IPFS 指纹 这是什么
【如何準備一場有效率的會議？】
這是 PM 系列計畫的第三篇， 近期主要會以書籍心得、整理為主
再加上一點自己的菜鳥實務經驗，歡迎各位可以一起參與這份讀書計畫！
「從需求到設計 - 如何設計出客戶想要的產品」
會議：令人又愛又恨的工具
會議是一種方便大家溝通的工具，沒有會議基本上沒辦法開發出任何產品
應該從中學開始，就有各式各樣的會議在生活週遭中
大部分的會議感受都是：冗長、枯燥、偏離主題，不能達成任何目的
然而，卻又深陷其中無法自拔，而這章就是要討論如何改善這個問題！
如果會議很恐怖，那就是你的流程有問題
打造會議規則，建立參與和安全感
- 不得打岔：由於個性使然，每個人在會議的發言積極度不大相同。而當自己鼓起勇氣發表意見，卻被打斷時，往往造成會議變得無效。因此會議主席應禮貌的要求打岔者「閉嘴」
- 限制發言時間：同上，為了避免有人一開始講話就講不停，可視情況設定發言時間，讓其他人感覺開會比較舒適，願意發表自己的意見（同樣適用於老闆！）
- 禁止人身攻擊：當立場相佐時，由於情緒的激化，為了讓自己看起來更為強勢、意見更為可靠，有時會忘記這項規則。因此，會議前要先闡明這點，以讓會議順利進行
- 減少壓力：有人壓力大狀態最好，也有人反而會讓腦袋打結。因此可以設定一個「離場機制」，每個參與者都可以要求離場一分鐘冷靜自己，且無需說明理由，以減緩會議壓力
- 充分討論，但準時結束會議：如果會議的時間內，無法充分討論所有意見，則不應猴急地做出相關決定，而是盡快敲定下一次時間，讓大家能充分表達意見，但又不拖累會議時間
- 處理相關事項：會議偶而會有各種想法臨時產生，但這些想法會讓會議失焦、偏離主題。建議可以在白板旁邊放一張「相關事項海報」，將這些想法記錄下來、日後處理
- 修改規則：會議中總是有一些意料的狀況會發生，如果不得已需要修改會議規則，應該取得所有人的共識與討論後，由主席宣布修改規則
讓沒來開會的人，也有安全感
上面的七點規則，對於「應該參與會議」的人，這些規則很好理解
但有時，我們會遇到「應該要來但沒來開會」或是「不該來但硬要開會」的人
這些「未出席」或是「硬要出席」的人，都會造成「會議結論」的無效
所以以下規則，建議開會時也應列入考量，以控制會議參與人員：
- 邀請適當的與會人員：會議成功的主要原則就是，邀請適當人員參加開會！
- 公布議程並遵守議程：當會議偏離主題時，即使進行得很順暢，卻可能對「偏離主題的相關人員」造成風險，可能會影響利益。下一次開會，為了保險，所有人都會跑來參與會議
- 排除臨時動議：同上面的考量，通常在討論需求時沒有「真正臨時動議」需要馬上討論，為了避免不信任的狀況發生，應遵守議程，以免不相干的人來參與會議
- 處理不速之客：如果有不相干的人員來開會，不能假裝沒有看到，必須謹慎處理。也許可以事前請他們離開，否則他們會積極開始參與，以「證明」自己來開會是正確的
妥善規劃會議
上面的這 7 + 4 點原則，原則上適用於所有性質的會議，像是：
公布消息、搜集資訊、激勵士氣、激發更多概念、刪減概念等等，各有目的
此外，規劃會議的第一原則，也是唯一一個原則
一次會議只有一個主題，兩個主題請務必開兩次會，並隔開休息時間
最後，掌握這些原則後，已經可以順利的舉行一場會議
把所有的行政事項、議題都列在一個 CheckList 上，而檢查表的第一個問題就是：
你是否已經妥善規劃這次會議？
實際案例 QQ
其實自己從高中辦營隊以來，一直都有大大小小的會議需要參與
而需求的討論，更是現在高頻率執行的工作之一，有些會議很順、有些則很冗廢
就我自己觀察，當參與人數越多時，越需要制定規則
相反的，當會議人數在三人以下時，其實就可以免除規則，快速的溝通討論
當然，快速溝通的前提是：你們彼此熟悉，且了解彼此的對話模式
環境上，大公司的利益糾葛較多，所以「制訂規則」與「會議主持」就格外重要
相對地，新創則較不需要擔心類似的問題，因為有什麼問題趕緊解決就是XD
不知道大家都遇過什麼奇耙的會議狀況呢？分享一下吧XD
2020 / 03 / 12 , 紹民
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