EP.19|日常辦公桌整理術:觀察、執行、減少
【搶先看,1分鐘預告】
(00:00) [片頭曲_開場白_女士優先]
This is komoto’s podcast
(00:11) [開場音樂_約嗎?]
哈囉~大家好,我是小本。
最近過的好嗎?
已經進入了十一月,2021年剩不到2個月的時間,明年的農曆年過年,好像也比往的時間還要來得早,那我翻了一下自己的行事曆,發現明年的除夕是在國曆的1月31號星期五耶,春節的連假難得有9天!
那麼,大家可以提前好好地規劃一下明年過年的行程了。
今天想和大家聊聊關於自己的辦公桌,和我共事過的同事,或是,其他部門的同事都一定會知道,我的辦公桌是以乾淨整齊聞名的。也許其他人不清楚我的工作能力甚麼的,但一定都知道我的辦公桌是部門中最乾淨的一張。沒有最乾淨,但至少也進了前三名吧。那,今天就來聊聊辦公桌的整理術。
(01:13) 從甚麼時候開始養成整理辦公桌的習慣?
還記得在我22歲的時候,進入了第一間公司,公司是早上八點半打卡上班的,第一天報到,我八點就到了公司。當時的部門主管也是屬於早到型的,主管看到我先到了之後,就把我帶到我的位置上去。
因為當時的時間還很早,也還沒有到上班的時間,所以主管就拿了一條抹布給我,隨口就說「現在沒甚麼事情,沒事就先拿抹布擦擦桌子吧!」從這一刻開始,我就養成固定擦桌子和整理桌面的習慣,一直延續到現在。
那我覺得這可能是和我是餐飲科出身的身份有關,高中開始我就在外面打工做實習,那時間長達有五年之久,通常只要店長一聲令下,要我去刷內場的地板,或者是洗冷氣的頁扇,或者是洗廁所,甚至要我把手伸到裡面去刷馬桶,當然是有戴手套啦…,我都會乖乖地照辦,也會老老實實地做到位。
所以,剛才前面提到,主管拿了一條抹布叫我去擦桌子,我當然也就乖乖地照做囉 ~然後一做就"ㄉㄧㄠˇ哩(台語:定型)"就定型了。現在突然要我改掉這個習慣反而有點難,畢竟已經維持了十多年之久,而且我也沒辦法忍受辦公桌太過髒亂的狀態,就只好讓這個習慣延續下去囉!
嚴格說起來,我要感謝我的第一位主管隨口對我說的那句話,就是剛剛說的那句「現在沒甚麼事,沒事就先拿這條抹布擦擦桌子吧!」,如果在當時,主管沒有對我說這句話,也許我就沒有這個習慣了吧。非常謝謝她~
(03:04) 不要為了整理乾淨而去整理,先從觀察自己的習慣開始。
從沒想過整理桌面也能當作是一門學問,可能和日本的斷捨離有關,從居家整理一直延伸到工作上去。斷捨離中有一些觀點,和我自己本身在整理的習慣有不謀而合(的地方),也許是一件事情做久了,在每次執行的當下,無形之中也逐漸形成了一個概念,那一直到後面變成了一門學問。
嗯~我沒有那麼厲害可以講出甚麼頭頭是道的學問,但是能分享自己整理的心得和自己一些概念。當你聽完之後,也不見得要照單全收照我的方式去做,但你也可以從這裡面找到適合自己的方式。
有聽過小本的第16集的朋友一定會知道,我不主張為了整理乾淨而去整理,而是要先從觀察自己的習慣開始做起。
為什麼「習慣」這麼重要呢?
來~試著來想像一下,如果每個人都住進一間一模一樣擺設乾淨的屋子,過了一年之後,你覺得家裡的擺設和整潔度,還是和剛住進去的時候是一樣的嗎?
不,一定不可能會一樣。因為每個人的習慣都不同,打掃整理的方式也不太一樣,所以一定不會和一開始給他們乾淨的屋子長的一樣嘛~
那麼,整理居家的習慣,我們也能應用到辦公桌上。
第一步,先觀察自己的習慣,觀察自己在工作上的習慣動作,也觀察自己拿文具的位置、文件擺放的地方,還有電話接聽方不方便…等等的這些小地方,其實也用不到刻意去觀察自己啦。
只要你發現,當你想拿某樣東西的時候,要花一點時間才能找得到它,那它擺放的位置無法增加你的工作效率。那麼,這裡,就是值得加強的地方。
(05:05) 辦公桌風水學「左青龍,右白虎」並不是沒有根據的。
再來,到了第二步的執行。
你會發現有很多地方都需要加強,例如像是:電話放得太遠、文件夾不集中、拿文具不太方便、公仔的玩具擺得太多,讓自己做起事來很彆扭…諸如此類的情況,你不需要一口氣做太大改變,先從最常做的事情開始著手。
以我來當作例子,拿三件事情來當作舉例。
早上到公司上班,第一件要做的事情就是裝水。那裝水的水壺通常在隔天下班時,都會收到自己的抽屜裏面去,除非是洗好沒乾的玻璃杯才會倒扣在自己的桌上。但我這裡不是要教你裝水,而是為什麼我要把水壺都收到抽屜裡呢?
原因很簡單,因為我不想讓我的水壺暴露在桌面上,我的桌子在我下班之後,主管會放一些資料到我的桌上,還會有別的部門轉來的公文夾,這些東西放在桌面多少會有些許的落塵掉在水壺上。所以,當天下班前,我就會把水壺收到抽屜裡面去,桌面也會看起來更清爽俐落。
早上裝好水的水壺,我習慣是放在靠近屏風隔板的旁邊,讓水壺水杯旁邊有一個依靠。要知道,水一翻倒可是一件非~常麻煩的事情,看你的屏風隔板在哪裡,水壺就放在那一邊。
那,第二件事情就是拿出工作用的筆記本還有原子筆。我的文具都是收在左邊的移動式三層鐵櫃裡,文具全部都是收在鐵櫃最上面的那一層,在我的桌上你是看不到筆筒還有任何一個文具的。會把文具全部收到抽屜裡的原因,一樣和水壺的情況很像,就是一些少用的文具很容易會有灰塵累積在上面,放在桌上的話,時不時還要拿起來把它擦一擦,灰塵拍掉,增加自己的困擾嘛~
另外一點則是最主要的原因,就是放在桌上的文具,很容易就消失不見了,附近的人隨手拿一支筆出去,通常借了就不會還。除非你在每個文具上都貼上你的自己的名字,不然通常一去就不會折返了。那,拿的人也不會記得自己跟誰借來的筆,所以就變成那個人的。到了後面,大家都知道你的桌上沒有任何文具,當你下班不在公司、不在位子上的時候,其他人也不會跑來你的桌上借筆來用。所以,我覺得還不錯,這個方法。
那麼,工作用的筆記本我是放在右手邊放置檔案的區域,常用的檔案我通常是放在辦公桌的右前方,拿取也比較方便。
再來,第三件事情,公司的電話擺放的位置。仔細想了一下,我都是習慣把電話放在左手邊,因為左手用來接聽電話,右手寫字剛剛好。如果擺在右手邊的話,也不是不行。只是對方要你MEMO記錄一些事情的時候,你還要花可能一兩秒鐘的時間把電話轉到左手上,右上再來拿支筆,但如果電話是放在左邊的話,就不需要換手了。這裡說的是右撇子,如果是左撇子的話則是相反。
辦公桌有一個風水的概念是「左青龍,右白虎」也可以說是「龍動虎靜」,左邊適合放電話、電風扇、筆筒,還有可以增加業績的資料夾。而右邊適合放安靜、穩定,不會發出聲響的物品為主,例如:已經拿到的訂單、合約書,客訴等等的資料放在右手邊歸檔。
引用來源:李咸陽:連辦公桌都要講究風水
這個概念我覺得不是沒有根據的,就像剛剛前面提到電話擺放的位置一樣,以手順,就是拿電話的角度來看,確實能替自己爭取到一兩秒的時間,畢竟每天工作都這麼忙碌了,如果每件事情都能縮短時間來做處理,就算只有一兩秒鐘,一天累積下來也是很可觀的,是一件很值得去正視的事情。
也許有些人會覺得迷信,但是很多企業大老闆是非常相信風水的。
風水就是以前人的習慣衍伸出來的產物嘛~
(09:29)「打掃」和「整理」是兩件事情?
第三步,減少打掃和整理的時間。
曾經有人說過「打掃和整理是兩件事情,這兩件事情不能同時去做」這句話不能說不對但也不算是完全正確,我們要降低打掃和整理辦公桌所花的時間,畢竟上班是去工作的,不是整天整理打掃辦公桌沒事幹,所以我們要將打掃整理內化在平日的習慣之中。
像我是固定禮拜一的早上到公司,裝完水之後,會拿自己的抹布把桌面、電腦擦拭過一遍。禮拜一算是我的周清日,我會把打掃和整理合併再一起做,只要是手碰得到的地方,物品要是是放在外面的狀態,包含檔板屏風等等的,我都一定會擦過一遍,沒有歸位的物品,我也會擦拭過,然後再放到它原本的位子上去。桌上的資料夾的區域,我也會先排序好,然後再用抹布帶過一下。
由於每個禮拜一都有做打掃整理,所以要說真的很髒倒也還好啦~都只要簡單的抹過一下,不需要花很大的力氣來去整理。整個擦過一回大概只要花五到十分鐘左右的時間,不會太久,在上班打鐘之前就能夠完成了。
整理桌面的習慣在平常就要養成了,東西從哪裡拿來的,就要放回到那個原位上去。桌面會髒會亂,最大的原因就是東西太多,該放回原位的物品都不拿去歸位,甚麼都堆在自己的桌上,東西堆久了,灰塵自然就會累積在那一個區域。那麼時間一長,你看桌上又髒又亂的,也不曉得要從哪裡整理起,不是嗎?
東西歸位真的很重要,有些物品不常用的,收到抽屜裡也沒關係,不常使用的物品盡可能地把它收到抽屜裡面去,可以預防灰塵也不需要每個禮拜拿抹布幫它淨身,活用自己的抽屜收納是一個不錯的方式。
(11:38) 善用抽屜來收納不常使用的物品
前面的三個步驟:觀察習慣、執行、減少打掃整理的時間,這三步都能做到之後,接下來我們要來聊聊收納。
大部分公司的辦公桌都有附一個三層的鐵櫃,或者是你有二到三個的鐵櫃,不管。不管你有幾個,我們這裡就先來假設你的辦公桌只有一個三層的鐵櫃。
這裡我們要先來分類自己辦公桌上會出現的物品和資料,有六類:
第一個是私人物品(像是水壺、零食、公仔等等的)
第二個是硬體設備(像是公司的電話、電腦、隨身碟、電源線、USB線等等的)
第三是資料夾
第四個是公司內部的三聯單
第五個是文具用品
第六個是回收紙(包含廢紙的部份)
我們將這些物品資料分成這六大類之後,再把每一個類別,又再細分成常用和非常用的項目,整理好後,我們就可以開始規劃每樣物品的家囉~
【第一個 — 私人物品】
以私人物品來看,不外乎就是自己的水壺、零食、公仔,還有自己的咖啡飲品、衛生紙…等等的,常用的東西是水壺,水壺是要使用的時候再拿出來,下班不使用它的時候再收到自己的三層櫃裡面的一樓,通常一樓的空間比較大也比較高。
其他不常用的物品,像是零食、咖啡飲品包,或者是衛生紙等等的物品,則是會放在三層櫃裡面的二樓的位置。鐵櫃的二樓大多都是放置自己的私人物品比較多,其他人也比較不會開你二樓的抽屜啦。
【第二 — 硬體設備】
硬體設備有公司的電話、電腦、電源線,這些東西一定都是放在桌面顯眼的地方,這些是常用的物品。不常用的物品像是隨身碟、USB充電線等等的物品,最好是收到自己的抽屜裡面去,通常我都是收在三層櫃裡的三樓,也就是高度最矮的那一層來放置,USB充電線的線材,還會用軟鐵絲或是像橡皮機的東西綁好收起來。
【第三 — 資料夾】
常用的資料夾都會放在辦公桌的右上角的位置,不常用的資料夾會收在三層鐵櫃的一樓,一樓的高度比較足夠,適合放至資料夾。不過要注意的是三層櫃裡的一樓的位置,我會拿一個隔板或者是書檔與自己私人的物品做區隔。
三層櫃一樓的深處會放置不常用的資料夾,靠近外面的部分則是會放自己私人的物品,像是水壺、包包等等的物品,基本上放資料夾和包包之後,這一層就沒有其他空間可以再放其他的東西了。
【第四 — 是公司內部的三聯單】
三聯單通常都不大,最大的尺寸頂多就是A4大小21*29.7公分,這一類的三聯單或是申請單我會準備一個風琴夾,或者是A4透明多頁資料夾來放這些單據,因為這類型的單據尺寸有大有小,直接用A4尺寸來收納它一定是準沒錯的。
常用的單據會放在前幾頁,不常用的單據可以放在後面一點的位置上,安置好這些單據之後,你可以做頁籤來提示自己哪些單據放在哪個位置上。後續再找三聯單時候速度也會比較快。
【第五 — 是文具用品】
前面有提到我的文具用品全部都是收在三層櫃裡面去,桌上是看不到任何一個文具的。文具我通常都是收在三層鐵櫃的三樓,也就是高度最低的那一層,我們鐵櫃裡有文具收納盤,所以文具放進去不會太過凌亂。
但如果你們公司沒有收納盤的話,你可以善用廢紙摺成一格格的空間來放置文具,我特別推薦的是…用名片的透明盒來做收納,雖然名片盒的大小不適合裝筆類的文具,但適合放迴紋針、筆芯、橡皮擦等等的小東西,至少不會讓你的抽屜裡面看起來太過亂嘛~
如果是高度比較高的文具,像是削鉛筆機,我會放在三層櫃裡面的二樓的位置,前面有說到二樓的位置大多是放私人物品比較多,因為削鉛筆機是我自己從家裡帶過來的,所以把削鉛筆機放在二樓,只讓自己身邊少數的同事知道我有削鉛筆機這樣。
【第六 — 最後是回收紙,也包含廢紙。】
這裡建議可以拿一個空的盒子,公司影印室裡面不是都有那種裝新的A4紙的紙盒,紙盒可以放5包新的A4紙的那種。如果有可以拿的空盒的話,就拿一個放在辦公桌的下面。超級推薦這個空盒的,它可以用在很多的地方,像是收納回收紙、私人物品、歷史資料…等等的地方都非常的好用。
回收紙我都會放在這種紙盒裡面,有需要用的時後再拿出來做第二次使用,而且紙盒本身就有一個蓋子,可以蓋住裡面的回收紙。廢紙的話,我就會放在已蓋上蓋子的回收紙盒上,有空的時候,就會把這些廢紙拿去碎紙機去嘎掉。
回收紙和廢紙的收納是不是也變得很容易,別人看到妳桌下有一箱紙盒也不會覺得太亂,看起來還會相對的整齊。不過我通常不會在辦公桌下放置一大堆物品,最多就是這一箱回收紙盒而已。
待續…
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