培養團隊合作軟實力！掌握5大點強化團隊管理

如何培養團隊合作的能力?

培養團隊合作重點#1：設定共同目標

團隊合作的目的是為了達成共同的目標，而此目標通常會由企業的經營者去制定，但如果只是一個大方向，對於團隊真正要執行任務來說還是不夠聚焦。

因此，為了設定出一個明確又合理的團隊目標，團隊管理者可參考 SMART 原則中的5個要素，「明確的、可衡量的、可達成的、相關的、有時限的」，並和團隊成員共同討論，有助於大家快速達成共識、共同努力。

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培養團隊合作重點#2：明確的角色定位

一個團隊裡面通常會有各種不同的角色，大家都必須清楚瞭解自己的角色定位和職責，才能真正發揮團隊的作用。若團隊管理者能夠根據每個人的專長及特質去分配工作，那麼也能幫助減少更多工作處理時間，使團隊達到平衡並提高生產力。

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培養團隊合作重點#3：建立溝通模式及渠道

培養良好的團隊合作關係，建立順暢的溝通模式和渠道非常的重要。和不同個性和文化背景的人溝通，學會職場中的溝通技巧能夠幫助彼此更快達成共識，並降低產生摩擦的機會。

當需要和其他團隊成員溝通時可以留意以下幾個地方：

• 保持開放的態度：作為團隊管理者，應多多鼓勵團員自由表達意見和提出問題，成員們也需盡量保持開放的態度，不隨意批評他人的意見。

• 傾聽他人：在溝通中，不只是發表自己的觀點，更要聆聽別人的看法，即使和其他團隊成員想法不同也要給予基本尊重。

• 使用精準的語言：尤其和非技術人員溝通時，盡量避免使用過於專業的術語，以確保大家都能夠理解。當需要和其他人索取資料時，也需要很明確的描述，需要什麼東西?用途是什麼?什麼時間前需要提供?避免對方需要猜測，而增加了更多的溝通成本。

• 思考後再說：人在被批評時很容易下意識反駁對方，或是因為過於心急導致說話不經大腦。有時只是還沒看清事情的全貌，所以產生了錯誤的判斷。因此可以透過互相提問的方式，讓雙方多多瞭解彼此的想法，再討論後續該如何合作。

統一溝通渠道則能提升團隊的溝通效率，團隊管理者可以和成員們明確定義何時使用哪種渠道溝通，以利團隊順暢溝通。例如平常可以透過即時通訊群組詢問問題、提供截圖或傳送相關檔案，有急事需要馬上回應則撥打公司分機，若有需要請示主管做決策，則是發送一封較正式的 E-mail，並將相關人等加入收件者副本。

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培養團隊合作重點#4：確保工作量平衡

雖每位成員的工作不盡相同，團隊管理者還是得盡量妥善的分配工作，確保大家的工作量平衡。若有遇到問題也能互相支援和分擔，盡到團隊合作的精神。避免將大量工作扛在管理者自己或在某個成員身上，若那個人不在整個團隊就垮了，工作效率也無法提升。

培養團隊合作重點#5：定期會議、反饋

定期會議主要目的是為了所有團隊成員有個共同討論的時間，能夠提出在工作上的問題、同步大家的資訊，讓彼此都能提出一些反饋，或許能夠激發出更多的想法。團隊管理者可以在這個時間去檢視所有人的工作進度和能力，也讓大家能夠更熟悉彼此，促進團隊間的交流。

如何落實團隊合作？團隊最愛用這些 Lale 辦公協作工具！

1.藉由穩定的「即時通訊」建立溝通渠道

團隊成員可從 Lale 辦公的通訊錄快速搜尋人員、建群，並透過即時通訊傳送文字訊息、語音訊息及貼圖等，另外也支援傳送檔案、影片及圖片。根據需求可將訊息訊息一次分享至多個個人或群組的聊天室，並針對特定內容回覆訊息，即使訊息發錯也可馬上一鍵收回，避免錯亂。

2.透過「專案管理」設定目標、掌握工作進度

團隊管理者可於 Lale 辦公的專案管理設定目標、指派任務給團隊成員，並從甘特圖掌握每位成員的工作進度，檢視成員身上是否有延遲、將到期的工作，確切掌握人力與時間的成本，適時調配大家的工作量以確保達到平衡。

3.利用「會議管理」設定週期性會議

為了使團隊能夠快速建立定期會議的時間，可從 Lale 辦公的會議管理新增會議，並透過週期性設定輸入定期會議發生的期間及週期，例如可設定 2023/8月1日~8月31日，每1星期的星期五都要開部門會議，這樣系統就會一次產生4個會議，不必分別手動建立4次。

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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。