企業進行線上會議時，應該避免發生的5種情況

因此，我們可以在開會前，重新檢視一下團隊是否常常發生以下提到的幾個狀況，調整好狀態後避免重複發生，幫助大家進行一場順暢又高效率的線上會議。

一、避免在一早舉行重要會議

根據英國企業日程軟體開發公司(YouCanBookMe)分析，最好的開會時間是在週二下午兩點半。通常上午八點到十點，大家都會用來吃早餐及處理Email，如果在這個時間舉行會議，大多數的人都會因為精神不濟或處理其他事情，無法專心參與會議，導致會議成效不佳。因此會建議將早上這段時間保留給團隊自己運用，整理思緒準備好一天的開始。

二、光線不足或背景雜亂

在家遠距進行線上會議時，必須要穿著整齊，但若主管或同事看到家裡凌亂沒有整理，或是選在一個光線不足的地方開會，會顯得自己工作怠慢也沒有精神，造成不好的觀感。

如果家裡臨時無法提供一個適合辦公的環境，建議可在開會前先調整好光線，並透過Lale Meet企業級線上會議系統所提供的更換背景功能，為自己選擇一個乾淨整潔的背景進行美化，幫助你建立專業的形象。

三、忘了靜音或音量失控

最常發生的就是當有人在發言時，其他人忘記將自己的麥克風靜音，背後傳出各種家中小孩的哭鬧聲或其他雜音，或是當輪到自己發言時，出現回音或是聲音太大聲失控、太小收不到音的情況，影響到線上會議的進行。

當使用Lale Meet進行線上會議時，主持人可透過控制面板來關閉全體或是特定人員的聲音，避免發言者在報告時被打斷，其他與會者在進入線上會議室前，也可先測試好自己的麥克風音量，以及確認視訊鏡頭是否開啟，確保進入會議後發生不必要的尷尬場面。

四、搶發言、沒有順序

線上會議常因為與會者不在同一個空間裡面，造成多人同時搶發言的情況發生，甚至愈講愈激動，這樣沒有秩序的討論其實會影響到大家的心情，也導致會議結果無法達成共識。

若有類似情形發生，主持人就必須控制好場面，點名請人發言並調配好順序，避免大家各說各話，但又聽不清楚內容，反而浪費了更多時間。

五、沒有會議記錄和後續追蹤

進行一般會議需要做好會議紀錄，線上會議更是如此，若沒有將會議的討論結果記錄下來，這場會議就失去了意義，透過完整的會議紀錄能讓與會者同步今天的會議結果，並採取行動。

Lale Meet結合iMeeting會議管理系統，可將代辦事項透過系統來分配負責人，並設定完成的期限，主管也可透過系統來查看個負責人所回報的進度，確保會議提出來的問題有得到解決。

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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。