企業進行線上會議時,應該避免發生的5種情況
因此,我們可以在開會前,重新檢視一下團隊是否常常發生以下提到的幾個狀況,調整好狀態後避免重複發生,幫助大家進行一場順暢又高效率的線上會議。
一、避免在一早舉行重要會議
根據英國企業日程軟體開發公司(YouCanBookMe)分析,最好的開會時間是在週二下午兩點半。通常上午八點到十點,大家都會用來吃早餐及處理Email,如果在這個時間舉行會議,大多數的人都會因為精神不濟或處理其他事情,無法專心參與會議,導致會議成效不佳。因此會建議將早上這段時間保留給團隊自己運用,整理思緒準備好一天的開始。
二、光線不足或背景雜亂
在家遠距進行線上會議時,必須要穿著整齊,但若主管或同事看到家裡凌亂沒有整理,或是選在一個光線不足的地方開會,會顯得自己工作怠慢也沒有精神,造成不好的觀感。
如果家裡臨時無法提供一個適合辦公的環境,建議可在開會前先調整好光線,並透過Lale Meet企業級線上會議系統所提供的更換背景功能,為自己選擇一個乾淨整潔的背景進行美化,幫助你建立專業的形象。
三、忘了靜音或音量失控
最常發生的就是當有人在發言時,其他人忘記將自己的麥克風靜音,背後傳出各種家中小孩的哭鬧聲或其他雜音,或是當輪到自己發言時,出現回音或是聲音太大聲失控、太小收不到音的情況,影響到線上會議的進行。
當使用Lale Meet進行線上會議時,主持人可透過控制面板來關閉全體或是特定人員的聲音,避免發言者在報告時被打斷,其他與會者在進入線上會議室前,也可先測試好自己的麥克風音量,以及確認視訊鏡頭是否開啟,確保進入會議後發生不必要的尷尬場面。
四、搶發言、沒有順序
線上會議常因為與會者不在同一個空間裡面,造成多人同時搶發言的情況發生,甚至愈講愈激動,這樣沒有秩序的討論其實會影響到大家的心情,也導致會議結果無法達成共識。
若有類似情形發生,主持人就必須控制好場面,點名請人發言並調配好順序,避免大家各說各話,但又聽不清楚內容,反而浪費了更多時間。
五、沒有會議記錄和後續追蹤
進行一般會議需要做好會議紀錄,線上會議更是如此,若沒有將會議的討論結果記錄下來,這場會議就失去了意義,透過完整的會議紀錄能讓與會者同步今天的會議結果,並採取行動。
Lale Meet結合iMeeting會議管理系統,可將代辦事項透過系統來分配負責人,並設定完成的期限,主管也可透過系統來查看個負責人所回報的進度,確保會議提出來的問題有得到解決。
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原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結。
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