EP.19｜日常办公桌整理术：观察、执行、减少

【抢先看，1分钟预告】

(00:00) [片头曲_开场白_女士优先]

This is komoto's podcast

(00:11) [开场音乐_约吗?]

哈啰～大家好，我是小本。

最近过的好吗？

已经进入了十一月，２０２１年剩不到２个月的时间，明年的农历年过年，好像也比往的时间还要来得早，那我翻了一下自己的行事历，发现明年的除夕是在国历的１月３１号星期五耶，春节的连假难得有９天！

那么，大家可以提前好好地规划一下明年过年的行程了。

今天想和大家聊聊关于自己的办公桌，和我共事过的同事，或是，其他部门的同事都一定会知道，我的办公桌是以干净整齐闻名的。也许其他人不清楚我的工作能力什么的，但一定都知道我的办公桌是部门中最干净的一张。没有最干净，但至少也进了前三名吧。那，今天就来聊聊办公桌的整理术。

(01:13) 从什么时候开始养成整理办公桌的习惯？

还记得在我２２岁的时候，进入了第一间公司，公司是早上八点半打卡上班的，第一天报到，我八点就到了公司。当时的部门主管也是属于早到型的，主管看到我先到了之后，就把我带到我的位置上去。

因为当时的时间还很早，也还没有到上班的时间，所以主管就拿了一条抹布给我，随口就说「现在没什么事情，没事就先拿抹布擦擦桌子吧！」从这一刻开始，我就养成固定擦桌子和整理桌面的习惯，一直延续到现在。

那我觉得这可能是和我是餐饮科出身的身份有关，高中开始我就在外面打工做实习，那时间长达有五年之久，通常只要店长一声令下，要我去刷内场的地板，或者是洗冷气的页扇，或者是洗厕所，甚至要我把手伸到里面去刷马桶，当然是有戴手套啦…，我都会乖乖地照办，也会老老实实地做到位。

所以，刚才前面提到，主管拿了一条抹布叫我去擦桌子，我当然也就乖乖地照做啰~然后一做就＂ㄉㄧㄠˇ哩(台语：定型)＂就定型了。现在突然要我改掉这个习惯反而有点难，毕竟已经维持了十多年之久，而且我也没办法忍受办公桌太过脏乱的状态，就只好让这个习惯延续下去啰！

严格说起来，我要感谢我的第一位主管随口对我说的那句话，就是刚刚说的那句「现在没什么事，没事就先拿这条抹布擦擦桌子吧！」，如果在当时，主管没有对我说这句话，也许我就没有这个习惯了吧。非常谢谢她～

(03:04) 不要为了整理干净而去整理，先从观察自己的习惯开始。

从没想过整理桌面也能当作是一门学问，可能和日本的断舍离有关，从居家整理一直延伸到工作上去。断舍离中有一些观点，和我自己本身在整理的习惯有不谋而合（的地方），也许是一件事情做久了，在每次执行的当下，无形之中也逐渐形成了一个概念，那一直到后面变成了一门学问。

嗯～我没有那么厉害可以讲出什么头头是道的学问，但是能分享自己整理的心得和自己一些概念。当你听完之后，也不见得要照单全收照我的方式去做，但你也可以从这里面找到适合自己的方式。

有听过小本的第１６集的朋友一定会知道，我不主张为了整理干净而去整理，而是要先从观察自己的习惯开始做起。

为什么「习惯」这么重要呢？

来～试着来想像一下，如果每个人都住进一间一模一样摆设干净的屋子，过了一年之后，你觉得家里的摆设和整洁度，还是和刚住进去的时候是一样的吗？

不，一定不可能会一样。因为每个人的习惯都不同，打扫整理的方式也不太一样，所以一定不会和一开始给他们干净的屋子长的一样嘛～

那么，整理居家的习惯，我们也能应用到办公桌上。

第一步，先观察自己的习惯，观察自己在工作上的习惯动作，也观察自己拿文具的位置、文件摆放的地方，还有电话接听方不方便…等等的这些小地方，其实也用不到刻意去观察自己啦。

只要你发现，当你想拿某样东西的时候，要花一点时间才能找得到它，那它摆放的位置无法增加你的工作效率。那么，这里，就是值得加强的地方。

(05:05) 办公桌风水学「左青龙，右白虎」并不是没有根据的。

再来，到了第二步的执行。

你会发现有很多地方都需要加强，例如像是：电话放得太远、文件夹不集中、拿文具不太方便、公仔的玩具摆得太多，让自己做起事来很别扭…诸如此类的情况，你不需要一口气做太大改变，先从最常做的事情开始着手。

以我来当作例子，拿三件事情来当作举例。

早上到公司上班，第一件要做的事情就是装水。那装水的水壶通常在隔天下班时，都会收到自己的抽屉里面去，除非是洗好没干的玻璃杯才会倒扣在自己的桌上。但我这里不是要教你装水，而是为什么我要把水壶都收到抽屉里呢？

原因很简单，因为我不想让我的水壶暴露在桌面上，我的桌子在我下班之后，主管会放一些资料到我的桌上，还会有别的部门转来的公文夹，这些东西放在桌面多少会有些许的落尘掉在水壶上。所以，当天下班前，我就会把水壶收到抽屉里面去，桌面也会看起来更清爽俐落。

早上装好水的水壶，我习惯是放在靠近屏风隔板的旁边，让水壶水杯旁边有一个依靠。要知道，水一翻倒可是一件非～常麻烦的事情，看你的屏风隔板在哪里，水壶就放在那一边。

那，第二件事情就是拿出工作用的笔记本还有原子笔。我的文具都是收在左边的移动式三层铁柜里，文具全部都是收在铁柜最上面的那一层，在我的桌上你是看不到笔筒还有任何一个文具的。会把文具全部收到抽屉里的原因，一样和水壶的情况很像，就是一些少用的文具很容易会有灰尘累积在上面，放在桌上的话，时不时还要拿起来把它擦一擦，灰尘拍掉，增加自己的困扰嘛～

另外一点则是最主要的原因，就是放在桌上的文具，很容易就消失不见了，附近的人随手拿一支笔出去，通常借了就不会还。除非你在每个文具上都贴上你的自己的名字，不然通常一去就不会折返了。那，拿的人也不会记得自己跟谁借来的笔，所以就变成那个人的。到了后面，大家都知道你的桌上没有任何文具，当你下班不在公司、不在位子上的时候，其他人也不会跑来你的桌上借笔来用。所以，我觉得还不错，这个方法。

那么，工作用的笔记本我是放在右手边放置档案的区域，常用的档案我通常是放在办公桌的右前方，拿取也比较方便。

再来，第三件事情，公司的电话摆放的位置。仔细想了一下，我都是习惯把电话放在左手边，因为左手用来接听电话，右手写字刚刚好。如果摆在右手边的话，也不是不行。只是对方要你MEMO记录一些事情的时候，你还要花可能一两秒钟的时间把电话转到左手上，右上再来拿支笔，但如果电话是放在左边的话，就不需要换手了。这里说的是右撇子，如果是左撇子的话则是相反。

办公桌有一个风水的概念是「左青龙，右白虎」也可以说是「龙动虎静」，左边适合放电话、电风扇、笔筒，还有可以增加业绩的资料夹。而右边适合放安静、稳定，不会发出声响的物品为主，例如：已经拿到的订单、合约书，客诉等等的资料放在右手边归档。

引用来源： 李咸阳：连办公桌都要讲究风水

这个概念我觉得不是没有根据的，就像刚刚前面提到电话摆放的位置一样，以手顺，就是拿电话的角度来看，确实能替自己争取到一两秒的时间，毕竟每天工作都这么忙碌了，如果每件事情都能缩短时间来做处理，就算只有一两秒钟，一天累积下来也是很可观的，是一件很值得去正视的事情。

也许有些人会觉得迷信，但是很多企业大老板是非常相信风水的。

风水就是以前人的习惯衍伸出来的产物嘛～

(09:29)「打扫」和「整理」是两件事情？

第三步，减少打扫和整理的时间。

曾经有人说过「打扫和整理是两件事情，这两件事情不能同时去做」这句话不能说不对但也不算是完全正确，我们要降低打扫和整理办公桌所花的时间，毕竟上班是去工作的，不是整天整理打扫办公桌没事干，所以我们要将打扫整理内化在平日的习惯之中。

像我是固定礼拜一的早上到公司，装完水之后，会拿自己的抹布把桌面、电脑擦拭过一遍。礼拜一算是我的周清日，我会把打扫和整理合并再一起做，只要是手碰得到的地方，物品要是是放在外面的状态，包含档板屏风等等的，我都一定会擦过一遍，没有归位的物品，我也会擦拭过，然后再放到它原本的位子上去。桌上的资料夹的区域，我也会先排序好，然后再用抹布带过一下。

由于每个礼拜一都有做打扫整理，所以要说真的很脏倒也还好啦～都只要简单的抹过一下，不需要花很大的力气来去整理。整个擦过一回大概只要花五到十分钟左右的时间，不会太久，在上班打钟之前就能够完成了。

整理桌面的习惯在平常就要养成了，东西从哪里拿来的，就要放回到那个原位上去。桌面会脏会乱，最大的原因就是东西太多，该放回原位的物品都不拿去归位，什么都堆在自己的桌上，东西堆久了，灰尘自然就会累积在那一个区域。那么时间一长，你看桌上又脏又乱的，也不晓得要从哪里整理起，不是吗？

东西归位真的很重要，有些物品不常用的，收到抽屉里也没关系，不常使用的物品尽可能地把它收到抽屉里面去，可以预防灰尘也不需要每个礼拜拿抹布帮它净身，活用自己的抽屉收纳是一个不错的方式。

(11:38) 善用抽屉来收纳不常使用的物品

前面的三个步骤：观察习惯、执行、减少打扫整理的时间，这三步都能做到之后，接下来我们要来聊聊收纳。

大部分公司的办公桌都有附一个三层的铁柜，或者是你有二到三个的铁柜，不管。不管你有几个，我们这里就先来假设你的办公桌只有一个三层的铁柜。

这里我们要先来分类自己办公桌上会出现的物品和资料，有六类：

第一个是私人物品（像是水壶、零食、公仔等等的）
第二个是硬体设备（像是公司的电话、电脑、随身碟、电源线、ＵＳＢ线等等的）
第三是资料夹第四个是公司内部的三联单第五个是文具用品第六个是回收纸（包含废纸的部份）

我们将这些物品资料分成这六大类之后，再把每一个类别，又再细分成常用和非常用的项目，整理好后，我们就可以开始规划每样物品的家啰～

【第一个— 私人物品】

以私人物品来看，不外乎就是自己的水壶、零食、公仔，还有自己的咖啡饮品、卫生纸…等等的，常用的东西是水壶，水壶是要使用的时候再拿出来，下班不使用它的时候再收到自己的三层柜里面的一楼，通常一楼的空间比较大也比较高。

其他不常用的物品，像是零食、咖啡饮品包，或者是卫生纸等等的物品，则是会放在三层柜里面的二楼的位置。铁柜的二楼大多都是放置自己的私人物品比较多，其他人也比较不会开你二楼的抽屉啦。

【第二— 硬体设备】

硬体设备有公司的电话、电脑、电源线，这些东西一定都是放在桌面显眼的地方，这些是常用的物品。不常用的物品像是随身碟、ＵＳＢ充电线等等的物品，最好是收到自己的抽屉里面去，通常我都是收在三层柜里的三楼，也就是高度最矮的那一层来放置，ＵＳＢ充电线的线材，还会用软铁丝或是像橡皮机的东西绑好收起来。

【第三— 资料夹】

常用的资料夹都会放在办公桌的右上角的位置，不常用的资料夹会收在三层铁柜的一楼，一楼的高度比较足够，适合放至资料夹。不过要注意的是三层柜里的一楼的位置，我会拿一个隔板或者是书档与自己私人的物品做区隔。

三层柜一楼的深处会放置不常用的资料夹，靠近外面的部分则是会放自己私人的物品，像是水壶、包包等等的物品，基本上放资料夹和包包之后，这一层就没有其他空间可以再放其他的东西了。

【第四— 是公司内部的三联单】

三联单通常都不大，最大的尺寸顶多就是Ａ４大小２１＊２９．７公分，这一类的三联单或是申请单我会准备一个风琴夹，或者是Ａ４透明多页资料夹来放这些单据，因为这类型的单据尺寸有大有小，直接用Ａ４尺寸来收纳它一定是准没错的。

常用的单据会放在前几页，不常用的单据可以放在后面一点的位置上，安置好这些单据之后，你可以做页签来提示自己哪些单据放在哪个位置上。后续再找三联单时候速度也会比较快。

【第五— 是文具用品】

前面有提到我的文具用品全部都是收在三层柜里面去，桌上是看不到任何一个文具的。文具我通常都是收在三层铁柜的三楼，也就是高度最低的那一层，我们铁柜里有文具收纳盘，所以文具放进去不会太过凌乱。

但如果你们公司没有收纳盘的话，你可以善用废纸折成一格格的空间来放置文具，我特别推荐的是…用名片的透明盒来做收纳，虽然名片盒的大小不适合装笔类的文具，但适合放回纹针、笔芯、橡皮擦等等的小东西，至少不会让你的抽屉里面看起来太过乱嘛～

如果是高度比较高的文具，像是削铅笔机，我会放在三层柜里面的二楼的位置，前面有说到二楼的位置大多是放私人物品比较多，因为削铅笔机是我自己从家里带过来的，所以把削铅笔机放在二楼，只让自己身边少数的同事知道我有削铅笔机这样。

【第六— 最后是回收纸，也包含废纸。 】

这里建议可以拿一个空的盒子，公司影印室里面不是都有那种装新的Ａ４纸的纸盒，纸盒可以放５包新的Ａ４纸的那种。如果有可以拿的空盒的话，就拿一个放在办公桌的下面。超级推荐这个空盒的，它可以用在很多的地方，像是收纳回收纸、私人物品、历史资料…等等的地方都非常的好用。

回收纸我都会放在这种纸盒里面，有需要用的时后再拿出来做第二次使用，而且纸盒本身就有一个盖子，可以盖住里面的回收纸。废纸的话，我就会放在已盖上盖子的回收纸盒上，有空的时候，就会把这些废纸拿去碎纸机去嘎掉。

回收纸和废纸的收纳是不是也变得很容易，别人看到妳桌下有一箱纸盒也不会觉得太乱，看起来还会相对的整齐。不过我通常不会在办公桌下放置一大堆物品，最多就是这一箱回收纸盒而已。

待续…

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