 如果你不知道目標，將時間投資在哪都不重要。

另一篇報導「辦東奧虧大了！學者估日本超支 400%、損失 300 億美元」，內容中提到「《紐約郵報》之前曾引用牛津大學的一項研究表示，自 1960 年以來，每屆奧運會平均超支 172%，但這屆東京奧運將超支達到 400%。其中大部分將無法收回。」

超支 400 % 是什麼概念? 就像是你女友說要去買午餐，你拿了 1000 塊給她，然後回來只剩 500 塊，你很生氣的問她 「為什麼只剩 500 塊，妳買了什麼?」

「買便當啊」「便當頂多才 100 塊，剩下的 400 塊呢?」

「喔! 我拿去洗頭了! 你聞是不是香香的」

「真的超香，我女友好香」

有時候，超支的問題是自己養出來的… 😎

對預算沒有概念的人，一般都有同樣的問題，沒在在記帳；所以沒有記錄時間和對時間沒有概念的人，是無法管理好時間的。

時間管理的第三條黃金法則 - 想辦法將時間量化，並記錄下來。

在工作上，對於時間的管理來說，多數人想要的是「提昇效率的方法」、「快速完成工作的法方」，但大叔真心推薦先去釐清這兩件事情再來學習時間管理 -

• 工作的目的是什麼? - 如果只是賺錢，那完成老闆交付的工作才是工作的目的；如果你有更長遠的目標，在這份工作上最重要的就是培養鍛鍊未來挑戰會用上的技能，而不是糾結在工作的表現和環境有多惡劣。
• 如何專注在目標上? - 如果你真心渴望成功，你會發現在這個路上有超多的誘惑和阻礙，如何將心拉回到「幹大事」的路上，比你想像中重要，也就是時間很少，壓力很大之下，你還是要一步一步的向前進，而不是選擇放棄。

最後整理一下 -

• 公司的「職癌」不是你的問題，不知道「職涯」目標在哪就是你的問題。
• 量化時間，才能管理時間
• 工作不可能完美，以「職涯」目標為原則，走出自己的時間管理之路。
• 阻礙你幹大事的是「那些不是重要，但你又很想做的事。」

三個簡單好用的技巧

接下來，我們還是可以討論一下管理上的技巧和方法，第一個要推薦的就是大名鼎鼎的…

1️⃣ 量化時間我選用番茄鐘工作法 🍅

工作的時候，我一律開啟番茄鐘，幫忙我理解時間這個虛無的概念名詞，這樣我就可以大概抓出每份任務大概會我花幾個「單位」。

番茄鐘是每個單位為 25 分鐘，而中間休息 5 分鐘，現在多數的軟體都可以讓你控制修改時間，所以你也可以工作 50 分鐘休息 10 分鐘之類的。

但還是推薦你習慣使用 25-5 為一個單位。

2️⃣ 大事小事都是你的事 都寫下來

時間管理新手常有的問題之一，「我以為時間還夠」或是「我以為時間不多」，如果你提早完成工作，只能說是時間掌握的功力不足。

沒有在時間內完成工作的話，如果這是一份對公司很重要的報告，這不僅僅是公司對你的評價下降之外，還有可能讓客戶對公司的信任度下滑，這可是重大缺失。

那我們要怎麼培養對「時間」這麼難懂的控制力呢? 我覺得第一件可以做的事就是「寫下來」，配合上面的番茄鐘工作法 。

如果你對「未來工作」、「現在工作」和「已完成工作」都很清楚的話，又有把每個任務花費的時間單位記錄下來的話。

未來你要評估某個任務的排程時，就會更加的精準，未來老闆在詢問工作進度或是交辦工作時，你心中才有個底。

寫下來除了可以培養對時間的敏感度之外，第 2 個好處就是練習排列優先順序，別讓重要的事情分心，也不會忘掉一些現在不是太重要，但未來很重要的事情。

3️⃣ 用白噪音提高專注力

如果你已經學會量化時間 、排例任務的順序，接下來推薦你提高單位時間的「品質」，也就是專心一注的能力。

最容易的作法就是戴上「Helmfon 專注力頭盔」，如果你覺得太高調的話，那用耳機聽聽白噪音就是最好的方法。

白噪音的研究表示 - 「根據 2012 年美國消費者研究期刊其中一份報告顯示，人在某種程度的穩定噪音下，反而是最能發揮創意及其潛力。」( 連結 )

心得小結

今天我們不討論進階時間管理，像是「用好用滿」、「購買他人的時間」等，而今天想聊的是大多數人對「工作時間管理」的謬誤。

將朋友想討論「時間管理」的時候，通常是工作壓力大，或是工作過載，無法在時間內完成，所以要加班補上。

所以他們在思考怎樣可以「時間管理」，才能在時間內完成工作，然後不要加班，出去玩或是休息，但是但是…親愛的，在工作上當然沒有問題。

可是可是…真正的時間管理是體現在生活上啊!! 對於一般工作而言，你學會安排工作、掌握時間的能力，基本上在熟悉工作後，應該就可以得心應手。

但你會將時間管理用在「生活」上嗎? 再來分享我的時間管理辦法 With Notion.

大叔的 Notion 時間管理法

我們參考番茄鐘工作法 🍅 來設計我們的行動，最簡單的體現方式是什麼呢?

「課表」對，就是課表! 就像是在上課一樣的課表，唯一的差別就是課程上的內容，你需要自己安排。

用 Notion 來做看看吧…

Step1 做一個課表 ( 上午 )

Step2 將任務填上

Step3 將任務如期完成

等等 等等，這樣不就成了機器人了嗎? 只為完成任務的機器，說的太好了，讓我為你加上除了工作之外的事吧!!

送你一點家事上去，有沒有很開心!

坦白說，這才是真實時間的管理作法，將時間分割後，安排適當的任務，放不進去的怎麼辦，丟了吧!!

所以你才需要學習安排優先順序，生命有限，你的精力更有限，當大叔用這樣的方式為自己的生活做時間管理，一年過去了，大家有聽過娜娜嗎?

「年銷量是別人的10倍！超業娜娜靠四大時間管理術賣出8,800輛車」- Cheers

我怕還沒成為娜娜，就先 Sa Yo Na Na

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