麥誠之工作效率回顧週記—第 11 期：我如何使用 ARRA 檔案分類法

再說一下我之前介紹過的 ARRA 分類法。以更好地說明我是如何使用這個分類法管理及消化我每日處理的檔案。

我的資料主要放在 Dropbox（及再備份），而 Dropbox 的頂層，有以下 5 個資料夾。

1. Inbox（臨時檔案輸入區）。
2. Active Projects（正在進行的項目），現時進行中的項目。
3. Roles and Responsibilities（角色與職責），負責的範疇及角色。
4. References and Knowledge（參考與知識庫），已沉澱的知識庫。
5. Archives（封存區），已完成及保存之檔案。

這個順序與我上週介紹的 GTD 的五萬呎高空工作規劃是匹配的：

1. Inbox 輸入區對應現時跑道所需。每日執行的瑣碎事、每日筆記、每日臨時處理的文件，乃至項目中當日處理文件，也是預設於 Inbox 中進行。可以想像 Inbox 是我的電子辦公桌。
2. Active Projects 進行中的項目對應 1 萬呎高空，即年內正進行的項目及所需的所有檔案。
3. Roles and Responsibilities 角色與職責對應 2 萬呎高空，我正在身處的職責與所專注的領域，當人所涉及的檔案。這些資料夾的儲存一般數以年計。
4. References and Knowledge 參考與知識庫對應更宏觀的規劃，依據我的職責及角色，每日的工作及生活中，我會學到大大小小的新知識。當這些知識沉澱後，我將之歸檔到這個資料夾。而這些知識與內容，雖然大部份從專注領域而來，但亦包括非現時的專注領域，但符合 4 萬及 5 萬呎高空的人生觀的，例如我希望成為的將來的自己的一些資料研究、靈感、新領域的讀書筆記等。
5. Archives 則是我不再需要的，但又並非能積累成知識庫的檔案，作為備份封存。

定期回顧

為了維持資料分類恰當，我會定期回顧及清理這幾層資料夾。

主要是將 Inbox 輸入區的檔案分類。例如 Inbox 中但凡屬於項目的檔案，會搬到對應項目資料夾中。而如果不屬於項目，但符合某現時角色需求的，則放到對應角色資料夾內。而如果是一些新撰寫的知識點、或讀書筆記，則搬到知識庫資料夾。而其餘的，當過一段日子後，便會搬到封存區。

這類似我們的消化系統，從口至胃，在胃部暫存消化，再沿路被分拆吸收，最後沒有被各層吸收的，則排出視野外，只要硬盤夠，便按年份封存起來。

— 麥誠 Makzan，2021-12-20。

我是麥誠軒（Makzan)，除了正職外，平常我要麼辦本地賽與辦世界賽，要麼任教編程與網站開發的在職培訓。現正轉型將面授培訓內容寫成電子書、網上教材等，至今撰寫了 7 本書， 2 個視頻教學課程。

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