走過無數滄桑後，我所得到的...［社團幹部的經驗分享］

序章

發表這篇文章的當下，其實已經距離我當社團幹部已經隔了三年了，但身旁當時有人希望我能整理一下以前社團幹部的傳承日誌，在整理的過程中，就想說結合自己自身的幹部經驗，以及後來在實習上的經驗，產出你現在看到的這篇文章，但我也絕對不會說自己現在寫的這篇就一定是甚麼「幹部攻略集」之類的，一方面想要記錄自己當年的辛酸與成長，一方面也是提供給有需要的你，但這些文字都是基於我自己的個性、經驗、身處的狀況，才有這些應對策略，在社團與活動的任務管理上，都會需要依照不同狀況時，使用不同的應對策略，或許你會完全無法認同我所說的事情，其實我也覺得或許你會說的比我更有道哩，畢竟時間一直在改變，所有經營社團的策略，也必定會持續改變。

希望能這篇文章能讓你，有一些啟發或不同的收穫，如果你覺得這篇文章不錯，也歡迎你轉發給身邊有需要的人，也歡迎你在下面留言與我討論~

PS：這一篇草稿大概壓在我電腦裡面有一年了吧…，原本想說不同的章節，就分篇發表，但就一直沒空，乾脆一次全發吧～

開會技巧－每次都要吵架，才叫做開會(誤＞﹏＜)

每個不同的人開會都會有不一樣的風格，當我拿起以前學長姊留下的開會技巧檔案看時，我能理解他裡面所撰寫的原因，但也有一些是不認同的，因此我在這裡寫下的開會技巧，也如同我對於學長姐所撰寫的態度一樣，這些方法對我來說是適用的，但對你來說可能不適用，就給你參考啦。

會議通知

通常這是總召或會議主席會做的通知，但也很多人都不會做通知，通知的目的是讓參與者知道那段時間要空下來，也因此通知都一定要早一點發出，特別是大型的會議，往往在幾個月前就會先定下時間，避免到時候一堆人跟你說不行來。

通知除了寫上開始時間外，我一定會再加上結束時間，目的是為了讓大家有一個默契知道會議該在什麼時間點結束，相信你一定有參加過那種只寫開始時間，但沒有結束時間，一開開了四五個小時，絕對的沒效率，甚至到後面大家也都沒心力做出好的決策了，因此寫下結束時間，當快到結束時間時，主席便要督促大家加速發言以及議會流程。

另外一個重點是會議流程與附件，再通知中加入要共識或決議的事項是相當重要的，開會的人事先知道要做哪些功課，例如討論下屆幹部的人選，那參與開會的人，便會在開會前開始觀察名單上的人，在會議中大家也才不會像是一張白紙來開會，另外若是有附件，像是要討論活動企劃書，那我通常會在開會前，便先把企畫書提前發給大家回去詳讀，在會議中才能最有效率地進行討論。

有效與好的會議通知，能加速開會的時間與效率，也能減少大家在會議前的資訊落差，更容易有共識，通知不需要非常正式，像是一張公文，但是一定要確定大家都有事先收到，像我曾經傳LINE給大家會議通知，但到了現場…有認真點開LINE閱讀的只有幾隻貓…，因此要與夥伴默契，看到會議通知後，要做一些相關的事先準備。

會議主席

當我是會議主席時，我會決定這個會議應該要有的氣氛，我習慣會議可以輕鬆，但不可以隨便，討論事情要有建設性的發言，而不是閒話家常或是聊八卦，因此主席要適當地提醒發言人，把發言的走向拉回討論的事情，像是從活動備餐的決定，討論到等一下要吃甚麼，這明顯就是偏題了，因此主席要站在上帝視角，適時地將討論拉回主題，並適當的時間進行收斂。

在適當的時間進行收斂，是會議會不會超過時間的重要因素，你不可能等大家把想要講的話全部講完，才結束會議，不然有幾個三姑六婆在裡面，你的會議可能會需要好幾天…，到最後大家都會累，我會在收集大家的意見到一定的程度後，便把剛剛大家的想法做總結，並且做成幾個選項，讓大家去做投票決定，這樣才不會拖到時間。

看時間非常重要，就像在上課一樣，通常上到兩三個小時後，就會昏昏欲睡，開會也是如此，因此當接近設定會議結束的時間點時，便需要提醒大家時間快到了，要加速發言與決定，才有可能有會議結束的時候，我曾經開過從A的事情講到B在講到C，完全不收斂…當下我真的很想直接走人…，也導致我後來只要是那組織的會議，能不參加，我就會不參加，所以看時間真的很重要，主席要會打斷和收斂大家的發言，這便是主席的工作。

會議記錄和與會者記錄

若是小型會議，若我是主席，我會習慣自己兼會議紀錄，因為小型會議主席的負荷量不大，但若是偏中型或大型會議，又或是會議規模偏大，通常還是會指定一個人做會議紀錄，會議紀錄的目的不是做逐字稿或流水帳，而是記錄下大家的關鍵發言，或是會議中最後決定的事項，倘若一個會議結束後，沒有任何紀錄，我可以篤定這個會議等於沒有開過，因為在一周或一個月後，不可能還有人記得會議決定的所有事情，因此紀錄相當重要。

有幾個技巧可以提供給紀錄：

1. 若是你打字筆寫字快，其實可以在會議現場直接用電腦打，不一定執著要用手寫，畢竟手寫通常還會要轉成電子檔傳給大家。
2. 可以依照會議通知內寫的會議流程，記錄下大家最後的「決定」
3. 若有問題是留到下次會議再做決定，也要寫下。
4. 若這場會議主旨是在發想活動，可以搭配心智圖，去寫下每個點子的脈絡，比較容易記下每個點子發想出來的細節。
5. 真的來不及紀錄的，可以拿錄音筆或手機錄音，但在會議之前，就要確保他能正常收音，避免回去打開音檔，聽到一堆雜音或是距離太遠沒收到音…你會崩潰😨
6. 雖然聽起來很像廢話，但當你寫完的紀錄，一定要傳給其他與會者看，不然就真的是只有你自己知道會議做了什麼，其他人都不知道…
7. 若有講到跟「日期與時間」有關的事情，通常都會要具體地寫下，例如：下次開會時間是下周三上午9:00。

即使有會議記錄，也不要妄想著都靠紀錄寫下來的文字，（都是人，你怎麼可能能確保他會幫你記下每件事情），因此主席一定要要求與會者，參與會議時都要帶紀錄工具，寫下跟自己有關的決議事情，特別是有截止期限的代辦任務，當與會者自己有寫下時，也才會比較清楚知道自己被交付了哪些任務。

開會完了，不代表就沒事了，而是要開始定下期程表，要完成會議交辦下來的任務，主席或總召，也要在會議結束後，不時地確認任務是否有在進行，是否遇到困難？要盡到監督的環節，這樣這個會議才會有作用！

活動宣傳－資訊設計(把你的目光定在我這裡！怕…)

當一個活動辦得再好，如果你的活動沒有宣傳出去，那就視同沒有辦過這場活動，因此不要小看宣傳，想說做幾張海報丟FB、IG就完事了，是有一套詳細的規劃方式，甚至是一門專業！

畢竟我本身不是這個專業的，我只是統整出我自己在這條路上，曾經嘗試過且覺得有效的方法，把這些資源整理在這，給你作參考使用，畢竟隨著時間的推移，這些方法也不一定還會如同現在有效，需要適時的調整。（我看到以前學長姊的傳承裡還寫到要用BBS做宣傳…現在還有人知道BBS嗎…，因此宣傳要隨著時代變化跟著做調整）

設定宣傳受眾－憑什麼，我來參加你的活動？

首先在設計所有的文宣和宣傳前，搞懂活動的受眾是十分重要的，這場活動的性質，想要達到什麼目的，這些應該是總召或社長要擬定出來後，你再透過活動的目的去設想你的活動受眾。例如迎新活動是辦給大一新生的，他們「憑什麼」在眾多的迎新活動中，要來參加你們辦的活動？這個憑什麼很重要，我看過很多夥伴，都是直接設計出，他們喜歡的文宣，沒有顧慮受眾的需求，這類「做起來很爽的自嗨」文宣，幸運的話可能可以打中新生，不幸的話便是沒人來參加活動。

以新生舉例，他們會在意哪個社團可以交到朋友，哪個社團看起來好玩，哪個社團看起來可以學到東西，結合你們自己的社團特色，找出其中的交集，便是這個文宣設計的重點。當你對受眾設定的越詳細，知道他們在意的事情，會來的原因？再設計宣傳上，才不至於有太大的偏差。

另外若不知道怎麼設定受眾，可以試著做市場調查，發線上問卷請大家或社員填寫，你便會稍微更能清楚知道你的受眾的型態！

當我看到這個文宣時，我心動了，立刻手刀報名….代表你的宣傳文案很有共鳴、很成功！

設定宣傳的管道－我在哪裡看到你的宣傳？

在這個環節中，簡單來說就是你的受眾最常用的媒體是甚麼？如果是在二三十年前，你會看到宣傳可能會跟你說要放在校園的紙本報紙內，但如今誰還在看報紙啊😂我列出了幾個現在常看的到的宣傳媒介：

• 網路宣傳：FB個人版、FB粉專、學校的公版FB或IG、IG粉專、IG個人版、e-mail、PPT、Dcard、學校或系網公告、社團自架網站、寄e-mail、LINE、Telegram…
• 實體宣傳：海報、邀請函、宣傳的DM、跑班宣傳、跑學餐宣傳、跑校園宣傳…

當你看到以上這麼多種宣傳方式時，我相信你的頭很痛，理想中當然是把這些宣傳管道全部宣傳上去，但現實是你有多少資源可以做宣傳，畢竟我們都是學生，又不是開公關公司的，爆肝做也極難把這些全部做到，畢竟每做一個不同的管道宣傳，就又要多一些人力。

對應不同的宣傳管道，會有不一樣的設計方式，以FB和IG舉例，FB是一個文字為主，圖片為輔的管道，但IG相反，IG是要圖片為主，文字為輔，有研究指出過，每個人閱覽每篇IG的速度比FB快，因此當你在設計IG時，比起宣傳文字，你要花費更多心思，製作一個能有共鳴的圖片，另外IG跟FB的預覽圖片尺寸又不一樣，所以要做到最好的話，除了FB跟IG的圖片尺寸不一樣，設計邏輯也會不一樣，但這不一樣中，又要讓人看到這兩張宣傳文，要知道這是同一系列的活動宣傳…

聽到這，你是不是想放棄了？😂

因此衡量有多少資源能做宣傳便極為重要，你的受眾最容易使用哪些宣傳管道（像是對中年人你會用FB宣傳，你對大學生，應該是IG吧…？但有一些老屁股還是用FB…），當你明確知道你的受眾為何，越能有效率的分配資源到正確的宣傳管道上！

因此做好前面的受眾與宣傳管道的設定，如同在為宣傳打下良好的基礎！

參考與儲存網路資源－累積你平常的設計底子，避免書到用時方恨少

對於我來說，雖然我當年是副社長，但也會需要做很多美術設計，想當初我設計出的第一張海報真的是…很大張的長輩圖🤣，現在回想起來，我當年怎麼可以接受自己做出長輩圖還不自知，甚至貼到校園裡。

因為我是為了社團從0開始學習美術設計，這過程中也發現，一定要把自己做的作品好好保留，還有常用的素材網站，往往設計不出好看的海報，最主要是因為沒有好的素材來源，當然你對美術設計的認識有多少也很重要，所以我在這裡整理了我平常做海報或簡報時會用到的資源，好的美術設計及文案，絕對可以吸引更多你的受眾來參加活動，千萬不要小看這些累積。

更好的話，當然也是希望美宣幹部們，能好好的把這些技能與資源每屆都可以傳承下去，不然社團每屆永遠都是從零開始…（這不是RE:0從零開始的異世界生活啊！），一但傳承中斷了，也很容易讓社團的活動變爛，漸漸的招不到學生，最終面臨的便是停社。

以下我列出一些我自己在大學時期，讓自己美術設計變的更好的資源與網站。

校內工作坊資源

這是很多學生往往都會忽略的，其實每學期都會有學校處室辦的工作坊講座，只是你會需要花心力取找他的活動宣傳，或也可以殺去學校處室前面的佈告欄，去找你有興趣的工作坊報名參加，報名費往往都是免費或非常便宜，若未來出社會還要參加工作坊，很長都破千，甚至上萬的也不在少數，因此千萬不要漏掉學校提供的免費工作坊。（PS：通常這些講座的講師，都是業界專業的講師，講的很淺顯易懂，非常推薦）

我自己當年是有參加過像是團隊溝通、探索自我、PPT設計課程、聲音訓練等講座，受益良多。

線上課程和實體工作坊

自從疫情之後，其實有越來越多的線上課程，像是hahow這類的平台，其實有很多專業的人才在上面開課，若經濟能力許可的情況下，自己也很有興趣，可以去買這些課程來看，當然若有免費的線上課程，就大力的看下去！我很推薦志祺七七開的資訊設計線上課程，沒有很貴，但裡面有給很多技巧，可以應用在設計上。

實體工作坊通常都還蠻貴的，因此我自己是還沒有參加過實體工作坊，大部分都只參加學校辦的免費工作坊。

網路資源

• 讓狂人飛FB粉專：他們有一陣子都是專門出給大學生做社團的經驗包，我當年從裡面學到很多有用的經營技巧，很推薦把裡面的文章全部看過一次，即便你的幹部職位用不到，但在未來工作職場上，也有很高的機率會碰的到。https://www.facebook.com/flying.crazyer/photos/a.1769014240020348/1876238119297959
• freepik：裡面有很多可以做海報或簡報的素材，而且可用於非商用授權https://www.freepik.com/
• storyset：裡面有很多向量式的動態圖片，在簡報上很好用https://storyset.com/
• pixabay：裡面有很多免費的圖片來源https://pixabay.com/
• Unsplash：裡面有很多免費的圖片來源https://unsplash.com/
• pinterest：裡面有很多不同設計師的作品，可以作為靈感發想用，不過通常不是學設計的我…真的很難拿來參考用🙃 https://www.pinterest.com/
• 裡面有很多免費的icon可以使用，若要統一美術風格的PPT或海報，都很推薦使用flaticon：https://www.flaticon.com/
• iconstroe：https://iconstore.co/
• ICONFINDER：https://www.iconfinder.com/

活動總召/執秘－舉辦活動的吵架秘訣(?)

相信當你被社長要求接下活動總召時，不論是新手或老手都會有的一句話：「唉，又是一個件麻煩事！」，特別是當沒有人帶你時，你一定會手足無措，該如何是好呢？

設計活動與籌備流程規劃

• 了解此活動的意義，活動目標對象是新生、聯誼、樂趣、凝聚向心力、送畢業生…。
• 參考以前的活動資料、社團檔本、問google大神，問上次或上上次的總召，甚至去找社團通訊錄，可以問當年辦活動很成功的學長姐。
• 透過與前輩的詢問，了解他們當年如何看待這個活動的目標、規劃，以及達到最終的成效，這過程中有哪些要注意的點或know-how。
• 前輩沒有義務主動教你，要勇於發問和學習，絕對可以讓還是小白的我們在辦活動上，少走很多彎路。
• 當做完前兩點後，開始思考活動的方式，想像自己從活動籌備一路到檢討會，有哪些事情要籌備？需要哪些人？需要幾次會議？會議討論什麼事？

在這個階段我會再加入一個考量點，有多少人力(不是單指幹部，而是包含社員的學弟妹、實習幹部之類的人，若有要廣招其他學生當活動工人，也要算在內)，還有一個重點是，你想的那個人，他有多少心力可以與你一起辦活動，他是不是快被1/2了？還是有女朋友要陪？（單身狗的我在哭泣😂）。

我會信奉一個準則，有多少人做多少事，有多少人決定辦多大的活動，即便以前的傳統都辦很大，不代表到你手上還是要辦那麼大（以前有三十幾人一起辦，現在只有三四隻貓，活動還辦那麼大…，底下的活動幹部會殺了你，與你絕交）。

• 在腦海中想完後，擬定企劃書草稿，拿給上次總召、上上次總召、社長或核心的活動幹部們討論，討論有幾個重點。
• 你所想的活動，是否有那麼多人可以辦？沒有，要如何縮小？
• 溝通、溝通再溝通，先把核心的活動幹部的想法都統整、接納，並考慮要不要加入，要與不要的理由，都要好好的讓對方知道，這才是溝通，不然到後面大家一定都會吵架。
• 收集大家的想法後，撰寫企畫書、預算表、活動申請單或場地申請文件等，經過社長或幹部確認後，在請他們送給學校（註：每間學校與每一屆社團自治辦法都不一樣，要在與社長確認一下）。
• 一定要知道有多長的籌備時間，前中後期要把籌備重點放在什麼地方，活動有哪些要準備的事情，發包給誰？誰是該組負責聯絡的窗口？
• 開會時間在撰寫企畫書時就要放入，在第一次開會時，就可以告訴大家大約在哪些日期要開，要求大家把這些時間空下，避免後面一大堆理由推託，但也要說明每次會議的主題、重點，可能會討論的事項。最少要每次會議結束後，討論出下一次會議的時間，也可以善用網路資源，開線上會議，以減少大家交通時間的成本，更容易讓大家都可以到齊開會。

活動組織分工

通常一個活動中，不會只有總召在做事（若變成這樣，請觀察自己是不是哪裡需要調整），我自己的經驗來看，大部分的活動中都會有以下這些功能組，但也有可能會因活動類型不一樣，而有所調整，因此這不是聖經或準則，只是給你作參考用。

• 總召/執秘(場控)：統籌所有事物的人，通常也是場控（不是單幹王啊😭），在活動中就是大腦與心臟，指揮整個組織做事。
• 美宣、宣傳：傳統海報的設計、宣傳文案的設計。
• 網路社群經營人（小編）：FB、IG、官網負責PO文，經營社群，建立與社員、新生的線上互動與連結。
• 課務組：負責當主持人、設計活動
• 現場機動組：負責在活動現場中，看到哪裡缺人，就去那裡幫忙（通常是有經驗的卸任幹部做）
• 餐點準備的生活組：負責處理伙食。
• 資訊設備組：負責處理現場所有電器音控相關的東西，像是大金剛、混音台、燈光、電腦。
• 紀錄：負責拍照、文字紀錄，活動後產出回顧照片、影片帶，透過回顧照片與影片在做一次社群行銷與拉攏成員向心力。

既然有這麼多籌備組別，就不可能會一個人單幹，又不是超人…。

活動預算表

• 根據不同的單位、學校會有不一樣的預算表格，或是不需要預算表。
• 可以參考之前的預算表做修改。
• 收支一定要平衡。
• 活動預算的掌控，也是執祕要特別注意的地方，你不可能是富豪刑事裡面的主角，擁有無限預算😁
• 預算要確實依照活動所需列出支出項目，支出項目要清楚明白，包含項目名稱、單價、數量等。
• 預算的收入方面一般來源有學校、學生會或系上，甚至找校外的廠商贊助。
• 通常在每個學期末，社長會編列下個學期的所有活動預算，所以每個活動的補助，像是是否有學生會、學校或是系上補助金的問題，請務必向社長詢問與溝通。
• 預算表，顧名思義是在做預期的活動經費計算，所以不用太緊張：一定要完全照活動的需要而寫、或者寫了就一定要照這樣辦活動。
• 但能因隨便撰寫想說交差了事應付上級就好。一個活動的預算表如果沒有寫好，可能會造成之後活動經費不足，小則導致活動失敗，大則你或大家要背負債務，甚至用社團的名義背負債務。我曾經遇到過類似的事情，特別是大型活動，像是校園演唱會、兩三天營隊這種，金額都較大，要好好注意收支平衡。
• 只要向任何一個單位請錢，有需要的統編、抬頭那些一定要正確，不然會沒辦法報帳請錢。

企劃書

通常一個活動的企劃書，最主要的功能是給予活動籌備團隊，能對活動有一個全盤的認知，除了活動的流程外，也能理解這個活動的目標、核心理念等，另外若有需要申請經費、募資等，也通常會透過活動企劃書拿去學校做申請，我列出以下我認為在撰寫活動企劃書上，可以注意的點：

• 可以參考之前的企劃書做修改，或是google也會有類似的教學。
• 我會想像自己已經走完全程，預想自己會走過哪些流程，在規劃整個活動流程與籌備細項。
• 如在室外的場地，別忘了雨天備案。
• 如需借場地、器材或是學校資源的部份，務必在企劃書寫入借了哪些東西與場地，借的窗口與負責人。
• 一般企畫書會有的大鋼：活動日期、活動地點、活動主旨、主辦單位、承辦單位、指導單位、活動執祕、活動對象、活動內容、活動流程、各組工作執掌、懇請支援事項、雨天備案。如為競賽活動，另應增加：報名方式、時間、費用、獎金獎品、比賽規則、評分標準及報名表等。另依不同的活動性質，可自行增減大綱項目。

協辦活動、合系活動

• 只要你不是這些活動的總召，一切都非常的簡單！
• 在協辦籌備會議結束後，整理會議資料並思考我們社團負責的工作要如何分配，然後決定社團內籌備的時間。
• 基本上接協辦活動的執秘，除了不用寫企劃書、預算表，但必須開完協辦會議後，還要招開社團內的籌備會外，大部分工作跟社團活動的執祕是一樣的。

籌備監督

• 這是總召最主要的工作，因為整個活動的籌備進度，是你要負責監督，每道關卡的deadline，若有delay要怎麼去調度人力與指揮，如同一個專案的專案經理一樣的角色。
• 監督不是走過去問說：嘿～你用的如何？（是我一定回說：絕對完美！看我最後一天跑了你要怎麼辦…）
• 要實際去確認交代下去的工作，在每個環節的執行項目是否有遇到狀況遇到的狀況？不斷的溝通，確認分工的項目能如期完成。
• 一定要找同級或社員幫忙，依照那個人的能力專長，請他幫你分工活動的任務，例如找電腦厲害的做音控；組織能力強的，幫忙做你的軍師；美宣強的，幫你確認海報宣傳的東西。
• 大型的活動，如三天兩夜的營隊類型的，通常組織號召的工作人員會很多，也會需要分成各部門的人員一同完成，總召的職位，也要擔任各部門之間溝通的橋樑，若某部門缺乏資源，確認缺乏的項目與原因，找到適合的資源，給予他們能夠更順利的完成任務。
• 不同的任務，例如海報、傳單、報名表等，一定會有不一樣的截止期限，在會議時一定要溝通好，並設立一個大家都能接受的期限，在期限到達前是否完成，便是總召的責任。

活動當下

「活動環節delay了，但…總召去哪了！現在要怎麼辦啊！」這是很多活動現場時，底下活動幹部常常會有的心聲，有的時候會發現總召如同機動組，在活動現場顧前顧後，卻忘記最根本的任務「指揮與調度」，不是說機動有錯，適度的機動，能讓整個活動更順利，但過度機動，就會如同前面第一句話，你下面的夥伴會找不到你，更大型的活動裡，其實組跟組織間的溝通橋樑就會斷開，整個活動就會超級混亂，因此總召在活動進行中的時候，到底應該要怎麼做呢？以下是小弟列出的幾個淺見，歡迎讀者在下面留言一起討論呦！

• 你在活動一定要很清楚活動中的每一個流程，每一階段該準備東西，像是要到午餐時段，便當是否已送到，去拿便當的人是否有出發之類的。
• 當活動有突發狀況，會緊張是正常的，請接納自己的緊張，並不要慌張，與活動的其他幹部或社長討論應對策略，放心，很少有突發狀況真的會導致活動毀滅…，總會有補救方法。
• 你通常會是活動的場控，非到萬不得已，不要在活動中離開或是做一些可以由其他人代替的工作，不然出事了，夥伴會找不到你。（你是活動的大腦，大腦不見了，底下的人會很嗨）

活動檢討會議

• 每個活動結束後一定要開檢討會議，這個會議除了讓彼此知道那些下次可以變得更好外，也提供給未來的學弟妹辦活動時，有參考的依據。
• 檢討會的目的不是來責怪人（像是王OO都不做事，導致主持稿都生不出來），要聚焦在活動上的問題點，此問題點有建設性的解決方法。
• 檢討會如同正式會議，一定要有紀錄，不然船過水無痕，大家討論完，未來的學弟妹沒有通靈啊，不會知道你們這場活動最後到底哪些好那些不好。
• 除了檢討，一定要感謝與肯定每個夥伴在這個活動中所付出的項目，並指出他們做的很棒的地方。讓在開始討論問題，引導大家朝正向思考，避免最後變成踢皮球大會，鬧到大家不爽。
• 檢討會除了針對籌備環節外，也一定要做意見調查表給參與活動的人，將這些意見調查並統整，去分析這活動那些環節是與會者喜歡，哪些不喜歡，可以讓未來的總召去做參考與調整。

總召的(死亡)籌備日誌

不管在怎麼忙，都一定要記錄下籌備日誌，目的是讓未來的自己可以看，在哪一天自己做了什麼決策，或是是否有那裡可以修改的更好，另外未來要辦活動的總召，也比較容易知道做這個活動，有哪些關卡要注意。

例如：2022年3月30日，我今天花了生命中最重要的七秒半，完成了偉大的企劃書初稿，我興高采烈的帶著最重要的企劃書完整修改版，小跑步去找社大大，可是他卻要我重寫，因為我忘了寫上活動日期而遭到退件，這件事讓我痛不欲生！（隔了三五個月後你還會記得這件事？唬我呀！快給我寫下來，不然這樣下一屆怎麼辦活動呀！）

活動的資料蒐集

• 把意見調查表做統整，善用google sheet這些免費線上表單的功能，能快速匯入到excel做圓餅圖，去分析在每個環節中，哪個環節是受歡迎或不喜歡的，去做相對應的總結與檢討。
• 例如：這次破冰的遊戲大家喜歡程度有95%，下次可以沿用此遊戲，但餐點有50%不滿意，下次不要點這家的餐點。
• 在活動剛結束後，趁大家記憶猶新，要趕快督促夥伴補齊活動的相關資料，不要在快到社評時才在趕資料，一定會發生難產，大家臉色都會很難看😱

其他注意事項

• 每一次會議，主席一定要提早到，絕對不能遲到，不然與會者會覺得主席都遲到，不重視這場會議，那我們為何還要花時間來？
• 每一個環節，都要認真思考、仔細推測，勇於謙虛的發問，保持謙卑的心學習，帶著自信領導大家。
• 若活動有工作人員的服裝需求，要在籌備會上提出，並且在工作人員的行前通知中再次提醒。

感性的廢話時間，反正就是那種過來人內心都會有的一堆OS

我相信當社長或幹部找上你，詢問你是否可以當活動總召時，也意味著你具備著一些特質願意讓社長去信任你，這些特質可能是有新作活動、有領導力、辦事有效率等，但也有可能是單純沒有人能接😢，但當時接下活動總召的你，內心會有許多觸動吧！

當年的我，永遠不會忘記，在大一下，當大家還是開心玩社團的時候，我便擔任一個活動的總召，我非常興奮與高期待的主辦活動，有許多東西對我來說都是第一次。

斜槓與單幹王，不曉得你有沒有聽過這個名詞，雖然聽起來很像自誇，但我在擔任幹部與總召時，便是很強的單幹王，當年我是副社長，底下只有一個幹部，因此有許多事情都必須自己來，如同接下一個營運狀況很糟的公司，這情況迫使我一個電機科的，學會了如何設計有質感的海報、用威力導演去剪輯影片、設計一個網站，甚至是會計的作帳，我也接觸了不少，因為學長姐都畢業了，我必須學會他們曾經負責的部分，我成為一個很強的斜槓，但在怎麼斜槓，我也才一個人，一天也只有24小時，不可能抵得過一群人，我常常忙得暈頭轉向，甚至是限縮了我對於資源和未來的視野。

當時的我，把自己當成英雄一班，一定要撐起一個社團，所以當我有負面情緒時，我都壓抑下去，我在許多判斷中都做出不適合的決定，因為沒有情緒出口，也常讓身邊的人感受到我的壓抑與負面，漸漸的我辦的活動，自然而然難以留下人。

現在回過頭來看，我一定會對當時的自己說辛苦了，謝謝你撐這麼久，但我也一定還會說：「要試著把自己在單幹的事情發包出去，試著信任自己的夥伴，若對方沒有如預期中的完成，應對措施絕對不是拉回來自己做，而是去觀察對方的問題在哪？是不是給到不適合他的任務，不斷的嘗試調整與溝通，沒有人天生就會領導。」

從另外一個層面來看，若真的是很強的單幹王，真的100%都由總召負責做完，完成一個完美的活動，真的一切都沒問題了嗎？

試想未來，若維持著單幹的特質到你即將卸任或畢業時，你一定是個能力超群的人，但是你身邊的學弟妹、同儕，有學習到如何辦活動，如何經營社團嗎？答案是沒有，甚至於那些know-how都保有在你身上而已，因為學弟妹們沒有機會在辦活動的過程中犯錯、吵架和找到解決的方法，最後這個社團在你畢業後那些know-how隨著你畢業也跟著離開，那社團經營與辦活動的方式就產生嚴重斷層，若沒有有心的人把這些空白填回來，活動只會越來越無聊，幹部的向心力會越來越低，最後這個社團便結束了。

單幹王的最終，如同蝴蝶效應一般，連續的傳承中斷，導致一個社團的終結。

因此擔任總召，雖然只是一次的活動，但也要把自己當成領導，你負責共識出大家對活動的大方向，但籌備活動的細節要發包出去，「把適合的人放到適合的位子上」我相信這句話你一定聽過，除了信任夥伴，將任務發包出去外，讓夥伴有犯錯與成長空間，才能幫助夥伴與你在一次又一次的錯誤中一起成長。

一個人可以走得很快，但一群人剛開始走得很慢，但到後面可以走得又快又遠！

請記得你是總召，但你絕對不是一個人，你身後有很多可以與你共患難的夥伴，你是領導，但也是一個會犯錯的人，隨時與你的夥伴一同討論，接納大家不同的想法，你負責接納大家並做出最終決定，一個活動的成敗，絕對是當你們自己都很喜歡這個活動時，才有機會吸引更多的人一同共襄盛舉。

換為思考，若你是底下幹部，什麼樣的領導人，會是令你願意赴湯蹈火、在所不辭的人？是什麼樣的特質會讓你這麼做？這樣的特質，便是身為總召的你該去擁有的。（我的話…吸引我的異性，便可以赴湯蹈火，在所不辭😂）或許有以下幾個特質可以讓你參考：摘自『僕人-修道院的領導啟示錄』

• 誠信
• 以身作則
• 體貼
• 說到做到
• 善於傾聽
• 有責任感
• 尊重別人
• 不吝具體的鼓勵
• 樂觀、熱忱
• 感恩

最後，莫忘初衷，每當你身處迷茫之時，回首當初答應幹部與總召的原因，繼續走下去吧！但若偏離你當初進來的初衷…是否有其他條道路可以選擇呢？

社團(幹部)傳承－願此社可與此天地一同長存(?)

一個社團的傳承是否完善，取決於這個社團是否能長久，我觀察到很多幹部，在交接卸任後往往會呈現兩種情況，第一種是完全沒有交接，只有把幹部的名稱丟給學弟妹，人就神隱了，學弟妹往往也不知道現在到底要怎麼辦，完全從0開始；第二種情況是明明交接幹部下去了，但卸任幹部還是很雞婆的一直要管東管西的，總覺得新幹部有很多做的很差的地方，一直插手，鬧到現任與前任幹部之間的關係很差，甚至是兩屆幹部之間的對立。

不管這兩種的哪種情況，其實對於社團的長久經營是很差的，若是想要這個社團在你畢業後，還能持續存在好幾年，甚至是變成這間學校的「古老的社」，勢必要做所謂的「組織化」，如同企業一般，不會因為其中的職員辭職，這個部門或公司就倒塌了，但在組織化的過程中，會不會又因社團的「傳統」，而導致社團不符合現在學生流行的風氣，最終使得社團招不到人，便會需要在保留「傳統和核心理念」之上，每屆都要因應時代的轉變，進行適度的「社團制度改變」。

那講了這麼多，相信你內心有一個OS：「我知道要傳承啊，但到底要怎麼傳承，才是比較好的？」

紙本/電子檔案傳承

不論是哪個幹部，一定都會有所謂的紙本或電子檔案，像是帳冊、組織章程、社團網站、FB、IG等具體的東西，一定要交接下去，並且教導接班人怎麼去使用這些資源。

每個幹部的傳承檔案

你不能保證每一屆的幹部(社長、總務、美宣、網管…)，都能像你一樣聰明能幹，都能把要傳承的事情100%全部講完(說不定中間還有幹部會直接跳票的…😡)，因此能不能有完整的傳承檔案，便是在你離開後，能確保每屆幹部不會都從0開始(從0開始的結果…就是這個社團每一屆幹部都不穩定，要碼大好要碼大壞，連許幾年的大壞→沒人來社團→倒社)。

傳承檔案裡面除了經營社團行政層面需要的文件撰寫技巧SOP(帳冊處理、活動企劃書撰寫技巧、公文處理…)，還有一部分可以寫像是個人認為覺得重要的事情與心得，就如同我這篇文章所打的，將自己覺得有必要傳承給未來每一屆的心法，都給好好的寫清楚，但我知道很難、很累，所以有上一屆的，就拿上一屆的資料去修改成你自己覺得符合現在狀況的傳承檔案就好了！(你很有心的話，也是可以全部重打，就像我一樣🤣)

也拜託，這個東西是平常就要累積自己的感覺和心法，千萬不要拖到社評前才在那邊趕傳承，那個時間點寫下的東西…通常也只是交差了事啦😂。

如果有傳承檔案，請告誡學弟妹，把那個當成幹部聖經，一定要閱讀！不然那份傳承檔案連續好幾屆沒人看…，意味著社團沒有辦法累積經驗，視同沒有傳承！

手把手傳承教學

這是大家最常傳承的方式，但也很取決於上一屆是不是有時間教你，甚至上一屆本身就很混中離幹部（先等等，不要中離啊，遊戲才開始十分鐘？)，那最後就…沒有手把手傳承，那…前兩點的傳承資料就極為重要！

我的OS：「啊上一屆傳承完，請把自己當成教練，讓選手自己下去比賽(做社團幹部)，你適當的去給方向就好，千萬不要跳下場讓自己變成選手啊(搶了學弟妹的工作做)，這樣會讓學弟妹根本沒有學習的機會，一但你真的離開這社團，就沒有人會做好這個幹部職位了…」

所以前兩點的傳承資料不好做，很多時候會不想做，但以長久來看，前兩點的傳承甚至比第三點的傳承更為重要！

社團評鑑的製作經驗分享

我相信對很多社團來說，社評是一個蠻難做的東西，當年我用很少人力的情況下做完社評，有發現幾個製作重點，可以讓你用更少的時間作社評，並且得到更高的分數。

社評競賽的評分表

這是很多人會遺忘的部分，先看學校社評競賽的評分表，找出學校評分的重點，像是社團總務帳冊、活動成果報告、社團會議資料等，若是有更詳細的分類或要求，先把分數占比最重的圈起來，那部份要是要認真做的，其他若沒時間做，可以放掉或沿用上屆的資料。

另外再製作的重點，也是評分表上評分的重點去製作，像是活動帳冊上要收支平衡，活動成果是否有規定的分析報表等，以「最低的人力成本，以換取最高的分數」為製作重點，美編若是很差沒關係，重點是要把該有的文件資料和內容先呈現出來，其餘的有餘力再說。

社評製作分工

像我之前製作社評時，總共要做組織章程、財務帳冊、活動成果報告（企劃書、籌備會議資料、成果分析報告）、社團網站、社團介紹影片等多項項目，通常不可能是一個人幹完（除非你像我一樣真的沒人…兩三個人幹完😥），所以在分工上，可以朝幾個方向去分工。

1. 依照各個幹部的職能，分配給他該負責的社評內容。
2. 若有特別擅長領域，請他做那些事情（影像編輯很強的，請他做圖文紀錄；會計很強的，請他協助總務做社團帳冊）。
3. 每項分工都要訂下確定的截止日期（有必要的話，把分工的截止日期訂得比期限早一點），完成後交給社長統整並校稿。
4. 統籌社評的人（應該是社長），要時不時的關心各項分工的進度，是否有遇到難處，需要調配資源過去協作。
5. 若是幹部人力不夠，請記得一定要call感情好的社員一起來做，甚至找校外的社團朋友們一起來幹大事(?)

請記得，不管夥伴們交上什麼樣的成果，只要是幹部與社員們花了時間和精力的東西，都一定要誠懇的謝謝他們的付出，即使那份成果在你眼裡覺得很爛，畢竟他們並沒有領薪水，你想想，若是你沒日沒夜趕工做出的成果，被教授說你做得很爛，你是不是也會不爽，所以一定要好好的謝謝大家。

畢竟，沒有人想要追隨一個不懂得體諒與感謝下屬的領導者。

啊我的幹部就沒那麼多，但社評還是爆幹多…

前面都提到的是要「以最低的人力資源，做出最好的社評」為前提來說，但若是你們社團狀況真的遭到連最低的資源都有製作困難時，該怎麼做…，如果是我遇到這個狀況，我會採取以下幾點策略：

• 策略性的刪除分數占比最低的社評項目，放下那些項目不做，或是可以用學長姊的資料就用學長姊的資料。
• 以社長的身分去老實地跟學校負責社團的老師（像是課外輔導組）表示社團人力並不充足，是否有哪些資料是可以延後或是不繳交？那些不繳交的項目是否會嚴重影響到評分？
• PS：請老師通融我們的處境（但平常也要跟學校老師打好關係啦，不然老師不一定會願意幫你開後門…）
• 找自己的好朋友，拉他們下海，幫忙做一些簡單的文書作業，不太需要動腦的部分請他們處理…（事後順便請客一下，謝謝他們的幫忙）
• 若真的做不來（沒有人可以分工…），認真考慮不要做了，自己的人生生涯不是全部都是社團，不必要把自己的人生全部賠上，把自己弄到崩潰，這樣子得不償失。（我在社團傳承上面叫大家不要做社團，是不是哪裡怪怪的😝）

希望你們能在作社評的過程中，能夠學習到更多原本所不會的技能，並且能夠有所收穫！