当企业采取远距工作模式时,需要评估的4大重点!

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许多企业为了因应疫情,选择让员工采取远距工作,根据万宝华人事顾问公司调查,仅有26%的雇主同意在未来继续采取远距工作的模式,有67%的雇主则要求员工恢复正常上班。但根据微软调查,有高达73%的员工希望在疫情后,仍继续维持弹性的工作模式,且在未来求职时也会将是否可在家工作视为重要的评估条件,因此企业需要更正视远距工作对于公司营运的重要性。
图片来源:Freepik

采取远距工作时,企业需评估的4大重点

1.资讯安全

在疫情的影响下,加速企业的数位转型,同时也面临因远距工作而衍伸出的资安问题。电子邮件、假冒应用程式、恶意网址等,都是常遭受攻击管道。远距工作期间,家里成为临时的办公空间,需连接网路的设备大幅提升,就连家庭所使用的路由器也可能成为骇客的攻击对象之一。

为避免企业帐号、密码无法有效控管,或是资料库中的机敏文件遭到窃取、员工透过个人即时通讯软体沟通时,造成资料外泄等情形发生,企业必须在执行远距工作前,规划完善的安全防护措施,并教育内部所有员工对于资讯安全的相关知识,并安装防毒软体、不使用公共空间提供的免费WiFi,才能避免让远距工作成为资安破口。

2.团队沟通协作

当企业采取远距工作模式时,最有感的改变就是彼此间的沟通方式,少了面对面的交流,取而代之的是文字讯息、语音通话、视讯通话等沟通管道,因此拥有稳定、安全的沟通工具就成为需要评估的项目之一。

现在有许多免费即时通讯软体都能够提供这些服务,满足大多数用户的需求,但如果企业想提高员工进行远距工作时的效率及体验,就得评估这项沟通工具,是否可在云端中提供另外的协作空间,并能和通讯软体本身进行串联。

3.工作进度管理

对于企业来说,疫情期间若有员工确诊就已经会造成生产力的下降,在无法和下属待在同一个空间工作的情况下,管理者们更会担心员工是否可维持正常产出。

企业可采用合适的办公工具,协助执行工作进度管理,常见的办公工具像是线上打卡、工作日志、行事历、公布栏、电子签核、KPI绩效考核系统等,养成员工随时回报工作进度的好习惯,也帮助主管能够掌握下属的工作状况。

4.文件数位化

公司储存及管理资料的方式,将会影响员工在远距工作时的效率。企业可评估内部的文件资料是否可采数位化的方式存放于线上,并透过帐号授权存取的权限,可利于员工快速取得所需资料,也能够确保文件资料的安全。

另外将纸本的签核流程数位化,也可节省人工处理时间,即使员工在家工作,也可通过系统于线上处理请假、请款、签呈、用印申请等作业。

Lale办公团队协作工具,协助企业处理远距工作大小事

Lale办公是最适合远距工作的平台,提供跨平台、多装置,当企业采取远距工作模式时,团队可透过即时文字讯息、语音通话以及视讯会议等管道进行讨论,相较一般免费通讯软体更具安全性,可有效协助提升沟通效率、缩短团队之间的距离。

Lale办公更结合多种云端办公应用工具,不仅能进行文件管理及线上签核,将文件数位化,还提供工作日志及专案管理、出缺勤纪录,帮助企业控管所有员工的工作进度及考核工作表现,即使处于远距工作模式,仍可维持团队的生产力,达到企业与员工双赢的局面。

了解Lale办公-专为团队协作打造的平台: https://lalework.flowring.com/LaleWork/


原文首发于「Lale快报」网站, 原文页面连结

CC BY-NC-ND 2.0 授权

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