大学生连e-mail都不会写？ ！ －－五个步骤，教学生写出简洁又吸睛的信

自从在大学兼课以来，时常需要和学生e-mail往来，这才发现：现在大学生普遍不知道写信的基本礼仪，在内容上不是语焉不详，就是写得落落长，却不知道重点在哪里。为此，我曾写了一篇文章反映这个现象，（详见：〈 收到好几封没有署名的信之后有感〉）后来，也见到几位在大学教书的老师有类似的抱怨。

不过，虽然问题的根源在于千禧年后出生的孩子，在成长阶段就被手机绑架，缺乏阅读与书写的磨练。然而，不得不说，在学校教育当中，也不太注重实用性的表达练习，没有认认真真教过他们如何写一封兼顾格式礼仪及文词通达的信件。所以，我们自己也需要负部分责任。

自从意识到这个问题以来，我一直想设计一堂课，教导学生写信的技巧。碰巧，最近拜读了虎尾科大通识中心教授王文仁所著的《 阅读写作公开课－－大学老师神救援，国文上课不无聊！ 》 ，书中的第一堂〈给老师写一封求情信〉，王老师正是在分享指导学生写e-mail的方法。

于是，我在王老师所传授的教学方法之上，又添加了一些个人的设计，并且在这个学期的第二堂课带学生实际操作。由于这套方法简明扼要，学生在短短时间内便能够吸收且活用，成效显著。上个礼拜，我把同样的课程搬到我的国中作文班试上，效果同样出色。

既然大孩子、小孩子都可以快速掌握写信的要点，可见他们的确是过去缺乏专业的训练，因此不会写信。我们与其抱怨，何不如花一点时间教导他们呢？

信件格式的部分，很容易上手，本文不赘述，可参考《风传媒》刊载的〈 学校不教，但你一定要会的email信件格式礼仪！超基本、能做好印象就会大加分〉一文。以下，我主要分享教学生写出简洁通顺的信件内容的教学步骤：

一、针对情境（1），根据自己的方式写e-mail

在正式教学生写信的方法之前，我依据过去曾经处理的一个真实案例，（〈 当了一个大六学生以后…… 〉）设计成情境，请学生以小组为单位，讨论看看：如果你是当事人，怎么样写信向老师求情，会让老师心软？然后写在学习单上。这个情境如下：

• 你是一个大六学生，这个学期再不毕业，就要被退学了……
• 但是你仍然很混，洪老师的课，你时常缺课，连期中考也没有来考……
• 快到期末，你开始怕了。最后五堂课，你每一堂都到，作业都有交，期末考也有来考……
• 然而，当你收到成绩，竟然现只有49分，你吓了一大跳，因为这是你唯一不及格的科目，你不知道如何跟父母交待……
• 最后，你决定写信跟老师求情……

之所以在讲述方法前，先让他们根据自己的理解来写信，是为了现场搜集负面教材，这样他们才会清楚见到自己的盲点。

二、上台朗读信件，老师当场解说

我给学生二十分钟的时间写信，完成后上台朗读，接着先交由台下同学给予回馈与建议，再由我来讲评。

整体来说，虽然他们所设计的缺课理由五花八门，有的还挺有巧思－－只剩半年寿命，完成学业是临终前唯一愿望，或是爸妈吸毒被关，他要承担家计照顾弟妹……－－但在叙述时，他们通常无法掌握表达的重点，我时常听了老半天，还不知道他们希望老师怎么帮助他。如：

格式错误和错字就不说了，这封信最大的问题是：他根本没有说明他是被我当的学生！我学生这么多，哪里记得当过谁呢？如果我同时要读数十封信，可能根本懒得看完，就把信给删了。

类似这种主题不明确的信件还有不少。看得出来，没有受过写作训练的学生，一下笔是想到什么就写什么，没有把读者阅读时的反应考虑在内。

经由我的解说，并且请他们设身处地想想收到这种信时的感受，他们大致能够了解没抓到重点的信件，不但不能解决问题，还有可能惹恼收件者。

但是，到底该怎么写呢？其实信件结构很简单，只有三个部分，比传统的起承转合更好用……

三、运用「倒金字塔结构」写e-mail

王文仁老师建议采用「倒金字塔结构」来写信，我在〈 「不罚写，那要怎么教？」我现在就给你明确解答！ 〉一文中也采用这个方法讲授自白书写作。如图：

倒金字塔结构是按照事情的重要程度，由上而下依序书写。

首先，先采用六何法在第一段简短交待「事情经过」，让收件者快速了解你来信的用意。即使收件者正忙，读过第一段后也可以清楚掌握信件大意，不至于耽搁太多时间。以情境（1）来说，可以这样写：

老师： 您好，我是您这个学期「阅读与创意发想」这堂课的学生吴○翔。今天我收到成绩，发现我被当了，可能是我期中前的出席状况不佳。但我期中以后的作业都有交，想请老师帮我确认成绩，或是看有没有机会补救。

在这一段中，除了「地」没有必要提到，其余的人、时、事、为何、如何等，都有放进段落中，如此便可以让老师了解你的状况和目的。

接下来，如果老师有空读信的话，会想了解你缺课过多的理由，你可以在第二段的「说明」当中解释。如：

因为我是家庭的经济支柱，而且来自单亲家庭，需要承担家计，我一周有六天都要打工。而您的课刚好和我上班时间冲突，如果可以调班的话，我都会努力跟同事协调；但如果真的没办法调班，也只好跷课。我真的不是存心跷课，是有不得已苦衷。请老师谅解！

最后的「结论」，用一句话扼要点出来信重点，提醒收信者。如：

总之，我再毕不了业就要被退学了。希望老师帮我再次确认成绩，或者是有什么补救方法，我都会尽力配合，不会让老师失望。

写完三个段落后，加上祝福语和署名，一封旨意清晰、文词畅达的信件不就轻松完成了吗？

四、设计清楚明白又吸睛的主旨

不只是大学生，很多人在写信时很容易忽略主旨（标题）的重要性。一封有好主旨的信，会让收信者在茫茫信海中优先看到这封信的存在；相反的，一封主旨模糊的信，就算信件内容再动人，收信者可能会压到最后再打开来看。

如何设计好的主旨呢？关键就是：主旨必须一眼便让收信者知道你的目的，并且稍微透露一点急迫性。以下几个失败的主旨，是学生写信给我时，常常使用的标题：

• 「致歉信」：看到这个主旨，我会心想：「致什么歉呢？最近没人得罪我呀，晚一点再看好了。」
• 「老师请教一下」：看到这个主旨，我会心想：「好像不是很急嘛，有空再看吧。」
• 「请解释我的成绩」：看到这个主旨，我会……直接把信删掉！

比较理想的信件标题应该是：

老师，请帮我确认成绩，我不能再被当了……

光看标题，我立刻知道这件事有急迫性，即早处理也许还有挽回余地，当然会马上点阅。

五、针对情境（2），根据新的方式写e-mail

讲授完，不能光说不练，我设计了情境（２）请他们以刚刚学到的方法写e-mail。情境如下。

• 你们这一组有一个很混的大四学长，时常跷课，即使来上课也在滑手机……
• 期末报告占40%，每个人都要分配工作，学长分配到查资料……
• 报告前最后一次讨论，你们发现学长两手空空，什么都没准备……
• 你和学长表达不满，学长还呛你：「学弟，帮忙一下会死哦！」……
• 于是，你只好把学长的工作分配给大家……
• 身为组长的你，知道组员不满，不想让他平白无故得到成绩，所以写信跟老师说明，请老师处理……

我一样给他们二十分钟写信，然后再将学习单收回来批改。当我看到他们写的信，虽然仍有进步空间，但他们在两堂课之内的成长真的相当明显。我打从心底认为：

学生真的不是笨，也不是不肯学，但到底为什么在台湾的义务教育当中，没有好好规划一堂专业的写作课，让学生锻炼这些重要且不可或缺的技能呢？