潘朵拉的檔案之一｜檔案世界的根本邏輯 2/2（讓愛發電第二季）

我們在〈檔案世界的根本邏輯〉第一段討論過一般人直觀理解的檔案，或者也可以說是歷史學研究觀點所見的檔案，今天的第二段我們改換立場，從檔案員的角度來談檔案。

今次內容大要
檔案員的任務：了解並重構脈絡
檔案員的苦惱：脈絡消失後剩餘的文件
史料舉例：荷蘭東印度公司檔案中與東印度公司檔案無關的文件
檔案員的樂趣：也有推理遊戲

1991 年秋天，燕鴴什獲得萊頓大學歷史地理學博士學位。儘管已經拿到博士學位，他卻對前途感到茫然，於是他做了一個改變他一生的決定，那就是去讀設立於海牙國家總檔案館（後來改稱國家檔案館）的檔案學校。

「找錯對象結婚對我一生的影響，都沒有去唸檔案學校的影響大。」燕鴴哈哈笑著說。

國家總檔案館的檔案學校是一所碩士以上的專業學校。這所學校訓練出來的人才屬於高階檔案員，和阿姆斯特丹應用科學大學訓練的一般檔案員有別。燕鴴什在實習的時候奉命處理某個大企業家族的檔案，那檔案內容之支離紊亂，讓他吃足了苦頭。

燕鴴什用一個例子來說明檔案館的核心工作。據說這是他所能想到最簡潔明瞭的舉例，他替初入門者上課時往往借助這個例子。

假想你是燕鴴什的學生，跟其他的同學一起，每個人都就自己的校園生活製作了一個相簿，裡面貼滿了照片。有些人在照片下方寫字，有人在照片旁貼卡片畫插圖，總之每個人的生活相簿都很豐富多彩，也包含了許多關於個人和彼此的訊息。你們將相簿送給燕鴴什做紀念，結果他老兄竟然說，「這太佔空間了！」他把所有的照片都抽出來，放入一個剛好在手邊的大餅乾盒，並且不解風情的退還了所有相簿。

如果許多年後，所有人都故去了，這個大餅乾盒不知何故進了校園檔案館，某個倒楣的檔案員打開餅乾盒蓋，看到大量的照片，但因為除了照片以外什麼都沒有，他要將這些照片建檔就有困難。

「檔案員的工作，」燕鴴什強調，「就是追溯文件做成的最初狀態，檔案學上稱為 original order。我們需要找到這個初始的秩序，才知道該如何組織手邊的文件。檔案員無法梳理出秩序、建立起檔案的，就只是一堆文件而已，就像那一餅乾盒的照片。」

燕鴴什在檔案學校實習的過程中遇上的難題，比大餅乾盒內的照片好不到哪裡去，是一堆參雜在商業文件中的私人書信。最後他透過判讀書信內容而得知，這些書信的收件人是某位經理人，而這經理人「大約離了二十次婚」，感情生活多采多姿，收了許多女子的情書。

「離婚二十次太誇張。」我說。

「就是那個意思嘛。真的很多情書，都是不同的女人寫的。也不知道寫情書的女人裡有沒有嫁給他後又離婚的。」

「你不是判讀了內容嗎？應該知道吧。」

「檔案員判讀內容是為了確立建檔秩序，不是為了內容本身。」燕鴴什正色說，「哪年哪月哪裡死了人、哪裡有誰嫁給誰或是跟誰離婚，那是歷史學家的工作。」

內容和內容存在的脈絡，就是歷史學家和檔案員之間最根本的區別。如果沒有檔案員判斷脈絡，盡量按照初始秩序建立檔案，歷史學家就無法使用檔案。雖然檔案員經常碰到不知如何處理的文件，但盡責的檔案員至不濟也要就文件做出基礎的描述，以某種方式建成清冊（inventaris）。

以之前曾經談過的荷蘭聯合東印度公司檔案為例。這個檔案八大子類中的第七類叫做「與東印度公司檔案無關的文件」。可以想像，1811 年製作清冊的檔案員在東印度公司留下的文件當中，發現了不是東印度公司做成的文書。

「就跟那個企業家族的檔案一樣，明明應該是商業文書，結果夾雜了一大堆情書，還是不同人寫來的。」燕鴴什說。

不過東印度公司檔案中被檔案員歸類為「無關」的文件，畢竟比某企業家族的商業書信「有關」。例如這第七子類下的第一筆資料（下圖）的描述為：

14912  荷蘭人在亞洲從事商業交易的新聞 1597-1601 年  德文所寫  兩件

請留意：一般人可能會認為，東印度公司是一家貿易公司，他們的檔案裡出現與商業活動有關的新聞，應該算是與東印度公司有關吧？

也許直觀想來如此，但檔案員是從檔案主體機構（在此為東印度公司）的角度來論斷文件，因此，儘管這文件的內容與東印度公司的活動不無相關，還是被歸類在「與東印度公司無關」的一類。

或者我們可以再看緊鄰的一筆資料（下圖），檔案員給的描述是：

14913  1730 年里約熱內盧長官致西班牙國王的文書，關於三艘荷蘭船的到來  一件

這份文書的內容雖然牽涉荷蘭船，但因為不是東印度公司本身做成或收到的文件，就被檔案員歸入「無關」一類了。

檔案員可以創建一個「無關」分類來收容紊亂無頭緒的文件，但這工具也不很方便，因為判斷有無關聯的本身，牽涉到較為細節的內容辨讀，像上面舉出的這兩筆資料，檔案員至少得有德文和葡萄牙文的閱讀能力，才能將之歸入「無關」。

有些時候，檔案員面對的是足以導致地裂天崩的無可救藥的文件，甚至連清冊都建立不起來，那麼這些文件就會默默蹲在檔案館的某處。因為沒有清冊的關係，歷史學家不但連碰都碰不到，更有可能完全不知道這些文件的存在。

「大餅乾盒裡的照片呢？」我問。

「那倒不算太困難。畢竟有那麼多張人臉和背景，就算認不出人吧，背景說不定認得出來，要就那一大堆照片做出描述，列入清冊，還是有可能的⋯⋯」說到這裡，燕鴴什突然福至心靈：「你那奇怪的筆記本也可以當作例子！」

燕鴴什指的是我出於好玩而製作的一本數獨筆記。每天我從報紙上裁下當天的數獨，貼入筆記本，一整本都貼滿了以後就覆蓋著往上貼，偶爾也貼一些短小的新聞來佔據頁面空間。

燕鴴什翻著我的數獨筆記，「你看，人真是非常無聊，會製做這種用途不明的東西。假設這東西到了檔案員的手裡，檔案員該怎麼描述這個物件呢？」

首先，檔案員會就筆記本的外觀如開數、張數、紙質等做出摘要形容，此外也會摘要筆記本的內容，可能會描述為「從《民眾報》剪下來的數獨遊戲和新聞，時間至少包括 2020 年 12 月」。

「你怎麼知道？別胡亂製造清冊啊！」

「因為這裡有新聞啊。雖然報紙的名稱和日期都沒有了，但一看就知道，這是報紙。只要我能就這一角文字查到新聞出處，就可以推論這些數獨遊戲可能也出自同一家報紙。到底是不是同一個出處，一查就出來了。」

「Naja,」我說，「Elementary, my dear Watson!」

檔案員的檔案世界就是如此。歷史學家好談脈絡，總要把史料放在脈絡裡理解，我們平常比較看不到的一部分，是檔案員提供給歷史學家的脈絡。萬一檔案員出錯，至少也會製造出歷史學家的麻煩，甚至可能對研究產生誤導作用，歷史上也不乏這種歸類錯誤遭到糾正的例子。

檔案世界的根本邏輯就談到這裡。下次我們要以三年前荷蘭國家檔案館遭到的猛烈輿論抨擊為例，談談當代國家檔案館的任務。