麦诚之工作效率回顾周记—第11 期：我如何使用ARRA 档案分类法

再说一下我之前介绍过的ARRA 分类法。以更好地说明我是如何使用这个分类法管理及消化我每日处理的档案。

我的资料主要放在Dropbox（及再备份），而Dropbox 的顶层，有以下5 个资料夹。

1. Inbox（临时档案输入区）。
2. Active Projects（正在进行的项目），现时进行中的项目。
3. Roles and Responsibilities（角色与职责），负责的范畴及角色。
4. References and Knowledge（参考与知识库），已沉淀的知识库。
5. Archives（封存区），已完成及保存之档案。

这个顺序与我上周介绍的GTD 的五万呎高空工作规划是匹配的：

1. Inbox 输入区对应现时跑道所需。每日执行的琐碎事、每日笔记、每日临时处理的文件，乃至项目中当日处理文件，也是预设于Inbox 中进行。可以想像Inbox 是我的电子办公桌。
2. Active Projects 进行中的项目对应1 万呎高空，即年内正进行的项目及所需的所有档案。
3. Roles and Responsibilities 角色与职责对应2 万呎高空，我正在身处的职责与所专注的领域，当人所涉及的档案。这些资料夹的储存一般数以年计。
4. References and Knowledge 参考与知识库对应更宏观的规划，依据我的职责及角色，每日的工作及生活中，我会学到大大小小的新知识。当这些知识沉淀后，我将之归档到这个资料夹。而这些知识与内容，虽然大部份从专注领域而来，但亦包括非现时的专注领域，但符合4 万及5 万呎高空的人生观的，例如我希望成为的将来的自己的一些资料研究、灵感、新领域的读书笔记等。
5. Archives 则是我不再需要的，但又并非能积累成知识库的档案，作为备份封存。

定期回顾

为了维持资料分类恰当，我会定期回顾及清理这几层资料夹。

主要是将Inbox 输入区的档案分类。例如Inbox 中但凡属于项目的档案，会搬到对应项目资料夹中。而如果不属于项目，但符合某现时角色需求的，则放到对应角色资料夹内。而如果是一些新撰写的知识点、或读书笔记，则搬到知识库资料夹。而其余的，当过一段日子后，便会搬到封存区。

这类似我们的消化系统，从口至胃，在胃部暂存消化，再沿路被分拆吸收，最后没有被各层吸收的，则排出视野外，只要硬盘够，便按年份封存起来。

— 麦诚Makzan，2021-12-20。

我是麦诚轩（ Makzan )，除了正职外，平常我要么办本地赛与办世界赛，要么任教编程与网站开发的在职培训。现正转型将面授培训内容写成电子书、网上教材等，至今撰写了7 本书， 2 个视频教学课程。

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