專案管理丨從職場到生活 專案管理十絕 - 3張圖表快速建立研討會器材SOP!
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▍媒體器材🔋:
(一)硬體:筆電、簡報筆、視訊鏡頭、收音麥克風、隨身碟、滑鼠、筆電充電器、音響喇叭、麥克風、3號及4號備用電池
(二)線材:Mac轉接頭、HDMI線、VGA線、VGA轉HDMI、音源線、USB擴增線、延長線
(三)其他:大會簡報、講者簡報、封面主視覺圖、會議音樂、Wi-Fi名稱及密碼
(四)特殊:線上會議連結
▍其他器材🛎️:
(一)場佈:海報、海報架、手拿牌、布條、易拉展、旗幟/旗杆/旗座、無痕膠帶、黏土膠、保留席標籤
(二)報到:簽到單、報到處文具、主辦單位文宣、簽收領據、零錢袋、QR-code展示牌
(三)會議:大會手冊、講者桌牌、賓客名牌、倒數鈴、倒數牌、回饋單
(四)餐飲:環保杯具、餐巾紙、垃圾回收桶
(五)特殊:募款箱、義賣品
▍工作人員用👩💼:
(一)細流表:詳細寫出各時間點工作,以利各團隊彼此支援!
(二)貴賓表:應詳細標記預計抵達時間、聯絡人、接駁方式
(三)座位表:應預留保留席及媒體席,留意合影人員密集度
(四)工作人員名牌:可以採用掛繩或自黏貼紙
(五)團結的心
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每一場活動所需器材不盡相同,有時可能也得考量成本及使用次數,來決定器材的增減,例如會議餐盒現在即非常流行循環鐵餐盒及循環餐具;會議簡報也都朝向掃描QR-code線上閱讀常態化,不過遇到不易閱讀電子檔的賓客及長輩,適時變通也是必須的。
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