香港公司須知(1)：註冊香港公司時委任公司秘書的重要性
在香港註冊成立公司時，必須委任公司秘書。這是香港《公司條例》中的強制性規定。 那麼為什麼香港公司需要委任公司秘書呢? 其中的原因和作用是什麼呢?
法定要求
根據香港法例第622章《公司條例》第114(1)條規定，在香港開公司時以及任何時候，必須委任自然人或於香港註冊及持有TCSP牌照的秘書公司擔任公司秘書。沒有委任公司秘書會觸犯法例規定。
合規監察
公司秘書的核心工作之一，是確保公司遵守香港的相關法律法規。這包括《公司條例》、《商業登記條例》等規定的合規要求。公司秘書負責提醒董事會提交必要的報告和申報，以符合監管機構的規定。
公司治理
公司秘書協助董事會進行運作，確保公司的架構和管理方針符合最佳的公司治理標準。例如協助準備股東會和董事會會議，以及跟進會議記錄和决議的執行情況。
發佈法定文件
在股東常年大會和特別大會召開前，公司秘書負責按規定發送通知書到股東。會後也要負責向政府部門提交大會記錄及決議案。這是秘書的法定職責之一。
公司代表
公司秘書還可以作為公司的代表和聯絡窗口，與政府部門、業務伙伴及其他機構進行溝通和聯繫。
vOffice專業公司秘書服務
在香港，大多數初創在公司註冊時都會選擇外包公司秘書服務。vOffice是香港具領導地位的企業服務機構，擁有專業的公司秘書團隊和逾20年的公司秘書服務經驗。他們的公司秘書團隊由香港執業秘書、會計師或律師組成。其團隊非常了解公司秘書的職責和角色，亦有信心全面照顧客戶公司對秘書服務的需要。 vOffice提供的公司秘書服務包括:
擔任公司法定秘書
每年度股東周年大會支援
編製及提交周年申報表
維持公司法定紀錄冊
提醒重要合規事項及屆滿日期
與政府部門聯繫溝通
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