如何提升團隊管理效能最佳化?試試透過 SMART 原則設定目標

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為了使團隊能夠朝同個方向一起邁進,設定一個明確的目標是身為管理者的重要職責,但許多主管常因力求表現,或沒有評估整個團隊的能力和時間,自顧自地設下一個過於遠大的目標,導致底下的團隊成員無法負荷,最終以失敗作結。而 SMART 原則就是一套能夠幫助團隊管理者設定合理目標的一種方法,能夠有機會達成且不過度造成團隊的壓力,進而提高工作效率,使團隊成長。
首圖來源:Freepik

SMART 原則是什麼?該如何運用?

SMART 原則是由管理學大師彼得.杜拉克(Peter Drucker)於1954年提出,現今被廣泛運用在企業,作為設定目標時的一種方式,可幫助團隊管理工作績效。「S」、「M」、「A」、「R」、「T」5個英文字母,是分別由5個不同的單字字首所組成,其代表意義如下:

圖說:SMART 原則,素材來源:Freepik

S:Specific(明確的)

團隊管理者在擬定目標時,應明確且具體。例如舉辦一場促銷活動,目標只模糊的定義要提升業績,但沒有明確的指出要達成的業績標準,那這個目標也等於形同虛設。因此在設定目標時,可以思考達成目標的目的是什麼?目前團隊有哪些人能夠去執行?公司能夠提供哪些資源? . . . . . .等等,有助於讓目標的輪廓更加明確。

 

M:Measurable(可衡量的)

團隊管理者需要提出一個能夠衡量的標準,通常可以用數據來量化。例如一款新上市的手機遊戲,希望能夠達成多少的下載數量?每加開一組伺服器能吸引多少玩家?能創造多少的業績?有了可衡量的數字,也能幫助管理者持續追蹤成效,並做為判斷是否達成目標的依據。

 

A:Attainable(可達成的)

團隊管理者應先分析成員的能力,並考量現況及完成期限,以此判斷目標是有機會達成的。例如觀察網站每月流量約為10,000人次,在沒有特殊活動的情況之下,若要求在一個月內成長到10倍甚至100倍就可能太過強人所難。建議在設定目標時可以和團隊成員討論,而不是單方面的設定高目標,不僅徒勞無功也可能過度造成大家的壓力。

 

R:Relevant(相關的)

團隊管理者在擬定目標時,應確認是否和公司本身的營運目標有一致性,且設定的目標不能偏離整個團隊的職責與工作內容,還需考慮市場現況避免過於不切實際。

 

T:Time-bound(有時限的)

團隊管理者需明確的訂出完成工作的時限,避免工作一再遭到拖延。而時限的長度,可根據團隊成員們平時的工作效率擬定合理時程,或是將大目標拆分成多個小目標,能有利於評估時限的精準度,以及控管工作的進度。

 

團隊管理系統化!採用 Lale 辦公協作工具精準掌握目標完成進度

許多團隊管理者習慣使用試算表來條列工作目標及任務,再透過電子郵件或是會議來回報進度。但在沒有系統化管理的情況之下,往往只能仰賴人工維護,也無法一眼看出所有人身上的工作量、優先度以及完成進度等。

因此根據 SMART 原則設定出團隊目標後,團隊需要的是像 Lale 辦公專案管理這樣的工具來將所有資訊集中,再依工作類型劃分指派給對應人員,並透過系統來追蹤工作進度。

 

1.工作分解結構(WBS)

當團隊管理者設定出大目標後,可於 WBS 系統中將工作項目展開,設定工作主題、指派負責人、優先權、預計結束日期並上傳相關文件檔案等,使每位團隊成員清楚自己的工作項目和處理範圍,幫助管理者能夠快速梳理工作項目,並分派下去給各個人員,促進團隊協作效率。

 

2.甘特圖

團隊管理者評估所有工作項目所需的時間後,可於系統設定起訖日期,並透過甘特圖控管專案流程與成本,確保所有人力都能受到合理的分配,順利完成專案。

 

3.大事記

執行各項工作時,常有許多資訊需要和所有團隊成員進行同步,若只是靠口頭或其他方式溝通難免會有疏漏。為有效記錄重要資訊或是回報進度,可善用大事記新增留言及上傳文件。例如須於8/31前需繳交場地使用申請書,就可將此內容記錄至大事記,並將申請書檔案上傳附檔。

圖說:Lale 辦公 專案管理 - WBS/甘特圖/大事記,素材來源:Freepik

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原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結

CC BY-NC-ND 4.0 授权

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