遠距辦公時會議時間很難喬?強烈推薦會議管理系統的4個理由

遠距辦公時採用會議管理系統有哪些好處?

1.跨時區會議協調

在遠距辦公的工作模式下打破了地域的限制，團隊成員可能來自世界各地，以至於產生跨時區的問題，讓安排會議變得更加不容易。透過會議管理系統，可根據與會者所在的時區自動調整會議時間，以確保所有人都能參加而不受時差影響，對於跨時區的遠距團隊來說，在安排會議時可省下不少時間和精力。

2.會議通知及提醒自動化

相較於在辦公室辦公，轉頭就能通知同事會議時間，若透過會議管理系統建立會議，可自動發送會議通知和提醒，若時間上有異動，也能確保所有與會者能夠隨時掌握會議相關動態，不必再藉由 E-mail 往返溝通確認。

3.強化遠距辦公團隊協作和共享

許多會議管理系統提供內建的協作工具，例如開放上傳會議相關檔案，可幫助團隊成員在會議前預先瞭解討論內容，或是置入線上會議的連結網址，以利與會人員於會議開始時能迅速進入會議室，共享資訊並進行協作。

4.追蹤和評估會議效益

透過會議管理系統，管理者可透過統計數據分析會議的效益如何，並針對不足的地方改進。像是各項會議未召開、已召開次數，或是追蹤會議專案、提案決議、臨時動議等事項的執行狀況，確保每項待辦任務都有被指派和管理。

Lale 辦公會議管理系統協助遠距辦公團隊快速安排線上會議

1.會議前：透過系統快速發起會議並自動化發送通知

Lale 辦公會議管理系統可於安排會議時，立即比對人員時間是否有衝突，並透過系統自動從 E-mail 發送信件，或於即時通訊聊天室中發出會議通知。所有與會者可從行事曆看到和自己或部門相關的會議，幫助團隊於遠距辦公時，快速發起會議並進行通知，減少許多需分別和與不同人員確認行程的時間。

2.會議後：以會議紀錄落實交辦項目

無論開任何會議都必須留下會議紀錄，後續才能夠將決策確實執行。於 Lale 辦公會議管理系統中，可於編輯會議紀錄後點擊發送通知，並選擇通知的人員及管道，讓所有相關人員能夠在第一時間收到會議的決議內容。

若需將決議的工作項目展開，可於交辦清單中新增會議工作，並編輯工作主題、工作描述、優先權、起訖日期、負責人、處理人、附檔等項目，管理者即可於會議交辦工作清單中，隨時掌握執行狀態，確保會議產生的工作項目能確實執行。

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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。