寫Email卻怕老外看不懂？超好用英日文商用書信金句大彙整！(2021-7-5)

【英文金句】

在書信開場時禮貌上祝福對方：

• I hope you are keeping well.

動詞keep是「保持」，well當形容詞時有「安好的」意思。如果你與對方曾經通聯認識過，下一次再寫信時可以帶上「我希望(hope)您一直都很安好」這句話，很適合作為表達關切的開場。

書信結尾時最好用的退場白：

• 一般情況下請使用：Kind regards / Best Regards / Best Wishes

名詞regards [rɪˈgɑrdz] 是「關心、問候」，你可以在信件的結尾致上「Kind(親切和藹的) regards(問候)」或「Best (最好的、至上的) regards(問候)」，這兩句是幾乎九成以上英語使用者會預設使用的結尾語，是安全牌中的安全牌，不知道該怎麼結尾的話，就套用它們吧。

前陣子有一位美國作者在信裡跟我說得了病，正在開刀住院。遇到這種狀況要回信時，可在結尾處寫上「Best Wishes(致上最好的祝福)」，或是「Wishing you all the best(祝福你一切安好)」，給予對方最好的祝福。

• 全球疫情下可使用：Be safe / Stay safe

這兩年疫情肆虐嚴重，「Be safe (請注意安全)」和「Stay safe (請保持自己的安全)」這兩句話越來越多人使用。也可以給對方一種你在乎他的感受喔。

要與對方確認(confirm [kənˈfɜrm] )事情時：

• I can confirm that + 確認事項

I can confirm that you have paid(付錢) for our products(產品).

我可以確認您已付費購買了我們的產品。

Can you confirm that I have paid for your products?

你可以幫我確認我有付費買了你們的產品嗎？

I can confirm that cheques(支票) are only valid(有效的) for(代表持續的時間) three months(月份) from the date(日期) of issue(開立).

我可以確認支票自開立日起的有效期是三個月。

要標示來源以避免版權爭議時用這個字：

• credit + 對象 / attribute to + 對象

credit [ˈkrɛdɪt] 和 attribute [əˈtrɪbjut] 這兩個單字同樣都有「歸功於、把功勞給某某人」的意思，用中文的話來講就是「標示來源出自某某人」。

I have credited your company(公司) in the opening(開場的) paragraph(段落).

我在開場第一段(前言)有標示來源出自貴公司了。(把版權之功歸於貴司。)

I will make sure(確保) that the article(文章) is attributed to(是被歸功於) your company.

I will make sure to attribute the article(把文章的功勞) to(給) your company.

我會確保文章有標示出自貴公司。

沒時間完成事情時可以用這招擋一下：

• I have not had a chance to +動作 , but + 會做某事 (我沒機會做...，但會...)

I have not had a chance(機會) to finalize(完成) the ad(廣告稿) yet(尚未), but once(一旦) I do I will send(傳送) it to you.

我還沒機會把廣告稿完成，但只要完成了，我會傳給你(用來刊登)。

要用不卑也不傲的態度致歉(apology [əˈpɑləʤi] )時：

• My apologies for + 道歉的理由 (我為...表達歉意)

My apologies(歉意) for the delay(延遲).

抱歉我拖晚了。

My apologies for not responding(回覆) in time(及時)。

抱歉我沒有及時回覆您。

要請對方查收附件時：

• Please find attached + 附件 / Please find + 附件+ attached / Attached is + 附件

「Please find attached + 附件 」是請對方去信裡找(find)附加的(attached [əˈtæʧt] )檔案，其中的attached也可以往後移。但要注意的是，有一些美國人認為這種講法有語病所以蠻感冒，覺得附件明明就在主旨欄位的下方，明顯可見，有什麼好特地叫對方去找的，聽起來有點蠢。但也有人不這麼認為，覺得已經用習慣了。見仁見智囉。

Please find the questionnaire(問卷) attached.

Please find the attached questionnaire.

請查收附件的問卷。

最安全的講法是「Attached is + 附件 」，意思是「被附加上去的是某某附件」，請對方查收。

Attached is the questionnaire.

附件是問卷。(請查收。)

詢問對方自己能不能做某事時：

• Would it be okay if I + 要做的事 ? (如果我做...的話OK嗎？)

would是will(將會)的一種更禮貌委婉的講法。

Would it be okay if I submit(提交、呈交、呈上) it on Monday(星期一)?

我可以星期一再提交嗎？

要感謝對方給自己某某機會時：

• Thank you very much for your offer for me to + 要做的事

既是名詞也是動詞的offer [ˈɔfər] 是「提供」，an offer for me就是提供給我的機會或服務等等。

Thank you very much for your offer for me to write(寫) another(另一篇) article(文章) for your publications(出版品).

很感謝您給我機會為貴公司的刊物寫另一篇文章。

要婉拒別人時：

• However, given + 理由或發生的狀況 (然而基於某某理由....)

however [ˌhaʊˈɛvər] 是「然而、但是」；given [ˈgɪvən] 字面上意思是「被給的」，實際上是形容說話者被給了某某狀況(遭遇到某狀況或遇到某某條件限制)，換句話說就是「基於、因為(= because of)」某種條件、狀況、理由。

However, given the difficulties(困難) we have now, we cannot deliver(遞送) your package(包裹).

然而，由於我們目前遇到的困難，我們無法寄送您的包裹。

要告知對方寫這封信的用意時：

• I am writing to let you know that + 告知事項 (我現在寫這封信是讓你知道...)

I am writing(寫) to let(讓) you know(知道) that your credit card(信用卡) has expired(過期).

此信是告知您信用卡已過期。

請對方有疑慮(concern [kənˈsɜrn] )時要通知一聲：

If you have any(任何的) concerns(擔心、疑慮) please let me know.

若您有任何疑慮，請讓我知道。

要告知對方期限(deadline [ˈdɛˌdlaɪn] )時：

• The deadline for + 某事項 + is + 時間點

The deadline for submitting(提交) you ad(廣告稿) is August(8月) 31.

您提交廣告稿的期限是8月31日。

• Please send + 某物件 + by + 時間點

Please send out your package(包裹) by(到...截止) August 31.

請在8月31日當日結束前送出您的包裹。

向對方告知自己收到物件時：

• I got it. / I received it. (我收到了。)

got是「得到」；receive [rəˈsiv] 是「接收」。用三個單字就能簡單搞定。如果怕對方搞不清楚it是指什麼物件，就把it替換成其他名詞。

「搞錯了」怎麼講？

• by mistake(錯誤)

mistake [mɪsˈteɪk] 是犯錯、錯誤。

I’m sorry. I must(一定) have deleted(刪除) yesterday’s(昨天的) email by mistake.

抱歉，我一定是不小心誤刪昨天的電子郵件了。

***N百年前未更新的老舊文法書可能會跟你說yesterday(昨天)後面不能加上一撇S ('s，屬於...的)，說因為「昨天」不是一個生命體，不像人類一樣可以擁有所屬的事物(可以說「屬於我的信」，卻不能說「屬於昨天的信」)。但真實世界的外國人早已完‧全‧不‧甩‧這套讓講話會綁手綁腳的理論。

祝福對方新年快樂，明年更好時：

Happy New Year and best wishes for 2021!

新年快樂，給您捎來2021年最好的祝福！

【日文金句】

問候對方過得怎麼樣時：

いかがお過ごしでしょうか。 = 如何お過ごしでしょうか。

您過得如何？

要告知對方收到了某月某日的信件時：

• 日期 + 付けの貴信を拝受いたしました。

「日付け（ひづけ）」就是文件或檔案上會標示出的日期。「拝受（はいじゅ）」就是很恭敬作揖地收受，是很高檔的禮貌詞。

１月１３日付けの貴信を拝受いたしました。

我在1月13日收到了貴公司的信。

你知道我們中文講的「Word檔」日文怎麼說嗎？

• ワード文書

「ワード」是英文word的音譯，「文書（ぶんしょ）」是紙本文件或電子文件，不是書籍喔。

初稿の校正が完了致しましたので添付のワード文書をお送りいたします。

我完成了初稿的校對，所以附加Word檔傳給你。

詢問對方可能性時：

• 事情 + は可能でしょうか。

前回送った数々の画像の中でどれが採用になったのか教えて頂くことは可能でしょうか。

上次寄給您的幾張圖像中，您採用了哪張，能夠告訴我嗎？

先払いは可能でしょうか。

可以先行付款嗎？

要請對方考慮一下時：

• ご一考下さい。

「一考（いっこう）」是一個考慮的動作。噢，千萬別直譯寫成「考えてください(請你想想吧)」，這太直接了很沒禮貌啊。

要告知對方已對某件事有所了解時：

• XXXXの件、了解しました。

明日印刷の件、了解しました。

我了解明天（貴司）要送印刷(的事)了。

「我到時(有機會時)再連絡您」怎麼講？

• 折に触れてご連絡いたします。

我曾詳細介紹過「折に触れて（おり に ふれて）」這個深奧詞的奧義，請務必參照這一篇。

要請對方明示或賜教時：

• ご教示頂ければ幸いです。(有請您明示 / 您能為我明示的話就太好了)

この前２月号の掲載と伺っておりましたが、いつごろ拝見する機会があるでしょうか。ご教示（きょうじ）頂ければ幸い（さいわい）です。

之前我問到是刊登在2月號，我何時有機會可以拜讀呢？請您明示(告訴我)。

向對方抱歉回信晚了：

• ご返事遅くなり申し訳ありません。

「返事（へんじ）」是回覆；「申し訳ありません（もうし わけ ありません、申す訳がありません）」是至高無上的歉意，抱歉到了已無藉口(訳)可稟報(申す)的地步。

要婉拒對方時：

• 事情 + については、誠に残念ではございますが、ご辞退させていただきます。

貴誌への原稿執筆については、誠（まこと）に残念（ざんねん）ではございますが、ご辞退（じたい）させていただきます。

有關投稿於貴雜誌之事，真的很遺憾，請讓我退出(不參與)此事。

• 折角ご依頼いただいたにもかかわらずご要望にお応えできず大変申し訳ございません。

雖然(にもかかわらず)您特地(折角，せっかく)委託(依頼，いらい)，但我無法應對(応えできず，おこたえできず)您的請求(ご要望，ごようぼう)，非常(大変，たいへん)抱歉。

要請對方諒解(了承，りょう しょう)時：

• 何卒、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

拜託(お願い申し上げます，向您呈報請願)請(何卒，なにとぞ，どうぞ)您諒解。

要祝福對方新年快樂時：

• 良いお年をお迎えください。

請(ください)您迎接(迎える，むかえる)美好(良い，よい)的一年(とし)。

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