規劃專案時程的心得
建立合理的時程規劃，確保每個環節都能順利執行
參考自身的經驗，從中摸索出一套制定方式；本文前段分享規劃專案時程的心得，後段則分享心路歷程。
我如何規劃專案的時程？
僅為個人想法，每個人的經驗與看法不同，保持開放與互相學習的心態吧！
⊙ 了解專案的規格
與客戶初步討論時，先了解整個專案方向，在這階段，我們會提出疑問，或是讓客戶補充，幫助彼此釐清專案有哪些地方是不夠清楚的？
專案的規格：
- 專案的製作內容
- 專案的起訖時間
- 專案的預算區間 [註]
- 依據專案內容，需要幾次的驗收、提案、修改
有些客戶對專業的理解不足，導致報價與預期有落差，如果能先知道客戶預算，就能以這預算作為考量，與客戶溝通這項專案至少需要多少預算。
⊙ 規劃專案的時程
上一步我們得到專案的條件、專案的資源，接著開始規劃專案的時程。在時程上不單只是製作時間，還得將容錯時間、修改時間計算進去。
我會分成兩種排法，來應對不同的情況。
專案的時間充足，我可以照著自己的步調來進行
那麼排法就很簡單，順著排就是了：
- 專案開始
- 設計執行
- 第一次驗收
- 第一次修改（步驟 3、4 依據專案的驗收、修改次數而定）
- 設計定稿，並整理專案的資料
- 專案結束：交付檔案，結案
如果排完認為時間有剩，會建議客戶將專案的結束時間提前。
專案時間有限，需要更精準地安排
簡言之，將專案時間的起訖時間訂好，接著看中間的時間可以怎麼塞。大部分的專案時間都很有限的，對雙方來說，時間就是金錢。
項目多，導致製作期很長，會需要更高的報價。
如果製作期很趕（很急迫的在短時間內完成超量的工作）報價會高出許多，因為我們正燃燒著生命在產出。
就算我們時間塞的再好，你也得考量，當時的自己是否有其他的專案正同時進行？有心力好好的多方應對嗎？
如果當下沒有其他專案，未來是否會承接其他專案，讓自己轉變為多方進行的狀態。
⊙ 呈現專案時程
流程圖、一般表格、Excel 報表、甘特圖。有許多種呈現專案時程的方式可運用。不同的專案適合不同的呈現方式，對我們來說只要清楚即可。
我不常用甘特圖，因為甘特圖在視覺上較常橫向增生（其實 Excel 報表也是）每次看到過長的資訊，都有點不舒服。
當然現在有許多好管理的甘特圖軟體，只是我比較笨…不適應。
我傾向見到全貌，習慣以表格條列。
和火曜日設計團隊一起承接案件後，在他們的時程安排的表格中，得到很大的啟發，於是再重製自己新版的表格呈現。
多和不同的夥伴、團隊一起合作，互相學習。
排定表格條列後，我再紀錄到手寫筆記本，喜歡手寫的手感。
我對數字極不敏銳，會看著筆記本來安排規劃。
雖然現在的科技很方便，可以設定提醒通知，但手機的資訊量太龐大，總是容易忽略或分心，所以我依然喜歡主動看手寫的紀錄，避免自己被動。
⊙ 檢視成效
每當專案進行或結束時，會檢視以下幾點：
- 執行過程，雙方是否確實在規劃的時程內達成？
- 如果沒有，那麼落差有多少？
- 導致落差的原因？是自己的能力不足，還是評估不夠精準？（還是客戶的問題…？）
- 覺得哪邊可以加以改善？
- 哪個環節需要的時間可以更多／少？
- 是否有遺漏額外花費的溝通、修改等時間？
- 有哪些覺得好的安排可沿用？
- 當時間更少的時候，如何更彈性地安排？
⊙ 時程規劃的心路歷程
評估專案的時間、規模、預算、限制等各項條件與成本，建立合理的時程規劃，確保每個環節都能順利執行。
剛開始接案時
大部分的接案者，在初期會從小規模的案子接起，缺乏經驗，難以評估自己需要多少時間，這階段通常不會設想這麼多，通常以盡快完成為目標。
這些委託往往都只需要幾天，甚至是幾小時就能完成。更多時候，客戶會將時間包含在案件的規格裡，很少讓接案者有調整時程的空間。
『兩天做得完嗎？』、『越快越好！』、『很趕，明天就要看到圖』、『改完馬上給我』
因為金額不高，就算沒成功完成，也不會有太多損失，所以也不需要在意時間，我只要越快做完，就賺得越多。
持續幾個月後，我馬上意識到，以上的想法真是大錯特錯。
不管我做得多快，我終究只是客戶的「小美工」罷了。當客戶說他馬上就要，我就得馬上做給他。這並非長久之計，我甚至認為這跟打工賺外快沒兩樣，終究是用時間和勞力換取金錢。
承接小案件
我開始承接接案公司發包出來的案件，接案公司有專案經理（Project Manager，以下簡稱 PM）規劃整個專案的時間，分配每個階段的時間點以及需要做的項目，而我只要知道我負責的部分即可。
當我完成好之後，交付 PM 設計與提案簡報，等待個幾天，PM 會再回應我提案需要調整的地方，以及我必須在幾天內完成。
也有在結束實習後，繼續與公司合作，執行他們的委託。
不管是接案公司，還是實習的公司，都有 PM 的角色，他們會評估專案等事宜，規劃設計的時程，並掌控專案的進度。
優點是有人可以處理前期溝通的問題，省去不少時間，我只要專心做設計就好了，不需要一直對客戶。
以上優點的前提是，對方是個好 PM。
然而，不好的 PM 可能會因為諸多原因：不瞭解客戶、沒事先做功課、做了錯誤的判斷、安排不合理的時程，或是傳遞錯誤的訊息給執行者，導致專案出現紕漏。
這階段的最後一次，遇到一個沒盡好責任的 PM，讓專案快開天窗了，這時的 PM 還搞失蹤。我只能接手他的工作，同時身兼設計的角色，想辦法在有限的條件下，盡可能讓專案順利結束。
在那時候，我並不知道 PM 的工作是什麼，以為這只是個對客戶的窗口而已，這沒想像中的輕鬆。
也因為這樣的經驗，讓我不得不去面對事實。
不管有沒有 PM 這個角色，都需要對專案時間有一定的掌控。
小規模的專案
累積至一定的程度與經驗時，接案的規格不只是單純的一兩張圖稿而已；也有機會接觸小有規模的案件，需要和不同領域的人一起合作。我也不只是透過其他公司承接案件，許多事情都得自己處理。
當你是一人接案時，勢必得面對這些問題。
經過數次的專案磨練後，才漸漸了解該如何規劃專案的時程，一切都還在努力中，希望未來能越來越順手。
專業的設計師是為客戶控制成本，在有限的預算內達到良好的成效。
這邊指的成本、預算不只是錢錢哦，而是各項的條件。
正常、合理的情形下，不需要讓自己身兼數職，只要認真擔任好執行者的角色即可。
現實是，我選擇了自由接案，在不依附公司和體系的保障下，我得知道如何管理專案。更別說與其他接案者合作時，我們怎麼自行監督自己的專案。
不論你是不是個接案者，都需要懂得規劃專案的時程，學習管理時間、安排時間。
不只是運用在工作上，有許多地方都能運用。
它影響著你的自律能力以及自我管理。
促使你去了解不同角色執行的項目，更明瞭專案的全貌，知道不同項目之間是如何環環相扣、互相影響，看待事物的方式也會有所改變。
文章首次發布於 Medium，目前閱讀的版本為同步版。
最後，感謝你的閱讀及支持，有任何問題都歡迎來信（imjhanemi@gmail.com）聯絡我們。