遠端工作時，在環境、態度以及技能上該有哪些準備？
本文原載於《吐納商業評論》電子報，歡迎訂閱。
在家工作和在咖啡館工作、在辦公室工作、甚至在馬路邊工作最不一樣的地方，大概是在於來自周邊環境轉換的刺激程度不同。
大多數人在家工作的環境，通常日復一日不會有太大的改變；因為「家」原本就是一個提供穩定、熟悉、以「身心休息」為主要目的的場所。即使在家中有固定的、獨立的工作空間，在空間中的環境與人際互動方式（如果有的話），也多半是可以預測的。
環境因素的刺激
但對於某些工作而言（必須直接與人接觸的店面銷售或服務業，就先不談了），來自互動與環境的刺激是不可或缺的元素；即使是咖啡店的環境噪音，也可能有強制大腦集中精神、過濾雜訊，或是張開天線、吸收額外資訊的兩極效果。
甚至座位的方向、照明、或是舒適度的變化，也可能影響包括皮膚和肌肉在內的感官接收，並轉化成注意力和工作效率的浮動。
此外，身旁走過的人物特色、咖啡的氣味、或是被環境強化的時間感（就算從早坐到晚，也總有必須離開的時候），往往也是改變思考方式與效率的影響因素。
即使是無聊的辦公室，在每天重複的通勤路上，也多少可以接收各種各樣的腦部刺激；在捷運上聽到的八卦、在便利商店買的早餐、突如其來的一場大雨，即使當下令人不快，也都是刺激腦部反應、增加思考元素的機會。
你曾經因為上班途中踩到東西，而靈光一現想到罵老闆的新方式嗎？那就是了。
無論在什麼地方工作，有時候這些外在刺激，正是創造環境和心理因素差異、進而影響效率和產能的因素。
如果你需要這些因素，但家中沒有，那就得自己創造；為了「專心」而將這些因素從家中的工作環境移除，效果可能剛好適得其反。
內在因素的刺激
在過去網路不發達的時代，學富五車的學者往往擁有滿室藏書；這些書不僅是資料的來源，也是刺激頭腦、或是轉換心情的工具。
當感官有些疲累、或是靈感有點卡住時，翻翻書也是個不錯的法子；如果加上一杯好茶、一管好煙，或是走到外頭散散步、坐坐咖啡館，就更理想了。
而對於現在居室空間有限、知識來源也不限於書本的知識工作者而言，網路或許是最主要的、甚至有時是唯一的腦部刺激來源；不僅是資訊匱乏時隨開即有的水龍頭，也是暫時逃離單調環境的桃花源。
然而，用網路當作刺激、或是單一資訊來源的缺點，就是它過於分散、而且雜訊太多（資訊正確性的角度也先不談了）；有時候只是想查個資料，卻在YouTube上看了一個鐘頭的影片、或是莫名其妙的被帶到購物網站下單。
雖然網路上有遠超過整座圖書館的資訊，但以時間效率而言，「有用時間」佔「掛網時間」的比例卻往往很低。
家是舒適穩定的地方，但卻是日復一日不變、缺乏刺激元素的環境；再加上活動空間受限（特別是在疫情期間）和網路牽引思路的奇妙組合，就很容易成為工作效率的黑洞。
當然，這些敘述並不見得切合每一種工作、或是每一個人；我自己就陸續在家工作超過十年，早已習慣這種型態、也不太影響產能（但疫情期間不能偶爾轉換環境，還是會多少覺得有些單調。
不過，對於最近一年才開始逐漸習慣在家工作的人而言，這些卻應該是很容易體會、也不難想像的現況。
建立理想的在家工作環境
我自己在家工作時，用來集中精神（或者說減少分散精神）、維持產能的方法有這些：
- 在不變中創造變化
雖然住家環境不會變，但可以透過工作之間的空檔，做一些自己有興趣、或是有療癒效果的事情，像是跟寵物玩、種花草、做模型、或是在狀況許可下出去走走之類，總之就是暫時離開電腦或手機、不在網路上無意義閒晃就行。
- 為自己訂定紀律
規定自己工作和休息的時間區分清楚、每天要完成哪些事項、以及個事項的大致進度也都規劃好。
不用規劃得太緊，只要在期限之前完成就好；反正如果緊到難以遵守，就跟沒有計畫差不多，也就沒有意義了。
然而如果原本是上班族、有主管規定的工作進度，那麼自己訂的進度最好比上司給的再緊一點；一來可以保留彈性空間、二來自己訂的紀律會比別人給的更容易遵守一點、也比較不會因為經常需要「壓死線」而感到厭倦。
- 建立自己的遠端工作架構
所謂虛擬工作架構，包括「流程」、「工具組合」、以及「知識整理體系」三件事情。
如果這些都有公司規定的遠端工作架構，那當然只能盡量遵守（原則還是一樣：自己給的進度稍緊一點）；但如果公司沒有、或是發現有更好的架構，當然也可以自己建立。
所謂「流程」與「工具組合」，就是透過一系列自己習慣的資訊工具（例如微軟Office、Apple iWorks、Google Docs、或是其他自己慣用的工具組合），建立系統化的流程；例如檔案如何存放、依日期或工作性質命名與分類、需轉檔成PDF（或其他客戶指定的格式）時如何處理、提供大型檔案（如100MB以上）給他人下載的方式，以及雲端工具和儲存空間的租用、預算、管理等等。
至於「知識整理體系」，用比較通俗的說法就是「筆記工具」；當你在工作上需要收集、消化、整理各種資訊時，會將它們以什麼樣的格式、儲存在什麼地方，以利於日後搜尋、彙整、查詢？
最常見的方式，就是在工作過程中產生大量Word、Excel、 PowerPoint之類的檔案，但這些檔案除了依命名或檔案夾分類之外，比較難以跨檔案查詢內容（例如「找出去年下半年A專案的相關檔案」）。如果能預先定義好一套整理系統，日後要查閱整理就簡單得多
此外，也要考慮跟同事或客戶共享或協作檔案、以及跨設備遠端同步的方式；例如在家中電腦上更新好檔案之後，不必等待上傳，就可以直接帶手機出去簡報、或是在咖啡店用平板繼續編修。
舉個實際的例子來說，如果是從事翻譯或文案的自由工作者，就需要建立「文書軟體 + 翻譯輔助軟體 + 雲端儲存同步 + 專業資料查詢 + 跨設備工作 + 轉檔傳送給客戶 + 計費與帳務管理」的工作架構，必要時或許再加上「視訊會議 + 遠端簡報」等等。
有了這些預先設計好、最適合自己使用的工具與流程，一來可以確保轉換環境時的順暢與便利，也不會臨時缺東缺西而無法工作，二來也不會將時間浪費在臨時抱佛腳學工具、或是其他非必要的步驟上。
上面的段落提到了需多功能，如傳檔、轉檔、筆記工具等等，因為種類變化繁多、每個人工作性質也不同，所以無法在文中一一列舉；但歡迎需要建議、或是提供建議的讀者留言討論。或是我之後再以另外一篇文章，具體介紹自己的工作架構。
- 改造自己的環境
這裡的意思並不是把家改裝成「專業辦公室」或「私人咖啡館」，因為家永遠不會變成這樣的地方：不會有許多俊男美女或同事進出、寵物也不會在茶水間跟你聊八卦。
意思是說，在「家」的基本功能不變的前提下，如前面所提到的，將一些「變化」元素納入住家環境之中；例如：
- 實體方面：舒適的桌椅和空間不在話下，但也不妨適度將轉換心情的元素放膽納入周遭環境之中。跟貓狗玩十分鐘的充電效果，會比逛半小時的購物網站好得多（是的，電費之類的支出會變高，但這就不在本文討論範圍了）。
- 心態方面：利用「家」這個自己可以支配的環境，將查詢資料和刺激靈感的來源從網路上分散一些出來。書本也好、雜誌也好、甚至藝術品也好，只要能讓你跳脫網路過高的黏性、以及往往過低的時間效益，對你的工作就會有所幫助。
- 架構方面：如果你在家工作時，大多數的工作和溝通過程都必須靠網路完成，那麼上述的「流程」、「工具」、「知識整理體系」就是你工作效率比別人高、成果比別人好的三項秘密武器。
結語
即使疫情結束，或許有些企業會繼續提供在家工作的選擇，或許你會選擇從此在家工作，當然你也可能重回職場通勤。但無論你選擇哪一條路，到那時候的環境刺激、以及你對這些刺激的感受，必定會跟疫情之前有所不同。
咖啡店的氣味會讓你更振奮、周遭的噪音變得有點美妙、家中的改變也不再讓你只有「桌子」和「床」兩個選擇。
如此一來，你在家中或外面進行遠端工作的技能必定更加熟練；而無論未來在家／遠端工作的趨勢會不會延續（很可能會），至少這些技能在出差或行動工作時都是用得著的，而未來要求員工具備這些技能的雇主也會更多。
你或許已經在家工作了一段時間。如果還沒有作上面這些改變的話，不妨就從現在開始。